O R D I N
cu privire la aprobarea Standardelor naţionale
de control intern în sectorul public
nr. 51 din 23.06.2009
Monitorul Oficial nr.107-109/485 din 03.07.2009
* * *
Abrogat: 11.12.2015
Ordinul Min.Fin. nr.189 din 05.11.2015
Întru realizarea prevederilor punctului 42 din Planul de Acţiuni Republica Moldova – Uniunea Europeană, punctului 5.2 din Concepţia controlului financiar public intern, aprobată prin Hotărîrea Guvernului nr.1143 din 4 octombrie 2006, Planului de acţiuni privind implementarea Strategiei de dezvoltare a controlului financiar public intern, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.74 din 29 ianuarie 2008,
ORDON:
1. Se aprobă Standardele naţionale de control intern în sectorul public (se anexează).
2. Prezentul ordin intră în vigoare din data publicării.
| MINISTRUL FINANŢELOR | Mariana DURLEŞTEANU |
Chişinău, 23 iunie 2009. | |
| Nr.51. |
STANDARDE NAŢIONALE DE CONTROL INTERN
ÎN SECTORUL PUBLIC
[Capitolul I în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
I. PREFAŢĂ
1.1 Concept
1. Controlul Intern este un sistem organizat de managerul entităţii publice şi personalul acesteia, incluzînd auditul intern, care cuprinde totalitatea politicilor, procedurilor, regulilor interne, proceselor şi activităţilor realizate în cadrul entităţii publice pentru a gestiona riscurile şi a oferi o asigurare rezonabilă privind atingerea obiectivelor şi rezultatelor planificate.
2. Conform conceptului de Control Financiar Public Intern (în continuare CFPI), promovat de către Uniunea Europeană, Auditul Intern este o parte componentă a Controlului Intern în calitate de instrument de evaluare a sistemului de Management Financiar şi Control (în continuare MFC). Avînd funcţie de raportare directă managerului entităţii publice, auditul intern are un rol determinant în examinarea şi raportarea eficacităţii sistemului MFC.
3. MFC este un sistem implementat şi realizat de persoanele responsabile de guvernare, administrare şi de alt personal în conformitate cu cadrul normativ şi reglementările interne, pentru a oferi o asigurare rezonabilă precum că fondurile publice sînt utilizate de către entitatea publică în mod legal, etic, transparent, economic, eficient şi eficace.
Control Financiar Public Intern = Audit Intern + Management Financiar şi Control + Unitatea Centrală de Armonizare
Control Intern = Audit Intern + Management Financiar şi Control
4. Sistemul MFC are următoarele obiective generale:
a) eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor;
b) conformitatea cu cadrul normativ şi reglementările interne;
c) siguranţa şi optimizarea activelor şi a pasivelor;
d) siguranţa şi integritatea informaţiei.
Prima categorie se referă la obiectivele de bază ale unei entităţi publice, inclusiv obiectivele de performanţă. Cea de-a doua categorie se referă la respectarea cadrului normativ şi regulamentelor, ce reglementează activitatea entităţii publice. Cea de-a treia categorie se referă la protejarea resurselor împotriva pierderii, întrebuinţării greşite şi a prejudiciilor, cauzate prin irosire, abuz, administrare neadecvată, erori, fraude şi iregularităţi. Cea de-a patra categorie se referă la întocmirea unor rapoarte financiare şi alte informaţii financiare veridice. Aceste categorii distincte, dar care coincid parţial, permit axarea direcţionată pentru satisfacerea diferitor necesităţi.
1.2 Aplicabilitate
5. Sistemul MFC se implementează prin aplicarea prevederilor prezentelor Standarde naţionale de control intern în sectorul public (în continuare SNCI).
6. SNCI stabilesc domeniile principale, care necesită anumite acţiuni pentru implementarea sistemului MFC în cadrul întregului sector public.
7. SNCI sînt utilizate atît de către managerii entităţii publice drept un exemplu al unui cadru sau sistem MFC solid, cît şi pot fi utilizate de către auditorii interni ca un instrument de evaluare a acestui sistem. Însă, aceste standarde nu substituie Standardele Naţionale de Audit Intern.
8. SNCI reprezintă o codificare a unor principii general acceptate, ce se referă la stabilirea unui sistem eficient de MFC. Standardele oferă un cadru relevant pentru dezvoltarea unor sisteme eficiente de MFC, inclusiv pentru elaborarea unor instrucţiuni suplimentare de aplicare a acestora.
9. SNCI sînt aplicabile tuturor entităţilor din sectorul public, care gestionează mijloacele bugetului public naţional.
1.3 Componentele principale ale MFC
10. MFC include următoarele cinci componente corelate între ele:
1) mediul de control;
2) managementul performanţelor şi al riscurilor;
3) activităţile de control;
4) informaţia şi comunicarea;
5) monitorizarea şi evaluarea.
Aceste componente derivă din modul în care managerul gestionează o activitate şi sînt integrate în procesul managerial. Deşi componentele enumerate se aplică tuturor entităţilor publice, entităţile mici şi mijlocii le pot implementa într-un mod distinct celui entităţilor mari. Chiar dacă activităţile de control ale unei entităţi mici pot fi mai puţin oficiale şi structurate, aceasta poate avea totuşi un sistem MFC eficient.
11. Mediul de control oferă tonul unei entităţi publice, influenţînd conştiinţa angajaţilor acesteia privind MFC. Acesta stă la baza tuturor celorlalte componente ale MFC, asigurînd disciplina şi structura. Factorii mediului de control includ integritatea, valorile etice şi competenţa angajaţilor entităţii publice; filozofia şi stilul de activitate al conducerii; modul în care conducerea atribuie autoritatea şi responsabilitatea, politici şi practici privind resursele umane.
12. Managementul performanţelor şi al riscurilor prevede necesitatea de stabilire a obiectivelor pentru sistemele operaţionale şi identificare, evaluare şi control al riscurilor, care pot influenţa atingerea acestora. Fiecare entitate publică se confruntă cu o varietate de riscuri, care provin din surse externe şi interne. O cerinţă prealabilă pentru evaluarea riscurilor este stabilirea obiectivelor, care se referă la diferite niveluri şi sînt consecvente în interior. Evaluarea riscurilor reprezintă analiza riscurilor relevante pentru atingerea obiectivelor, formînd o bază pentru determinarea modului de gestionare a riscurilor.
13. Activităţile de control reprezintă politicile şi procedurile, care ajută la asigurarea realizării directivelor ce vin din partea conducerii. De asemenea, ele contribuie la asigurarea desfăşurării acţiunilor necesare pentru abordarea riscurilor relevante în scopul atingerii obiectivelor entităţii publice. Activităţile de control se realizează în întreaga entitate publică, la toate nivelurile, şi în toate subdiviziunile. Acestea includ o serie de activităţi diverse, cum ar fi aprobările, autorizările, verificările, reconcilierile, revizuirile performanţei existente, securitatea activelor şi divizarea sarcinilor. SNCI explică modul în care managerii trebuie să documenteze şi să evalueze eficacitatea activităţilor de control specifice.
14. Informaţia şi comunicarea se referă la faptul că informaţia trebuie identificată, colectată şi comunicată într-o manieră şi în termene, care permit angajaţilor să-şi îndeplinească responsabilităţile. Sistemele informaţionale generează rapoarte ce conţin informaţii operaţionale, financiare şi de conformitate, care permit gestionarea şi controlul activităţii. Aceste informaţii includ nu doar informaţii generate din interior, ci şi informaţii despre evenimentele, activităţile şi condiţiile externe, necesare pentru a putea lua decizii în cunoştinţă de cauză, precum şi pentru raportarea externă. Comunicarea eficientă trebuie să aibă loc într-un sens mai larg, realizîndu-se atît pe orizontală, cît şi pe verticală în toată entitatea publică. Toţi angajaţii trebuie să primească un mesaj clar din partea managerilor, precum că responsabilităţile ce ţin de MFC trebuie tratate cu seriozitate. Angajaţii trebuie să înţeleagă rolul pe care îl au în sistemul MFC, precum şi legătura între activităţile lor şi activităţile celorlalţi angajaţi. Angajaţii trebuie să aibă un mijloc de comunicare a informaţiilor semnificative superiorilor. De asemenea, este necesară o comunicare eficientă cu părţile externe, cum ar fi clienţii, furnizorii, organele de reglementare şi alte părţi interesate.
15. Monitorizarea şi evaluarea cuprinde procesul de evaluare a calităţii performanţei sistemului MFC în timp. Acest lucru este efectuat prin activităţi de monitorizare continuă sau supraveghere, autoevaluare şi audit intern. Monitorizarea continuă se efectuează pe parcursul operaţiunilor. Aceasta include activităţi obişnuite de supraveghere şi management, precum şi alte acţiuni pe care angajaţii le efectuează întru îndeplinirea sarcinilor sale. Sfera de aplicare şi frecvenţa evaluărilor separate (autoevaluare şi audit intern) va depinde în primul rînd de o evaluare a riscurilor şi eficacitatea procedurilor de monitorizare continuă.
16. Există o relaţie directă între cele patru categorii de obiective (punctul 4), care reprezintă ceea ce o entitate publică se străduie să obţină, şi cele cinci componente (punctul 10), care reprezintă necesarul pentru a atinge obiectivele. Toate componentele sînt relevante pentru fiecare categorie de obiective. Spre exemplu, cît priveşte eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor, toate cele cinci componente trebuie să fie prezente şi să funcţioneze eficient pentru a concluziona că controlul asupra operaţiunilor este unul eficient.
1.4 Limitări ale sistemului MFC
17. MFC este un proces, care oferă asigurări rezonabile privind atingerea obiectivelor. Cu toate acestea, limitările acestuia deseori nu sînt înţelese pe deplin.
MFC oferă o asigurare rezonabilă precum că o entitate publică îşi atinge obiectivele, produce informaţii financiare şi de performanţă veridice, şi acţionează în conformitate cu legislaţia relevantă. Totuşi, MFC nu poate schimba un manager mai puţin bun în unul bun, nici nu poate influenţa realizarea de schimbări în politicile Guvernului sau situaţia economică de bază, care influenţează performanţele entităţii publice.
18. Atingerea obiectivelor va fi influenţată de limitări inerente în toate sistemele entităţii publice. Acestea includ astfel de realităţi, cum ar fi faptul că raţionamentele efectuate în procesul de luare a deciziilor pot fi imperfecte şi că eşecurile pot avea loc din cauza unei simple erori sau greşeli.
În plus, activităţile de control pot fi periclitate de înţelegerile secrete a două sau mai multe persoane, precum şi de faptul că managerii nu doresc să respecte procedurile.
Un alt factor de limitare este că structura unui sistem MFC trebuie să reflecte faptul că resursele sînt limitate şi că beneficiile activităţilor de control trebuie luate în considerare în funcţie de costurile acestora.
Prin urmare, nu este de dorit şi nici posibil, ca sistemul MFC să ofere asigurări absolute cu privire la atingerea obiectivelor entităţii publice.
1.5 Responsabilitatea pentru implementarea SNCI
19. Responsabilitatea primară pentru implementarea SNCI revine managerului entităţii publice. Mai mult decît oricare altă persoană, managerul entităţii oferă “tonul de vîrf”, fapt ce influenţează integritatea, etica şi alţi factori ai unui mediu de control pozitiv. Într-o entitate publică mare, managerul îndeplineşte această sarcină, oferind abilităţi de conducere şi direcţionare managerilor operaţionali şi revizuind modul în care aceştia monitorizează şi verifică activitatea. Managerii operaţionali, la rîndul lor, atribuie responsabilitatea pentru stabilirea unor politici şi activităţi de control mai specifice angajaţilor. Într-o entitate mai mică, influenţa managerului este, de obicei, mai directă. În orice caz, într-o responsabilitate de tip cascadă, un manager este de fapt conducătorul executiv al sferei sale de responsabilitate.
20. MFC, într-o oarecare măsură, este responsabilitatea fiecărui angajat dintr-o entitate publică şi, prin urmare, trebuie să constituie o parte explicită sau implicită a fişei postului a fiecărei persoane. Practic toţi angajaţii generează informaţii, care sînt utilizate în cadrul sistemului MFC, sau întreprind alte acţiuni necesare pentru a realiza activităţile de control. De asemenea, toţi angajaţii trebuie să fie responsabili de informarea superiorilor despre problemele aferente operaţiunilor, cazurile de nerespectare a Codului etic, alte încălcări ale politicilor sau acţiuni ilegale.
1.6 Structura SNCI
21. Cele 17 SNCI se bazează pe bunele practici internaţionale şi includ aceleaşi cinci domenii vaste:
- Mediul intern
SNCI 1. Etica şi integritatea;
SNCI 2. Funcţii, atribuţii şi sarcini;
SNCI 3. Angajamentul faţă de competenţă;
SNCI 4. Abordarea şi stilul de operare al conducerii;
SNCI 5. Structura organizaţională;
SNCI 6. Împuterniciri delegate.
- Managementul performanţelor şi al riscurilor
SNCI 7. Stabilirea obiectivelor;
SNCI 8. Planificarea, monitorizarea şi raportarea privind performanţele;
SNCI 9. Identificarea evenimentelor, care pot genera riscuri şi oportunităţi;
SNCI 10. Managementul riscurilor.
- Activităţile de control
SNCI 11. Tipurile activităţilor de control;
SNCI 12. Divizarea obligaţiilor şi responsabilităţilor;
SNCI 13. Documentarea proceselor operaţionale.
- Informaţia şi comunicarea
SNCI 14. Informaţia;
SNCI 15. Comunicarea.
- Monitorizarea şi evaluarea
SNCI 16. Monitorizarea continuă;
SNCI 17. Evaluarea separată.
22. SNCI constau din trei secţiuni:
1) conţinutul standardului;
2) note explicative, care oferă informaţii suplimentare necesare pentru înţelegerea standardului şi a modului de aplicare al acestuia;
3) referinţe relevante la cadrul legal aferent standardului1.
____________________
1 Secţiunea a treia a fiecărui standard va fi supusă actualizării continue, avînd în vedere modificarea cadrului legal existent.
23. Unitatea Centrală de Armonizare din cadrul Ministerului Finanţelor va acorda suportul metodologic necesar entităţilor publice în aplicarea practică a SNCI.
[Capitolul I în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Notă: Pe parcursul textului capitolului II sintagma “proceduri de control intern” se substituie prin “activităţi de control”, iar cuvîntul “obligaţiuni” se substituie prin “obligaţii”, cu declinarea de rigoare, conform Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011
II. STANDARDELE NAŢIONALE DE CONTROL INTERN
ÎN SECTORUL PUBLIC
SNCI 1. Etica şi integritatea
Conţinutul
Entitatea publică asigură faptul că angajaţii acesteia cunosc standardele corespunzătoare de comportament etic al funcţionarilor publici, inclusiv regulamentele cu privire la prevenirea fraudelor şi corupţiei, precum şi raportarea fraudelor şi neregularităţilor. Entitatea emite recomandări suplimentare cu referire la problemele de ordin etic, care ar putea fi generate de activitatea specifică a entităţii.
Note explicative
Etica şi integritatea sînt două concepte distincte, care trebuie înţelese clar.
Etica ţine de codificarea unor standarde care stabilesc normele de conduită morală, ce trebuie să fie aplicate atît în general, cît şi în relaţie cu activităţile specifice ale entităţii publice.
Integritatea presupune comportamentul în ansamblu al tuturor angajaţilor din cadrul unei entităţi atunci cînd aceştia desfăşoară anumite activităţi specifice sau în procesul luării deciziilor, în conformitate cu standardele etice stabilite.
Angajaţii nu pot avea un comportament integru dacă nu cunosc clar standardele etice ce trebuie aplicate.
Managerii şi angajaţii entităţii trebuie să deţină un nivel corespunzător de integritate personală şi profesională şi să conştientizeze importanţa activităţii pe care o desfăşoară.
Cu toate acestea, simpla elaborare a standardelor etice nu asigură faptul că personalul îşi va desfăşura activitatea în mod integru. Integritatea este puternic influenţată de tonul stabilit de către managerul entităţii publice (vezi SNCI 4).
Cadrul legal
1. Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.230-232/840 din 23.12.2008;
2. Legea nr.25-XVI din 22.02.2008 privind Codul de conduită a funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.74-75/243 din 11.04.2008;
3. Legea nr.271-XVI din 18.12.2008 privind verificarea titularilor şi a candidaţilor la funcţii publice, Monitorul Oficial nr.41-44/118 din 24.02.2009;
4. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
5. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea şi combaterea corupţiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008;
6. Legea nr.16-XVI din 15.02.2008 cu privire la conflictul de interese, Monitorul Oficial nr.94-96/351 din 30.05.2008;
7. Legea nr.1264-XV din 19.07.2002 privind declararea şi controlul veniturilor şi al proprietăţii demnitarilor de stat, judecătorilor, procurorilor, funcţionarilor publici şi a unor persoane cu funcţie de conducere, Monitorul Oficial nr.124-125/991 din 05.09.2002;
8. Legea serviciului în organele vamale nr.1150-XIV din 20.07.2000, Monitorul Oficial nr.106-108/765 din 24.08.2000;
9. Legea nr.1104-XV din 06.06.2002 cu privire la Centrul pentru Combaterea Crimelor Economice şi Corupţiei, Monitorul Oficial nr.91-94/668 din 27.06.2002;
10. Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Monitorul Oficial nr.237-240/864 din 31.12.2008;
11. Hotărîrea Parlamentului nr.1227-XV din 18.07.2002 pentru aprobarea Concepţiei cu privire la politica de personal în serviciul public, Monitorul Oficial nr.122-123/985 din 29.08.2002;
12. Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.55-56/249 din 17.03.2009;
[Pct.13 exclus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
14. Hotărîrea Guvernului nr.597 din 02.07.2010 cu privire la aprobarea programului de dezvoltare a controlului financiar public intern, Monitorul Oficial nr.117-118/677 din 09.07.2010;
[Pct.14 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
15. Hotărîrea Guvernului nr.481 din 10.05.2006 cu privire la aprobarea Codului de etică şi deontologie al poliţistului, Monitorul Oficial nr.75-78/527 din 19.05.2006;
16. Hotărîrea Curţii de Conturi nr.46 din 15.07.2008 cu privire la aprobarea Codului deontologic al angajatului cu atribuţii de audit al Curţii de Conturi şi a Regulamentului Comisiei de disciplină, Monitorul Oficial nr.193-194/42 din 28.10.2008;
[Pct.16 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
17. Ordinul ministrului finanţelor nr.139 din 20.10.2010 cu privire la aprobarea Codului etic al auditorului intern şi Cartei de Audit Intern (Regulament - model de funcţionare a unităţii de audit intern), Monitorul Oficial nr.221-222/782 din 09.11.2010.
[Pct.17 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
SNCI 2. Funcţii, atribuţii şi sarcini
Conţinutul
Entitatea publică oferă angajaţilor săi o descriere clară a atribuţiilor şi sarcinilor funcţionale ale entităţii. Entitatea elaborează regulamente interne şi fişe de post, cu indicarea obiectivelor, rolurilor şi responsabilităţilor fiecărui angajat din entitate.
Note explicative
Angajaţii entităţii publice trebuie să cunoască misiunea entităţii. Entitatea elaborează Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii, la care au acces toţi angajaţii.
Funcţiile, atribuţiile şi sarcinile sînt atribuite şi comunicate angajaţilor din cadrul entităţii.
Angajaţii entităţii publice trebuie să deţină fişe de post în formă scrisă, care stipulează în mod clar sarcinile de bază, atribuţiile de serviciu, responsabilităţile şi împuternicirile.
Cadrul legal
1. Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.230-232/840 din 23.12.2008;
2. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
3. Legea nr.64-XII din 31.05.90 cu privire la Guvern, Republicat: Monitorul Oficial nr.131-133/1018 din 26.09.2002;
4. Legea nr.435-XVI din 28.12.2006 privind descentralizarea administrativă, Monitorul Oficial nr.29-31/91 din 02.03.2007;
5. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraţia publică locală, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007;
6. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanţele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003;
7. Legea nr.489-XIV din 08.07.1999 privind sistemul public de asigurări sociale, Monitorul Oficial nr.1-4/2 din 06.01.2000;
8. Legea nr.1585-XIII din 27.02.98 cu privire la asigurarea obligatorie de asistenţă medicală, Monitorul Oficial nr.38-39/280 din 30.04.1998;
9. Legea nr.1593-XV din 26.12.2002 cu privire la mărimea, modul şi termenele de achitare a primelor de asigurare obligatorie de asistenţă medicală, Monitorul Oficial nr.18-19/57 din 08.02.2003;
10. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea şi combaterea corupţiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008;
11. Legea nr.16-XVI din 15.02.2008 cu privire la conflictul de interese, Monitorul Oficial nr.94-96/351 din 30.05.2008;
12. Legea serviciului în organele vamale nr.1150-XIV din 20.07.2000, Monitorul Oficial nr.106-108/765 din 24.08.2000;
13. Legea nr.1104-XV din 06.06.2002 cu privire la Centrul pentru Combaterea Crimelor Economice şi Corupţiei, Monitorul Oficial nr.91-94/668 din 27.06.2002;
14. Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Monitorul Oficial nr.237-240/864 din 31.12.2008;
15. Legea nr.25-XVI din 22.02.2008 privind Codul de conduită a funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.74-75/243 din 11.04.2008;
[Pct.15 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
16. Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.55-56/249 din 17.03.2009;
17. Hotărîrea Guvernului nr.1310 din 14.11.2006 cu privire la aprobarea structurii-tip a regulamentelor privind organizarea şi funcţionarea organului central de specialitate al administraţiei publice şi autorităţii administrative din subordinea acestuia, Monitorul Oficial nr.181-183/1407 din 24.11.2006;
[Pct.17 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
18. Hotărîrea Guvernului nr.597 din 2.07.2010 cu privire la aprobarea Programului de dezvoltare a controlului financiar public intern, Monitorul Oficial nr.117-118/667 din 09.07.2010;
[Pct.18 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
19. Actul normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice.
SNCI 3. Angajamentul faţă de competenţă
Conţinutul
Entitatea publică implementează politici şi practici de resurse umane, care asigură faptul că managerii atribuie personalului competenţa necesară pentru realizarea sarcinilor atribuite acestora. Aceste politici trebuie, de asemenea, să promoveze dezvoltarea continuă a capacităţilor personalului entităţii.
Note explicative
Managerii şi angajaţii trebuie să deţină cunoştinţele, abilităţile şi experienţa necesară pentru a realiza sarcinile atribuite în vederea atingerii obiectivelor stabilite.
Acţiunile necesare pentru a realiza acest fapt includ:
definirea cunoştinţelor şi capacităţilor necesare pentru fiecare post (o specificare detaliată a persoanei);
definirea sarcinilor de bază, atribuţiilor de serviciu, responsabilităţilor şi împuternicirilor necesare pentru fiecare post (o specificare detaliată a funcţiei);
un program de recrutare, promovare/renumire în funcţie a personalului, care asigură faptul că angajaţilor cu abilităţi adecvate le sînt atribuite sarcini pe care aceştia le pot realiza;
un program definit de instruire iniţială pentru toţi angajaţii noi într-un anumit tip de activitate;
instruire continuă şi un program de informare pentru toţi angajaţii din cadrul unei subdiviziuni sau structuri organizaţionale;
acţiuni de evaluare a necesităţilor de instruire a angajaţilor;
oferirea instruirilor, care satisfac necesităţile identificate;
o evaluare sistematică a măsurii în care instruirea şi necesităţile de dezvoltare a angajaţilor sînt efectuate.
Performanţele reale ale angajaţilor vor depinde în mod direct de claritatea cu care obiectivele au fost stabilite şi comunicate persoanelor şi calitatea instrucţiunilor, manualelor şi altor recomandări disponibile cu privire la sarcinile ce urmează a fi îndeplinite.
Cadrul legal
1. Codul muncii al Republicii Moldova nr.154-XV din 28.03.2003, Monitorul Oficial nr.159-162/648 din 29.07.2003;
2. Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.230-232/840 din 23.12.2008;
3. Legea nr.271-XVI din 18.12.2008 privind verificarea titularilor şi a candidaţilor la funcţii publice, Monitorul Oficial nr.41-44/118 din 24.02.2009;
4. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
5. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea şi combaterea corupţiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008;
6. Legea nr.16-XVI din 15.02.2008 cu privire la conflictul de interese, Monitorul Oficial nr.94-96/351 din 30.05.2008;
7. Legea serviciului în organele vamale nr.1150-XIV din 20.07.2000, Monitorul Oficial nr.106-108/765 din 24.08.2000;
8. Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Monitorul Oficial nr.237-240/864 din 31.12.2008;
9. Hotărîrea Parlamentului nr.1227-XV din 18.07.2002 pentru aprobarea Concepţiei cu privire la politica de personal în serviciul public, Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.122-123/985 din 29.08.2002;
10. Hotărîrea Curţii de Conturi nr.46 din 15.07.2008 cu privire la aprobarea Codului deontologic al angajatului cu atribuţii de audit al Curţii de Conturi şi a Regulamentului Comisiei de disciplină, Monitorul Oficial nr.193-194/42 din 28.10.2008;
[Pct.10 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
11. Hotărîrea Guvernului nr.31 din 11.01.2007 cu privire la aprobarea Strategiei naţionale de instruire a funcţionarilor publici şi aleşilor locali, pentru anii 2007-2010, Monitorul Oficial nr.10-13/60 din 26.01.2007;
12. Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009 privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.55-56/249 din 17.03.2009;
[Pct.13 exclus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
14. Hotărîrea Guvernului nr.845 din 26.07.2004 cu privire la perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici, Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.132-137/1043 din 06.08.2004.
SNCI 4. Abordarea şi stilul de operare al conducerii
Conţinutul
Managerii entităţilor publice sînt responsabili pentru promovarea unei culturi de control în cadrul entităţilor, pe care le conduc. Ei trebuie să demonstreze prin stilul lor de activitate că înţeleg importanţa dezvoltării unor sisteme de control intern eficiente.
Note explicative
Standardele internaţionale recunosc faptul, că tonul oferit de managerii superiori este un factor important în stabilirea unui mediu de control favorabil, care să contribuie la implementarea unui sistem de control intern eficient. Dacă managerii superiori nu respectă ei înşişi regulile şi regulamentele, ce reglementează acţiunile lor, este puţin probabilă respectarea acestora de către angajaţii subordonaţi lor. Acţiunile lor vor promova o cultură, în care este foarte dificil de a avea un control intern eficient.
Dimpotrivă, managerii care stabilesc obiective clare, acordă atenţie activităţii de prevenire a riscurilor şi manifestă interes personal în monitorizarea şi dezvoltarea unor sisteme de control intern eficiente vor promova o cultură în care este mult mai probabil ca activităţile de control să funcţioneze în mod corespunzător.
Managerii entităţilor publice trebuie să recunoască faptul, că responsabilii pentru implementarea unor sisteme de control intern eficiente sînt ei înşişi.
[Secţiunea “Note explicative” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
2. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanţele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003;
3. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea şi combaterea corupţiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008;
4. Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.
SNCI 5. Structura organizaţională
Conţinutul
Entitatea publică defineşte propria sa structură organizaţională, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţiile de raportare ale fiecărei componente structurale a entităţii. Structura organizaţională şi obligaţiile de raportare trebuie să fie definite clar, în scris, şi comunicate tuturor angajaţilor şi părţilor terţe interesate. Structura organizaţională trebuie să funcţioneze avînd în vedere resursele disponibile ale entităţii.
Note explicative
O cerinţă prealabilă pentru conceptul de răspundere este ca fiecare manager să dispună de flexibilitate în organizarea şi utilizarea resurselor umane3, care să le fie acordată pentru ca aceştia să-şi atingă obiectivele în cel mai eficient şi eficace mod.
________________
3 Notă: Un management responsabil mai presupune şi o flexibilitate similară cu privire la utilizarea altor tipuri de resurse acordate managerilor şi, în cazul ideal, oportunitatea de a alege între utilizarea resurselor umane şi altor tipuri de resurse.
Prin urmare, fiecare entitate publică trebuie să-şi definească structura organizaţională, luînd în considerare atît resursele bugetare, cît şi alte resurse disponibile acestora într-un mod, care facilitează atingerea obiectivelor strategice.
Competenţa, responsabilitatea şi raportarea sînt definite după cum urmează:
competenţa constituie capacitatea de a lua decizii în limite definite, cu scopul de a atinge obiectivele specifice funcţiei deţinute în cadrul structurii organizaţionale;
responsabilitatea reprezintă obligaţia de realizare a obiectivelor şi activităţilor aferente atribuite funcţiei;
raportarea reprezintă sarcina de a informa managerul, care atribuie responsabilităţile, cu privire la măsura în care obiectivele stabilite au fost atinse, împreună cu informaţii suplimentare, dacă este cazul, referitoare la sarcinile şi activităţile realizate, precum şi resursele utilizate.
Cadrul legal
1. Legea nr.64-XII din 31.05.90 cu privire la Guvern, Republicat: Monitorul Oficial nr.131-133/1018 din 26.09.2002;
2. Legea nr.435-XVI din 28.12.2006 privind descentralizarea administrativă, Monitorul Oficial nr.29-31/91 din 02.03.2007;
3. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraţia publică locală, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007;
4. Hotărîrea Guvernului nr.1310 din 14.11.2006 cu privire la aprobarea structurii-tip a regulamentelor privind organizarea şi funcţionarea organului central de specialitate al administraţiei publice şi autorităţii administrative din subordinea acestuia, Monitorul Oficial nr.181-183/1407 din 24.11.2006;
[Pct.4 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
5. Hotărîrea Guvernului nr.1130 din 15.12.2010 cu privire la aprobarea completărilor ce se operează în Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11.03.2009, Monitorul Oficial nr.254-256/1283 din 24.12.2010;
[Pct.5 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
6. Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;
7. Actul normativ cu privire la reorganizarea instituţiilor publice;
8. Ordinul ministrului finanţelor nr.109 din 21.12.2007 cu privire la aprobarea formularului-tip al schemelor de încadrare, Monitorul Oficial nr.5-7/8 din 11.01.2008.
SNCI 6. Împuterniciri delegate
Conţinutul
Managerii din cadrul entităţilor publice deleagă împuterniciri pentru realizarea atribuţiilor şi sarcinilor funcţionale ale entităţii. Managerii sînt responsabili pentru delegare şi trebuie să asigure faptul, că împuternicirile sînt delegate doar angajaţilor cu competenţa necesară, cît şi faptul că pentru realizarea sarcinilor delegate sînt stabilite nivele de subordonare corespunzătoare.
Note explicative
Entităţile publice vor activa mai eficient dacă vor exista direcţii clare de împuterniciri delegate, care permit managerilor mai inferiori să ia decizii necesare în vederea atingerii obiectivelor.
Managerii sînt responsabili de modul în care sînt delegate împuternicirile. Astfel, managerii vor delega împuterniciri angajaţilor, care posedă cunoştinţele, experienţa şi abilitatea necesară pentru realizarea sarcinilor delegate. Managerii sînt imparţiali în luarea deciziilor de delegare a împuternicirilor.
Managerii înregistrează în scris toate împuternicirile delegate. Acest fapt se confirmă prin semnătura delegatarului şi semnătura persoanei delegate. Pentru a facilita evidenţa şi monitorizarea împuternicirilor delegate, managerii întocmesc un tabel de evidenţă a funcţiilor delegate.
O împuternicire delegată poate fi subdelegată cu aprobarea managerului, care a efectuat delegarea iniţială, dar nu îl scuteşte pe acesta din urmă de responsabilitatea realizării sarcinilor ce rezultă din delegarea împuternicirii.
Cadrul legal
1. Legea nr.64-XII din 31.05.90 cu privire la Guvern, Republicat: Monitorul Oficial nr.131-133/1018 din 26.09.2002;
2. Legea nr.435-XVI din 28.12.2006 privind descentralizarea administrativă, Monitorul Oficial nr.29-31/91 din 02.03.2007;
3. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraţia publică locală, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007;
4. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
5. Legea bugetară anuală;
6. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanţele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003;
7. Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.
SNCI 7. Stabilirea obiectivelor
Conţinutul
Entitatea publică stabileşte misiunea, obiectivele strategice şi operaţionale şi atribuie responsabilităţile corespunzătoare angajaţilor în vederea atingerii acestora.
[Secţiunea “Conţinutul” în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Note explicative
Misiunea este o enunţare formală şi scurtă a scopului general al entităţii publice. Misiunea ghidează acţiunile, oferă o direcţie şi un cadru pentru formularea strategiilor entităţii publice.
Misiunea entităţii conţine adesea următoarele:
- scopul de bază al entităţii publice;
- părţile primare interesate;
- responsabilităţi;
- servicii prestate.
Un sistem MFC nu poate fi eficient, dacă nu sînt stabilite obiective clare în legătură cu ceea ce trebuie să realizeze entitatea publică. Prin urmare, sistemul MFC începe cu stabilirea misiunii, obiectivelor strategice şi obiectivelor operaţionale clare;
- obiectivele strategice reprezintă scopurile de bază, pe care entitatea le urmăreşte pentru a-şi atinge misiunea fixată; de obicei, se stabilesc pentru termen mediu sau lung (de la 3 ani) şi derivă din politicile guvernamentale din domeniu;
- obiectivele operaţionale sînt obiectivele aferente activităţii operaţionale a entităţii, necesare pentru atingerea obiectivelor strategice ale acesteia; de obicei, se stabilesc pentru termen scurt (pînă la 1 an).
Managerii sînt responsabili de stabilirea obiectivelor, iar asigurarea realizării acţiunilor necesare în vederea atingerii acestora revine atît managerilor, cît şi angajaţilor. Prin urmare, managerii trebuie să stabilească aranjamente corespunzătoare pentru monitorizarea şi raportarea cu privire la realizarea planurilor entităţii publice (vezi SNCI 8).
Trebuie să se facă o diferenţiere între obiectivele şi activităţile necesare pentru realizarea acestora. Obiectivele operaţionale trebuie definite astfel încît să întrunească următoarele caracteristici:
- să fie enunţate în mod clar şi să fie specifice;
- să fie măsurabile;
- să fie realizabile;
- să fie realiste şi relevante;
- să se încadreze într-o perioadă de timp definită, în limitele căreia obiectivele trebuie să fie atinse.
[Secţiunea “Note explicative” în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea bugetară anuală;
2. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
3. Legea nr.295-XVI din 21.12.2007 pentru aprobarea Strategiei naţionale de dezvoltare pe anii 2008-2011, Monitorul Oficial nr.18-20/57 din 29.01.2008;
31. Cadrul bugetar pe termen mediu;
[Pct.31 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
4. Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Monitorul Oficial nr.237-240/864 din 31.12.2008;
5. Hotărîrea Guvernului nr.288 din 15.03.2005 cu privire la aprobarea Obiectivelor de Dezvoltare ale Mileniului în Republica Moldova pînă în 2015 şi a Primului Raport Naţional “Obiectivele de Dezvoltare ale Mileniului în Republica Moldova”, Monitorul Oficial nr.46-50/340 din 25.03.2005;
6. Dispoziţia Guvernului nr.2-d din 23.01.2008 cu privire la aprobarea Metodologiei de elaborare a planurilor de dezvoltare instituţională a autorităţilor administraţiei publice centrale, Monitorul Oficial nr.18-20/107 din 29.01.2008;
7. Programe de activitate a Guvernului;
8. Strategii sectoriale de dezvoltare;
81. Ordinul ministrului finanţelor nr.19 din 16.02.2008 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de elaborare, monitorizare şi raportare a bugetelor pe programe, Monitorul Oficial nr.45–46/107 din 04.03.2008;
[Pct.81 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
9. Planuri de dezvoltare instituţională în autorităţile administraţiei publice centrale;
10. Planul de activitate al entităţii publice.
SNCI 8. Planificarea, monitorizarea şi raportarea privind performanţele
Conţinutul
Entitatea publică instituie sisteme eficiente pentru planificarea procesului de realizare a misiunii, obiectivelor strategice şi operaţionale. Entitatea publică elaborează planuri strategice şi planuri anuale de activitate, care includ obiective strategice/operaţionale, indicatori de performanţă şi riscuri asociate obiectivelor. Procesul de planificare prevede raportarea sistematică cu privire la realizarea planurilor şi atingerea indicatorilor de performanţă ale entităţii publice.
[Secţiunea “Conţinutul” în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Note explicative
Planificarea constituie un rol fundamental al managementului, scopul căreia este de a ajusta obiectivele strategice şi operaţionale la resursele disponibile prin întocmirea unui plan de acţiuni, stabilind termene realiste.
Planificarea este un proces, nu un rezultat. Prin urmare, o planificare reuşită necesită revizuirea, actualizarea sistematică şi coordonarea planurilor convenite pentru a reflecta:
modificarea obiectivelor, evenimentelor semnificative (riscurilor şi oportunităţilor implicite), care nu au fost anticipate în momentul întocmirii planului de acţiuni;
modificarea volumului resurselor alocate entităţii, şi altele.
Nivelul de detaliere a planurilor entităţilor va varia în dependenţă de complexitatea entităţii respective. Entităţile mici cu obiective explicite, puţini angajaţi şi un volum mic de alte resurse vor elabora planuri de viitor simple. Entităţile mai mari pot necesita procese de planificare mai complexe.
Managerul trebuie să primească în mod sistematic rapoarte asupra desfăşurării activităţii entităţii şi atingerii obiectivelor. Managerul evaluează performanţele, constatînd eventualele abateri de la obiectivele stabilite, în scopul luării măsurilor corective care se impun.
[Secţiunea “Note explicative” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
11. Cadrul bugetar pe termen mediu;
[Pct.11 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
12. Hotărîrea Guvernului nr.82 din 24.01.2006 cu privire la elaborarea Cadrului de cheltuieli pe termen mediu şi a proiectului de buget, Monitorul Oficial nr.21-24/123 din 03.02.2006;
[Pct.12 introdus prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
2. Legea bugetară anuală;
3. Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007, Monitorul Oficial nr.90-93/399 din 29.06.2007;
4. Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997 pentru aprobarea Codului fiscal, Monitorul Oficial, ediţie specială, 08.02.2007;
5. Legea nr.158-XVI din 04.07.2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Monitorul Oficial nr.230-232/840 din 23.12.2008;
6. Legea nr.295-XVI din 21.12.2007 pentru aprobarea Strategiei naţionale de dezvoltare pe anii 2008-2011, Monitorul Oficial nr.18-20/57 din 29.01.2008;
7. Legea nr.419-XVI din 22.12.2006 cu privire la datoria publică, garanţiile de stat şi recreditarea de stat, Monitorul Oficial nr.32-35/114 din 09.03.2007;
8. Hotărîrea Guvernului nr.33 din 11.01.2007 cu privire la regulile de elaborare şi cerinţele unificate faţă de documentele de politici, Monitorul Oficial nr.6-9/44 din 19.01.2007;
9. Dispoziţia Guvernului nr.2-d din 23.01.2008 cu privire la aprobarea Metodologiei de elaborare a planurilor de dezvoltare instituţională a autorităţilor administraţiei publice centrale, Monitorul Oficial nr.18-20/107 din 29.01.2008;
10. Ordinul ministrului finanţelor nr.117 din 29.12.2007 referitor la Regulamentul cu privire la devizele de cheltuieli ale instituţiilor publice şi repartizarea pe luni a bugetelor unităţilor administrativ-teritoriale, Monitorul Oficial nr.72-73/196 din 08.04.2008;
11. Ordinul ministrului finanţelor nr.19 din 16.02.2008 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de elaborare, monitorizare şi raportare a bugetelor pe programe, Monitorul Oficial nr.45-46/107 din 04.03.2008.
SNCI 9. Identificarea evenimentelor care pot genera riscuri şi oportunităţi
Conţinutul
Entităţile publice stabilesc un proces de identificare a evenimentelor semnificative viitoare care pot avea un impact favorabil sau nefavorabil asupra atingerii obiectivelor strategice şi operaţionale.
Note explicative
Entităţile publice trebuie să gestioneze incertitudinea ce ţine de evenimentele viitoare, care ar putea influenţa atingerea obiectivelor strategice şi operaţionale. Acest proces este denumit „managementul riscurilor”. Nu poate exista un management eficient al riscurilor dacă entităţile din sectorul public nu au obiective strategice şi operaţionale bine definite (vezi SNCI 7).
Managerii trebuie să anticipeze evenimentele viitoare şi să aprecieze dacă acestea vor afecta pozitiv sau negativ atingerea obiectivelor.
Evenimentele viitoare cu impact pozitiv sînt numite oportunităţi, de care trebuie să se beneficieze ori de cîte ori este posibil şi raţional de făcut acest lucru.
Evenimentele viitoare cu un impact negativ sînt numite riscuri, şi în astfel de cazuri pot fi necesare acţiuni pentru atenuarea impactului potenţial.
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
2. Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997 pentru aprobarea Codului fiscal, Monitorul Oficial, ediţie specială, 08.02.2007;
3. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea şi combaterea corupţiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008;
4. Legea nr.295-XVI din 21.12.2007 pentru aprobarea Strategiei naţionale de dezvoltare pe anii 2008-2011, Monitorul Oficial nr.18-20/57 din 29.01.2008;
5. Legea nr.112-XVI din 22.05.2008 pentru aprobarea Concepţiei securităţii naţionale a Republicii Moldova, Monitorul Oficial nr.97-98/357 din 03.06.2008;
6. Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007, Monitorul Oficial nr.90-93/399 din 29.06.2007;
7. Hotărîrea Guvernului nr.1144 din 03.11.2005 cu privire la aprobarea Concepţiei sistemului de administrare a riscurilor în Serviciul Vamal, Monitorul Oficial nr.151-153/1231 din 11.11.2005;
8. Hotărîrea Guvernului nr.906 din 28.07.2008 cu privire la aprobarea Metodologiei de evaluare a riscurilor de corupţie în instituţiile publice, Monitorul Oficial nr.152-153/935 din 12.08.2008.
SNCI 10. Managementul riscurilor
[Denumirea standardului în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Notă: Pe parcursul textului SNCI 10 sintagma “identificarea, evaluarea, înregistrarea şi monitorizarea” se substituie prin “identificarea, înregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea şi raportarea” conform Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011
Conţinutul
Entitatea publică evaluează expunerea generală a acesteia la riscuri, generată de posibile evenimente viitoare şi determină nivelul acceptabil al riscurilor reziduale. Managerii asigură identificarea, înregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea şi raportarea sistematică a riscurilor.
Note explicative
Termenii utilizaţi pentru a defini aspectele de management a riscurilor variază. Definiţiile de mai jos oferă managerilor entităţilor publice terminologia sugerată pentru utilizare.
Risc inerent – riscul, care există în legătură cu obiectivele activităţii analizate sau este inerent acestora. Termenul de risc inerent poate descrie riscul, care există într-un element al activităţilor entităţii. Acest termen poate fi utilizat pentru a descrie nivelul total al riscurilor în cadrul unei entităţi. Riscul inerent este riscul, care există înainte de a întreprinde anumite activităţi de control;
Expunere la riscuri (gravitatea riscurilor, importanţa riscurilor) – evaluarea pericolului potenţial pentru entitate, reprezentat de evenimentele cu impact negativ în comparaţie cu oportunităţile ce pot fi generate de astfel de evenimente. Această evaluare combină în general o evaluare atît a impactului asupra entităţii, cît şi probabilitatea materializării riscului;
Risc controlat – risc, pentru care entitatea a implementat activităţi de control de atenuare a expunerii la riscuri – acestea vor include acţiuni destinate să maximizeze oportunităţile oferite de acest risc;
Toleranţa la riscuri (apetitul pentru risc) – limite şi hotare autorizate în mod adecvat de către management, care oferă fiecărui nivel de subordonare al entităţii o direcţie clară cu privire la nivelul şi limitele de riscuri, pe care aceştia pot să şi le asume;
Risc rezidual – expunerea la risc, rămasă după implementarea activităţilor de control;
După determinarea obiectivelor, managerii de toate nivelurile trebuie să:
evalueze „riscurile inerente” şi nivelul general de „expunere la riscuri” în raport cu obiectivele entităţii;
evalueze măsura în care riscurile sînt controlate de activităţile de control existente.
Managerul entităţii publice trebuie să:
determine nivelul potrivit de toleranţă la riscuri;
stabilească un sistem de raportare şi monitorizare a riscurilor, care va asigura gestionarea corespunzătoare a nivelului de toleranţă la riscuri la toate nivelurile entităţii – aceasta va include analiza costurilor şi beneficiilor activităţilor de control;
revizuiască sistematic nivelul general al riscurilor reziduale în întreaga entitate, cu întreprinderea măsurilor corespunzătoare.
Managerii elaborează un mecanism adecvat de management al riscurilor în cadrul entităţii publice, în dependenţă de complexitatea şi mărimea acestora. Acesta poate include una sau toate elementele specificate ulterior:
desemnarea unui sau mai multor angajaţi, responsabili de identificarea, înregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea şi raportarea riscurilor;
instituirea unui Comitet pentru riscuri (grup de lucru), responsabil de identificarea, înregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea şi raportarea riscurilor;
elaborarea Registrului riscurilor, care presupune identificarea, înregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea şi raportarea riscurilor.
[Secţiunea “Note explicative” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
2. Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997 pentru aprobarea Codului fiscal, Monitorul Oficial, ediţie specială, 08.02.2007;
3. Legea nr.90-XVI din 25.04.2008 cu privire la prevenirea şi combaterea corupţiei, Monitorul Oficial nr.103-105/391 din 13.06.2008;
4. Legea nr.295-XVI din 21.12.2007 pentru aprobarea Strategiei naţionale de dezvoltare pe anii 2008-2011, Monitorul Oficial nr.18-20/57 din 29.01.2008;
5. Legea nr.112-XVI din 22.05.2008 pentru aprobarea Concepţiei securităţii naţionale a Republicii Moldova, Monitorul Oficial nr.97-98/357 din 03.06.2008;
6. Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007, Monitorul Oficial nr.90-93/399 din 29.06.2007;
7. Hotărîrea Guvernului nr.1144 din 03.11.2005cu privire la aprobarea Concepţiei sistemului de administrare a riscurilor în Serviciul Vamal, Monitorul Oficial nr.151-153/1231 din 11.11.2005;
8. Hotărîrea Guvernului nr.906 din 28.07.2008 cu privire la aprobarea Metodologiei de evaluare a riscurilor de corupţie în instituţiile publice, Monitorul Oficial nr.152-153/935 din 12.08.2008.
SNCI 11. Tipurile activităţilor de control
[Standardul SNCI 13 renumerotat în SNCI 11 prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Conţinutul
Entităţile publice iniţiază activităţi de control ce echilibrează costul controlului cu riscurile implicate. Activităţile de control se organizează şi se realizează în toate procesele operaţionale la toate nivelurile entităţii. Personalul entităţii, inclusiv managerul entităţii şi managerii operaţionali, efectuează activităţi de control, care includ proceduri de autorizare şi aprobare, segregare a sarcinilor, verificări, supravegheri, documentare şi descriere a proceselor, fără a se limita la acestea. Ele reprezintă atît activităţi de control ex-ante, curente cît şi ex-post.
[Secţiunea “Conţinutul” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Note explicative
Pentru ca entităţile publice să evalueze eficacitatea sistemului de control intern din punct de vedere al costurilor, ele trebuie să înţeleagă:
gama de activităţi de control existente şi ce obiective de control trebuie să fie atinse;
modurile diferite de utilizare şi beneficiile controalelor ex-ante, curente şi ex-post.
Gama activităţilor de control
(a) Controale generale – reprezintă cele mai răspîndite forme de control, ce pot fi identificate în majoritatea sistemelor de control intern.
Autorizare şi aprobare – cea mai răspîndită formă de control este acţiunea de aprobare/autorizare a acţiunilor sau tranzacţiilor şi verificările ulterioare într-un sistem, precum că o asemenea aprobare sau autorizare a avut loc. Aceste controale caută să atingă obiectivele tipice de control, cum ar fi „Toate tranzacţiile procesate sînt aprobate”; „Tranzacţiile sînt autorizate în mod corespunzător şi în conformitate cu împuternicirile delegate stabilite”;
Divizarea sarcinilor – vezi SNCI 13.
Supravegherea – controalele manageriale de bază aplicate la supravegherea activităţii subordonaţilor. Supravegherea depinde de:
- stabilirea obligaţiilor şi responsabilităţilor angajaţilor în scris, în manuale de proceduri, instrucţiuni şi fişele postului;
- asigurarea faptului că personalul este competent în îndeplinirea sarcinilor încredinţate şi/sau oferirea instruirii la locul de muncă, precum şi suportului adiţional pentru garantarea acestui lucru;
- verificări periodice pentru a evalua dacă lucrul este executat în modul planificat.
Controalele de supraveghere sînt relevante pentru obiectivele de control ce solicită ca personalul să înţeleagă importanţa şi relevanţa acţiunilor sale.
Raportarea excepţiilor – controale ce prevăd raportarea excepţiilor de la procedurile standard, pentru a fi examinate în mod special de către conducere. Ele includ rapoartele emise de sisteme computerizate ce resping tranzacţiile suspecte sau atipice din procedura obişnuită de procesare şi care necesită intervenţie manuală separată, precum şi alte raportări ale personalului privind semnalarea unor neregularităţi. Controalele bune de raportare a excepţiilor şi neregularităţilor permit managerilor să definească acele acţiuni sau tranzacţii ce implică cel mai mare risc şi, prin urmare, sînt acelea pe care managerii vor să le examineze personal. Însăşi rapoartele privind excepţiile şi neregularităţile mai oferă probe directe, precum că activităţile de control funcţionează – deşi acţiunea de urmărire ulterioară din partea managerului este totuşi necesară pentru a lua măsurile ce se impun.
(b) Controale ale aplicaţiilor – controale ce apar în sisteme care generează un volum mare de date sau vizează activele fizice, cum ar fi inventarul. Acestea includ:
Accesul la resurse – controale, care tind să limiteze accesul persoanelor la:
- domenii de introducere a datelor;
- funcţiile de procesare electronică;
- înregistrări electronice;
- stocuri de obiecte de mică valoare şi scurtă durată.
Controalele de acces includ atît bariere fizice, cît şi electronice.
Verificări – controale ce compară validitatea unei tranzacţii sau a unui grup de tranzacţii cu informaţia din afara sistemului de control intern. Spre exemplu, controalele prin verificarea fizică (vizualizarea) a activelor ce asigură faptul că, activele enumerate într-un registru de inventar (cum ar fi computerele) există de fapt, de exemplu, inventarierea activelor.
Reconcilieri – controale ce compară două seturi independente de date, pentru a determina plenitudinea tranzacţiilor procesate. Reconcilierile sînt cel mai des utilizate la verificarea obiectivului de control, precum că „sumele incluse în registrele şi înregistrările unei entităţi corespund cu sumele achitate sau încasate de bancă”. Entităţile trebuie să fie conştiente de controalele false de reconciliere, ce pot apărea cînd două rapoarte diferite sînt comparate din punct de vedere al corectitudinii, dar de fapt provin din acelaşi set de date originale şi vor corespunde întotdeauna.
(c) Controale specifice entităţii – controale aferente domeniului specific de activitate a entităţii. De exemplu, o entitate responsabilă de gestionarea materialelor periculoase poate avea un şir de activităţi suplimentare de control ce ţin de depozitarea şi utilizarea acestor materiale.
Controale ex-ante, curente şi ex-post
Controalele pot fi clasificate şi examinate din perspectiva timpului cînd activitatea de control este realizată de fapt:
Controalele ex-ante – controale aplicate înainte de întreprinderea unei acţiuni de către manageri (achitarea unei facturi, încheierea unui contract etc.). Astfel de controale sînt orientate spre prevenirea greşelilor, erorilor şi neregularităţilor şi în felul acesta, sînt numite adesea controale de prevenire.
Controalele curente – controale care se organizează în timpul unei operaţiuni pentru detectarea şi excluderea erorilor sau neregularităţilor;
Controalele ex-post – controale efectuate după întreprinderea unei acţiuni de către manageri şi au ca scop detectarea în retrospectivă a faptului dacă au fost comise greşeli, erori sau neregularităţi. Astfel, ele adesea sînt numite controale de detectare. O trăsătură de bază a controalelor ex-post este că, acestea, de asemenea, oferă probe asupra faptului dacă controalele de prevenire şi curente din cadrul unui sistem au funcţionat în mod eficient.5
________________
5 Exemple de controale ex-post (de detectare): inventarierea anuală a activelor; reconcilierile bancare lunare, verificarea înregistrărilor contabile de către management, verificarea inopinată a disponibilităţilor de numerar etc.
Entităţile trebuie să asigure un echilibru potrivit al activităţii de control între controalele menite să prevină erorile ce apar şi controalele menite să verifice ex-post nivelul de corectitudine şi conformitate atins în realitate.6
________________
6 Un sistem MFC, menit să prevină toate erorile şi neregularităţile, inevitabil, va trebui să aibă mai multe niveluri de control şi prin urmare, un volum semnificativ de activităţi de control similare, care în 99% din cazuri vor fi inutile. Acesta, în consecinţă, va fi foarte costisitor de implementat.
Deciziile privind echilibrul între controalele ex-ante şi ex-post, de obicei, vor fi luate, ţinînd cont de:
natura şi semnificaţia riscului ce trebuie ţinut sub control;
cost-eficacitatea diferitor opţiuni disponibile.
Activităţile de control în sine dispun de un obiectiv de control realizarea căruia diminuează un risc de control.
• obiectivul de control – obiectivul activităţii de control, menite să mitigheze un risc, instituite pentru a asigura faptul că entitatea publică atinge obiectivele sale operaţionale şi strategice şi previne principalele riscuri, care ar putea împiedica atingerea acestora;
• risc de control – probabilitatea de eşuare a unei activităţi de control, majorînd nivelul riscului rezidual.
Procedurile, care nu sînt susţinute de o activitate de control, nu oferă nici o valoare adăugată privind realizarea obiectivelor de control. Totuşi, ar putea exista un efect de descurajare, deoarece se presupune că persoana, care realizează o procedură, îndeplineşte o acţiune de control.
Este posibil ca o activitate de control să funcţioneze eficace printr-o anumită formă de examinare selectivă sau aleatorie a documentelor/datelor supuse controlului. Pentru a respecta cerinţele standardelor nu este necesar de a verifica fiecare document sau date, în cazul în care riscul de eroare sau greşeală este evaluat ca fiind redus.
[Secţiunea “Note explicative” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
2. Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007, Monitorul Oficial nr.90-93/399 din 29.06.2007;
3. Legea nr.1163-XIII din 24.04.1997 pentru aprobarea Codului fiscal, Monitorul Oficial, ediţie specială, 08.02.2007;
4. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraţia publică locală, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007;
5. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanţele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003;
6. Ordinul ministrului finanţelor nr.98 din 28.11.2005 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind executarea de casă a mijloacelor bugetului public naţional prin Trezoreria de Stat a Ministerului Finanţelor, Monitorul Oficial nr.13-15/39 din 24.01.2006;
7. Regulamentele de organizare şi funcţionare ale entităţii publice/subdiviziunii entităţii publice.
[Standardul SNCI 11 renumerotat în SNCI 12 prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
SNCI 12. Documentarea proceselor operaţionale
[Denumirea standardului în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Conţinutul
Entităţile publice întocmesc descrieri grafice şi narative a proceselor operaţionale, pentru a determina cel mai econom şi eficient mod de a gestiona riscurile identificate şi de a atinge obiectivele stabilite.
Note explicative
Documentarea proceselor este o activitate, prin intermediul căreia managerii determină cel mai eficient mod din punct de vedere al costurilor de prevenire a riscurilor pentru activităţile operaţionale ale acestora.
Această activitate începe cu pregătirea unei descrieri a procesului în cauză, care trebuie să fie suficient de detaliată pentru a identifica principalele riscuri şi obiectivele de control ce vor fi utilizate pentru a preveni aceste riscuri.
Folosind această descriere, personalul entităţii publice ulterior identifică şi înregistrează principalul flux de documente/date şi activităţi de control întreprinse în cadrul întregului proces pentru a realiza obiectivele de control definite.
Documentarea sistemelor asigură continuitatea activităţii, indiferent de fluxul de personal. Documentarea este actualizată permanent. Lipsa, incompletitudinea sau neactualizarea acesteia influenţează gradul de atingere a obiectivelor entităţii.
În această documentaţie trebuie determinată diferenţa dintre procedurile şi procesele din cadrul entităţii publice. Pentru a stabili claritatea în SNCI, aceste concepte importante sînt definite în felul următor:
procedură – un ansamblu de reguli şi/sau o acţiune întreprinsă de o persoană pentru a oferi probe, precum că o acţiune legală sau normativă a fost realizată, de exemplu semnătura oficială a unui angajat desemnat pe un document ce permite efectuarea unei plăţi;
proces – o succesiune de activităţi, logic structurată într-o anumită perioadă, care utilizează anumite resurse, adăugîndu-le valoare, oferă un produs şi ating un obiectiv definit.
Timpul dedicat documentării proceselor din cadrul entităţii publice trebuie să reflecte importanţa sistemului MFC. Procesele majore trebuie documentate pe deplin utilizînd descrierea activităţii, pentru a genera o serie de piste de audit, care vor fi utilizate la evaluarea eficacităţii sistemului MFC. Procesele minore şi de o importanţă doar periferică trebuie evaluate utilizînd descrieri succinte.
[Secţiunea “Note explicative” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
2. Legea nr.436-XVI din 28.12.2006 privind administraţia publică locală, Monitorul Oficial nr.32-35/116 din 09.03.2007;
3. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanţele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003;
4. Legea nr.317-XV din 18.07.2003 privind actele normative ale Guvernului şi ale altor autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, Monitorul Oficial nr.208-210/783 din 03.10.2003;
5. Legea nr.780-XV din 27.12.2001 privind actele legislative, Monitorul Oficial nr.36-38/210 din 14.03.2002;
6. Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziţiile publice, Monitorul Oficial nr.107-111/470 din 27.07.2007;
7. Ordinul ministrului finanţelor nr.2 din 03.01.2007 cu privire la aprobarea Regulamentului privind statutul, drepturile şi obligaţiile executorilor de buget, Monitorul Oficial nr.21-24/97 din 16.02.2007;
8. Ordinul ministrului finanţelor nr.146 din 08.11.2010 cu privire la modul de primire, înregistrare şi coordonare la Ministerul Finanţelor a planurilor de finanţare, Monitorul Oficial nr.241-246/945 din 10.12.2010;
[Pct.8 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
9. Ordinul ministrului finanţelor nr.154 din 01.12.2010 cu privire la aprobarea Regulamentului privind repartizarea pe luni a veniturilor, cheltuielilor şi surselor de finanţare ale bugetului de stat, Monitorul Oficial nr.241-241/946 din 10.12.2010.
[Pct.9 în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
[Standardul SNCI 12 renumerotat în SNCI 13 prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
SNCI 13. Divizarea obligaţiilor şi responsabilităţilor
[Denumirea standardului în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Conţinutul
Entitatea publică asigură faptul că funcţiile de iniţiere a unei tranzacţii cu consecinţe financiare şi de verificare a validităţii tranzacţiei finale sînt separate pe cît este posibil.
[Secţiunea “Conţinutul” în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Note explicative
Un concept fundamental al sistemului de control intern este ca obligaţiile şi responsabilităţile din cadrul unei entităţi să fie organizate în aşa mod, încît nu doar o singură persoană să poată supraveghea toate aspectele procesării unei tranzacţii individuale, astfel ca să existe o divizare adecvată a obligaţiilor. În acest fel, se reduce considerabil riscul de eroare, fraudă sau încălcare.
Divizarea obligaţiilor şi responsabilităţilor presupune, în primul rînd, existenţa unor persoane sau unităţi separate responsabile de:
autorizarea plăţilor pentru bunuri şi servicii;
efectuarea plăţilor necesare în conformitate cu documentaţia corespunzătoare (de exemplu, un contract semnat).
Nu există limite pentru numărul de responsabili de autorizare sau certificare în cadrul unei entităţi.
Conceptul a „două perechi de ochi” este în realitate un nivel minim de divizare a obligaţiilor preconizate în entităţile publice. Însă, majoritatea entităţilor vor dispune de alţi angajaţi şi unităţi structurale implicate în procesarea tranzacţiilor financiare (de exemplu, subdiviziuni structurale de achiziţii implicate în emiterea contractelor, subdiviziuni separate pentru efectuarea încasărilor bancare şi reconcilierilor dintre conturile bancare etc.).
Nivelul de divizare adecvată a obligaţiilor va varia în dependenţă de dimensiunea şi complexitatea entităţii. În entităţile mici ar putea fi imposibil de a diviza aceste sarcini cheie.4 În entităţile mai mari acest lucru este mult mai uşor de realizat.
________________
4 Totuşi, asemenea entităţi sînt adesea executori de buget de nivel inferior, responsabili de raportarea performanţelor către o entitate bugetară de nivel superior, care ar putea institui o formă oarecare de control general asupra acţiunilor de la nivelul de mai jos.
Divizarea obligaţiilor poate fi, de asemenea, realizată şi prin implicarea unor entităţi separate în procesarea diferitor părţi ale tranzacţiei (de exemplu, funcţia centralizată de efectuare a plăţilor prin sistemul trezorerial al Ministerului Finanţelor).
[Secţiunea “Note explicative” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
2. Legea nr.397-XV din 16.10.2003 privind finanţele publice locale, Monitorul Oficial nr.248-253/996 din 19.12.2003;
3. Legea nr.489-XIV din 08.07.1999 privind sistemul public de asigurări sociale, Monitorul Oficial nr.1-4/2 din 06.01.2000;
4. Legea nr.1585-XIII din 27.02.98 cu privire la asigurarea obligatorie de asistenţă medicală, Monitorul Oficial nr.38-39/280 din 30.04.1998;
5. Legea nr.1593-XV din 26.12.2002 cu privire la mărimea, modul şi termenele de achitare a primelor de asigurare obligatorie de asistenţă medicală, Monitorul Oficial nr.18-19/57 din 08.02.2003;
6. Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziţiile publice, Monitorul Oficial nr.107-111/470 din 27.07.2007;
7. Ordinul ministrului finanţelor nr.98 din 28.11.2005 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind executarea de casă a mijloacelor bugetului public naţional prin Trezoreria de Stat a Ministerului Finanţelor, Monitorul Oficial nr.13-15/39 din 24.01.2006;
8. Regulament de organizare şi funcţionare a entităţii publice /subdiviziunii entităţii publice;
9. Ordine interne ale conducerii entităţii publice.
SNCI 14. Informaţia
[Denumirea standardului în redacţia Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Conţinutul
Entităţile publice stabilesc principalele surse de informaţii necesare managerilor şi angajaţilor pentru îndeplinirea atribuţiilor, precum şi cantitatea, calitatea, periodicitatea, sursa şi destinatarii informaţiilor, acţiunile necesare pentru producerea, transmiterea şi primirea operativă a informaţiilor respective.
Note explicative
Un sistem de control intern eficace necesită colectarea şi utilizarea informaţiilor din diferite surse şi trebuie, printre altele, să evalueze riscurile, să monitorizeze eficacitatea activităţilor de control şi, în final, să evalueze dacă entitatea îşi realizează obiectivele.
Entităţile trebuie să determine informaţiile de care au nevoie pentru a corespunde cerinţelor sistemului MFC şi sistemele informaţionale ce vor produce informaţiile operaţionale, financiare şi referitoare la conformitate, care permit gestionarea şi controlul entităţii.
Entităţile trebuie, de asemenea, să colecteze informaţii despre evenimentele, activităţile şi condiţiile externe necesare pentru informarea procesului de luare a deciziilor (în special, cu privire la riscuri), precum şi raportarea externă a performanţelor entităţii.
Managerii trebuie să examineze cu atenţie următoarele aspecte ale informaţiilor necesare:
Calitatea – dacă informaţiile corespund standardelor preconizate din punctul de vedere al corectitudinii şi plenitudinii, precum şi dacă sursa şi fiabilitatea informaţiei este percepută.
Cantitatea – dacă volumul de informaţii oferit este relevant pentru persoana care trebuie să le utilizeze. În timp ce personalul operaţional poate necesita rapoarte detaliate, managerii operaţionali trebuie în mod normal să dispună de informaţii în formă agregată, percepută şi utilizată cu uşurinţă.
Periodicitatea – cît de frecvent managerii şi personalul au nevoie de informaţii pentru a lua deciziile sau a întreprinde acţiunile necesare. Colectarea şi diseminarea informaţiilor costă şi acest cost trebuie echilibrat cu utilitatea acesteia. De exemplu, într-un sistem ce procesează plăţi în fiecare zi informaţiile, ce ţin de excepţiile care necesită intervenţie sau aprobare manuală, de obicei, vor fi necesare zilnic. Totuşi, informaţiile pentru managerii operaţionali despre numărul total de excepţii procesate pot fi puse la dispoziţie, probabil, o dată pe lună.
Producător şi destinatar – cine va elabora şi cine va primi informaţiile necesare.
Informaţia trebuie să fie corectă, clară, completă, utilă şi uşor de înţeles şi totodată trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, inclusiv din exterior.
[Secţiunea “Note explicative” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea nr.239-XVI din 13.11.2008 privind transparenţa în procesul decizional, Monitorul Oficial nr.215-217/798 din 05.12.2008;
2. Legea nr.982-XIV din 11.05.2000 privind accesul la informaţie, Monitorul Oficial nr.88-90/664 din 28.07.2000;
3. Legea Presei nr.243-XIII din 26.10.1994, Monitorul Oficial nr.2/12 din 12.01.1995;
4. Legea nr.467-XV din 21.11.2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat, Monitorul Oficial nr.6-12/44 din 01.01.2004;
5. Legea nr.539-XV din 12.10.2001 cu privire la combaterea terorismului, Monitorul Oficial nr.147-149/1163 din 06.12.2001;
6. Hotărîrea Guvernului nr.1524 din 29.12.2007 pentru aprobarea Strategiei de comunicare cu privire la integrarea europeană a Republicii Moldova, Monitorul Oficial nr.11-12/66 din 18.01.2008;
7. Legea bugetară anuală;
8. Hotărîrea Guvernului nr.632 din 08.06.2004 despre aprobarea Politicii de edificare a societăţii informaţionale în Republica Moldova, Monitorul Oficial nr.96-99/789 din 18.06.2004;
9. Hotărîrea Guvernului nr.255 din 09.03.2005 privind Strategia Naţională de edificare a societăţii informaţionale – “Moldova electronică”, Monitorul Oficial nr.46-50/336 din 25.03.2005;
10. Hotărîrea Guvernului nr.668 din 19.06.2006 privind paginile oficiale ale autorităţilor administraţiei publice în reţeaua Internet, Monitorul Oficial nr.98-101/726 din 30.06.2006;
11. Hotărîrea Guvernului nr.618 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova;
[Pct.11 completat prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
12. Hotărîrea Guvernului nr.721 din 23.07.2007 cu privire la aprobarea Regulamentului cadru cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în autorităţile publice centrale şi locale şi instituţiile din subordinea acestora;
13. Hotărîrea Guvernului nr.1013 din 12.09.2007 pentru aprobarea Planului de măsuri privind asigurarea respectării dreptului la petiţionare, informaţie şi acces la justiţie, Monitorul Oficial nr.149-152/1063 din 21.09.2007;
14. Ordine interne ale conducerii entităţii publice;
15. Pagina web a entităţii publice.
SNCI 15. Comunicarea
Notă: Pe parcursul textului SNCI 15 sintagma “control intern” se substituie prin “MFC” cu declinarea de rigoare, conform Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011
Conţinutul
Entităţile publice creează un sistem eficient şi eficace de comunicare internă şi externă, care asigură o circulaţie rapidă, completă şi în termen a informaţiilor, atît pe orizontală, cît şi pe verticală, şi invers pentru exercitarea de către angajaţi a atribuţiilor de serviciu.
Note explicative
Informaţia este forţa motrice a unui sistem eficace MFC. Prin urmare, entităţile trebuie să se asigure că nu există bariere ce împiedică oferirea de informaţii personalului, pentru ca aceştia să-şi poată îndeplini atribuţiile.
Comunicarea eficientă într-o entitate trebuie realizată într-un sens larg: atît pe orizontală, cît şi pe verticală (de sus în jos şi invers).
Managerii entităţii transmit un mesaj clar tuturor angajaţilor precum că responsabilităţile ce ţin de MFC trebuie abordate cu seriozitate. Angajaţii trebuie să înţeleagă rolul pe care-l au în sistemul MFC, precum şi legătura între activităţile lor şi activităţile celorlalţi.
Angajaţii trebuie să dispună de mijloace de comunicare a informaţiilor semnificative către manageri.
Trebuie să existe o comunicare eficace şi cu părţile externe, cum ar fi de exemplu beneficiarii bunurilor şi serviciilor publice.
Cadrul legal
1. Legea nr.239-XVI din 13.11.2008 privind transparenţa în procesul decizional, Monitorul Oficial nr.215-217/798 din 05.12.2008;
2. Legea nr.982-XIV din 11.05.2000 privind accesul la informaţie, Monitorul Oficial nr.88-90/664 din 28.07.2000;
3. Legea Presei nr.243-XIII din 26.10.1994, Monitorul Oficial nr.2/12 din 12.01.1995;
4. Legea nr.467-XV din 21.11.2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat, Monitorul Oficial nr.6-12/44 din 01.01.2004;
5. Legea nr.539-XV din 12.10.2001 cu privire la combaterea terorismului, Monitorul Oficial nr.147-149/1163 din 06.12.2001;
6. Hotărîrea Guvernului nr.1524 din 29.12.2007 pentru aprobarea Strategiei de comunicare cu privire la integrarea europeană a Republicii Moldova, Monitorul Oficial nr.11-12/66 din 18.01.2008;
7. Hotărîrea Guvernului nr.632 din 08.06.2004 despre aprobarea Politicii de edificare a societăţii informaţionale în Republica Moldova, Monitorul Oficial nr.96-99/789 din 18.06.2004;
8. Hotărîrea Guvernului nr.255 din 09.03.2005 privind Strategia Naţională de edificare a societăţii informaţionale – “Moldova electronică”, Monitorul Oficial nr.46-50/336 din 25.03.2005;
9. Hotărîrea Guvernului nr. 668 din 19.06.2006 privind paginile oficiale ale autorităţilor administraţiei publice în reţeaua Internet, Monitorul Oficial nr.98-101/726 din 30.06.2006;
10. Hotărîrea Guvernului nr.618 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi autoadministrării locale ale Republicii Moldova;
11. Hotărîrea Guvernului nr.721 din 23.07.2007 cu privire la aprobarea Regulamentului cadru cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în autorităţile publice centrale şi locale şi instituţiile din subordinea acestora;
12. Hotărîrea Guvernului nr.1013 din 12.09.2007 pentru aprobarea Planului de măsuri privind asigurarea respectării dreptului la petiţionare, informaţie şi acces la justiţie, Monitorul Oficial nr.149-152/1063 din 21.09.2007;
13. Ordine interne ale conducerii entităţii publice;
14. Pagina web a entităţii publice.
SNCI 16. Monitorizarea continuă
Notă: Pe parcursul textului SNCI 16 sintagma “control intern” se substituie prin “MFC” cu declinarea de rigoare, conform Ordinului Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011
Conţinutul
Entităţile publice monitorizează continuu realizarea efectivă a activităţilor de control şi măsura în care acestea corespund obiectivelor de control stabilite.
Note explicative
Monitorizarea continuă se efectuează pe parcursul operaţiunilor. Aceasta include activităţi adecvate de supraveghere şi management, precum şi alte acţiuni pe care personalul le execută în îndeplinirea sarcinilor.
Monitorizarea este necesară pentru a asigura funcţionarea eficace a sistemului MFC şi constituie principalul mijloc de a garanta calitatea activităţilor de control realizate.
Monitorizarea presupune supravegherea sistematică a activităţilor de control. Nivelul de supraveghere trebuie să varieze în dependenţă de competenţa personalului ce efectuează controalele7, importanţa controlului pentru eficacitatea sistemului8 şi natura riscurilor abordate de obiectivele de control.
________________
7 Spre exemplu, un angajat pentru care o anumită activitate de control este nouă trebuie să fie supravegheat mai mult decît altul ce deţine experienţă în realizarea MFC.
8 Majoritatea activităţilor de control includ multe verificări, unele (adesea numite controale cheie) vor fi mai importante decît altele şi necesită un nivel mai înalt de supraveghere.
În afară de supravegherea sistematică, managerii ar putea efectua verificări inopinate ale modului în care funcţionează un sistem, ca mijloc de asigurare a faptului că activităţile respective sînt supravegheate în mod efectiv.
Un rol important de monitorizare ţine de verificările realizate pentru asigurarea faptului că angajaţii dispun de manuale, instrucţiuni şi îndrumări actualizate pentru a se ghida în procesul de efectuare a MFC. Un angajat fără instrucţiuni sigure nu va efectua un MFC în modul în care acesta a fost planificat.
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
2. Hotărîrea Guvernului nr.33 din 11.01.2007 cu privire la regulile de elaborare şi cerinţele unificate faţă de documentele de politici, Monitorul Oficial nr.6-9/44 din 19.01.2007;
3. Acte normative de creare a grupurilor/comitetelor de monitorizare;
4. Regulament de organizare şi funcţionare a entităţii publice/subdiviziunii entităţii publice;
5. Ordine interne ale conducerii entităţii publice.
SNCI 17. Evaluarea separată
Conţinutul
Entităţile publice efectuează evaluări periodice ale eficacităţii sistemului MFC. Aceste evaluări ar putea fi realizate prin intermediul auditului intern, organizat în mod corespunzător.
[Secţiunea “Conţinutul” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Note explicative
Sistemul MFC necesită revizuiri fundamentale pentru a verifica dacă trebuie actualizat, de exemplu:
pentru a aborda riscurile identificate recent;
pentru a reflecta modificarea obiectivelor operaţionale şi a activităţilor aferente;
pentru a reconfirma presupunerile iniţiale ale controlului.
Astfel de evaluări separate trebuie efectuate o dată la 2-3 ani pentru întreg sistemul MFC.
[Secţiunea “Note explicative” modificată prin Ordinul Min.Fin. nr.57 din 31.05.2011, în vigoare 10.06.2011]
Cadrul legal
1. Legea nr.847-XIII din 24.05.96 privind sistemul bugetar şi procesul bugetar, Republicat: Monitorul Oficial, ediţie specială, 2005;
2. Ordinul ministrului finanţelor nr.118 din 29.12.2008 cu privire la aprobarea Normelor metodologice pentru implementarea auditului intern în sectorul public, Monitorul Oficial nr.12-15/49 din 27.01.2009.
