H O T Ă R Î R E

pentru aprobarea Regulamentului cu privire la Registrul de stat al alegătorilor

 

nr. 2974  din  19.11.2014

 

Monitorul Oficial nr.11-21/73 din 23.01.2015

 

* * *

Abrogat: 11.08.2023

Hotărîrea CEC nr.1140 din 28.07.2023

 

În conformitate cu pct.2, 7 şi 9 din Concepţia Sistemului informaţional automatizat de stat “Alegeri”, aprobată prin Legea nr.101-XVI din 15 mai 2008, în scopul stabilirii modalităţii de formare şi ţinere a Registrului de stat al alegătorilor, stabilirea responsabilităţilor posesorului, administratorului şi registratorilor, determinării regimului juridic de prelucrare şi utilizare a datelor conţinute în acesta, procedura de acces la datele din Registru şi în temeiul art.18, 22 lit.c), s), art.38¹, 39, 40 din Codul electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, Legii nr.71-XVI din 22 martie 2007 cu privire la registre, Legii nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal, Hotărîrii Guvernului nr.1123 din 4 decembrie 2010 “Privind aprobarea Cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal”, Comisia Electorală Centrală

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul cu privire la Registrul de stat al alegătorilor, conform anexei.

2. Se abrogă hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr.2099 din 30 iulie 2013 “Privind aprobarea Regulamentului cu privire la modul de utilizare a aplicaţiei “Lista electorală””.

3. Prezenta hotărîre intră în vigoare la data adoptării, se publică pe site-ul oficial al Comisiei Electorale Centrale şi în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

 

 

Aprobat

prin hotărîrea Comisiei Electorale Centrale

nr.2974 din 19 noiembrie 2014

 

REGULAMENT

cu privire la Registrul de stat al alegătorilor

 

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul cu privire la Registrul de stat al alegătorilor (în continuare – Regulament) este elaborat în conformitate cu pct.2, 7 şi 9 din Concepţia Sistemului informaţional automatizat de stat “Alegeri”, aprobată prin Legea nr.101-XVI din 15 mai 2008, art.18, 22 lit.c), s), art.38¹, 39, 40 din Codul electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, Legea nr.71-XVI din 22 martie 2007 cu privire la registre; Legea nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal şi Hotărîrea Guvernului nr.1123 din 14 decembrie 2010 “Privind aprobarea Cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal”.

2. Prezentul Regulament defineşte termenul de Registru de stat al alegătorilor (în continuare – Registru), determină destinaţia şi sfera de aplicare a acestuia, stabileşte modalitatea de creare şi ţinere a Registrului, conţinutul şi regimul juridic de prelucrare şi utilizare a datelor conţinute în acesta, responsabilităţile şi împuternicirile posesorului, administratorului şi registratorilor, controlul şi răspunderea.

3. Registrul constituie un modul al Sistemului informaţional automatizat de stat “Alegeri” (în continuare – SIAS “Alegeri”), însă este independent, întrucît funcţionalitatea Registrului nu depinde de funcţionalitatea SIAS “Alegeri”.

4. Datele conţinute în Registru sînt destinate exclusiv întocmirii listelor electorale.

5. Registrul constituie unica sursă oficială despre datele cu caracter personal ale cetăţenilor Republicii Moldova cu drept de vot.

6. Proprietar al Registrului este statul, în conformitate cu art.10 alin.(1) al Legii cu privire la registre.

7. Registrul este inclus în Registrul resurselor informaţionale ce aparţin Comisiei electorale Centrale¹.

________________

¹ A se vedea Procedura cu privire la gestiunea resurselor informaţionale, aprobată prin Dispoziţia preşedintelui CEC, nr.45-a din 04.11.2013.

 

8. Prevederile prezentului Regulament sînt obligatorii pentru utilizatori şi se aplică în cadrul procesului de ţinere, prelucrare şi utilizare a datelor conţinute în Registru.

9. În sensul prezentului Regulament se definesc următorii termeni:

categorii speciale de date cu caracter personal – informaţia referitoare la persoanele aflate în spitale, aziluri pentru bătrîni, persoanele condamnate la închisoare, militari;

date cu caracter personal – orice informaţie referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă;

deţinătorul Registrului – subdiviziunea din cadrul Aparatului Comisiei Electorale Centrale, primar responsabilă de ţinerea şi funcţionalitatea Registrului. Deţinătorul Registrului este şi administratorul acestuia;

furnizorul datelor Registrului – autoritatea care, în baza unei solicitări scrise şi/sau a unui contract cu titlu gratuit, transmite/pune la dispoziţia posesorului Registrului informaţia despre cetăţenii Republicii Moldova cu drept de vot;

modulul de import al datelor din Registrul de Stat al Populaţiei – mecanismul de interacţionare prin Web-service între subsistemul Bazei centrale de date a RSP cu baza de date din Registru;

posesorul Registrului – autoritatea publică (Comisia Electorală Centrală) care stabileşte totalitatea procedurilor ce au drept scop asigurarea funcţionalităţii Registrului;

prelucrarea datelor cu caracter personal – orice operaţiune sau serie de operaţiuni care se efectuează asupra datelor cu caracter personal prin mijloace automatizate sau neautomatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, păstrarea, restabilirea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea prin transmitere, diseminare sau în orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea;

registrator – persoană din cadrul autorităţii publice locale care, în baza accesului autorizat, prelucrează datele conţinute în Registru;

Registrul de stat al alegătorilor - sistem informaţional unic integrat de evidenţă a alegătorilor din Republica Moldova, constituit în baza Registrului de Stat al Populaţiei, destinat colectării, stocării, actualizării şi analizei informaţiei despre cetăţenii Republicii Moldova, inclusiv despre cei din străinătate, care au atins vîrsta de 18 ani şi nu au interdicţii legale de a alege;

Registrul de Stat al Populaţiei (RSP) – sistem de evidenţă unică automatizată a cetăţenilor Republicii Moldova, a cetăţenilor străini, persoanelor fără cetăţenie, cetăţenilor străini domiciliaţi permanent şi temporar pe teritoriul Republicii Moldova, precum şi a cetăţenilor Republicii Moldova stabiliţi permanent sau provizoriu peste hotare (pentru o perioadă de peste 3 luni);

utilizatorul Registrului – cetăţenii Republicii Moldova care interacţionează cu Registrul.

 

Capitolul II

INSTITUIREA (CREAREA) REGISTRULUI

10. Comisia Electorală Centrală este unica autoritate publică abilitată prin lege să adopte decizia de instituire a Registrului.

11. Registrul se creează în baza informaţiei transmise de către furnizorii datelor Registrului, şi anume:

a) Ministerul Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor, prin intermediul autorităţii deţinătoare a Registrului de Stat al Populaţiei, transmite informaţia cu privire la cetăţenii care:

- au împlinit vîrsta de 18 ani;

- au decedat;

- şi-au perfectat şi/sau modificat actele de identitate;

- şi-au schimbat domiciliul, reşedinţa;

- şi-au pierdut cetăţenia.

b) Ministerul Justiţiei transmite informaţia cu privire la persoanele recunoscute incapabile prin hotărîre definitivă a instanţei de judecată;

c) Administraţia publică locală transmite informaţia cu privire la hotarele şi sediul secţiilor de votare, inclusiv despre modificarea acestora, precum şi despre arondarea alegătorilor la o secţie sau alta.

12. Principalele funcţii ale Registrului sînt:

a) formarea bazei de date a Registrului prin evidenţa personificată a alegătorilor;

b) actualizarea automatizată a datelor alegătorilor prin intermediul modulului de import al datelor din Registrul de Stat al Populaţiei;

c) arondarea alegătorilor la secţii de votare;

d) permiterea transferării în sistem a alegătorilor dintr-o secţie de votare în alta;

e) întocmirea listelor electorale;

f) detectarea dublării alegătorilor în listele electorale;

g) posibilitatea exportului de date din Registru în SIAS “Alegeri”;

h) dezagregarea datelor despre alegători pe criteriu de gen;

i) generarea rapoartelor statistice.

 

Capitolul III

CONŢINUTUL REGISTRULUI

13. Registrul conţine următoarele date cu privire la alegători:

Informaţii privind identitatea alegătorului:

a) datele personale de identificare a alegătorului:

- numele;

- prenumele;

- patronimicul;

- sexul;

- data, luna şi anul naşterii;

- numărul de identificare de stat al alegătorului (IDNP).

b) datele privind domiciliul sau reşedinţa alegătorului:

- denumirea ţării;

- denumirea raionului;

- tipul unităţii administrativ-teritoriale (municipiu, oraş, comună, sat);

- denumirea localităţii (municipiului, oraşului, comunei, satului);

- sector, stradă, numărul casei, blocului, numărul apartamentului.

c) datele privind noul loc de şedere (declarat):

- denumirea ţării;

- denumirea raionului, după caz;

- tipul unităţii administrativ-teritoriale (municipiu, oraş, comună, sat);

- denumirea localităţii (municipiul, oraşul, comuna, satul);

- sector, stradă, numărul casei, blocului, numărul apartamentului, după caz.

Categorii speciale de date ale alegătorului:

- referitoare la declararea incapacităţii persoanei fizice – pentru persoanele recunoscute incapabile prin hotărîre definitivă a instanţei de judecată, care nu au dreptul să-şi exercite votul.

Date despre actul de identitate al alegătorului:

- denumirea actului;

- seria actului;

- numărul actului.

Secţia de votare la care este arondat alegătorul:

- numărul secţiei de votare;

- adresa secţiei de votare;

- hotarele secţiei de votare.

 

Capitolul IV

MODALITATEA DE ŢINERE A REGISTRULUI

14. Registrul se ţine în formă electronică în limba de stat.

15. Procesul de ţinere a Registrului cuprinde totalitatea acţiunilor privind introducerea primară şi actualizarea datelor, prin interacţiunea Registrului cu alte resurse informaţionale atît ale CEC (Aplicaţia “Înregistrarea prealabilă”, SIAS “Alegeri”), cît şi externe (modulul de import al datelor din RSP).

16. Este jurnalizată orice intervenţie de intrare-ieşire din Registru fie autorizată, fie neautorizată.

1.1. Introducerea datelor

17. Introducerea primară a datelor personale ale alegătorilor în Registru se realizează doar în baza documentelor confirmative, în următoarele cazuri:

a) la împlinirea vîrstei de 18 ani;

b) la dobîndirea cetăţeniei Republicii Moldova;

c) la cererea personală a cetăţeanului.

În situaţia prescrisă la lit.c), cetăţeanul va adresa cererea nemijlocit autorităţii deţinătoare a Registrului de Stat al Populaţiei.

În toate situaţiile descrise la pct.17, datele personale se introduc în Registru, fără intervenţia umană, în mod automatizat, prin intermediul modulului de import al datelor din Registrul de Stat al Populaţiei.

1.2. Actualizarea şi modificarea datelor

18. La actualizarea datelor în Registru se au în vedere 4 aspecte:

a) actualizarea datelor personale ale alegătorilor;

b) modificarea statutului alegătorului;

c) arondarea alegătorului la o secţie ori alta;

d) schimbarea adresei şi hotarelor secţiei de votare.

19. Actualizarea datelor personale ale alegătorilor reprezintă un proces automatizat, continuu de modificare zilnică, prin intermediul modulului de import al datelor din RSP, fără intervenţia umană. Datele actualizate rămîn intacte, nefiind posibilă modificarea acestora.

20. Modificarea statutului alegătorului poate fi realizată doar de către deţinătorul Registrului şi/sau de către registrator, prin selectarea uneia dintre următoarele situaţii:

a) decedat – prin indicarea numărului certificatului de deces;

b) alegător – se selectează atunci cînd datele alegătorului conţinute în Registru sînt corecte;

c) hotărîrea judecătorească – pentru cazurile cînd persoana este declarată incapabilă sau nu are drept de vot, în baza informaţiei prezentate de Ministerul Justiţiei în fiecare an, cel tîrziu pînă la data de 31 ianuarie, precum şi periodic, iar în cazul desfăşurării alegerilor cu cel tîrziu 25 zile înainte de ziua alegerilor;

d) militar – conform informaţiei prezentate de Ministerul Apărării în baza datelor prezentate de comandanţii unităţilor militare respective şi membrii familiilor acestora, alţi alegători care domiciliază pe teritoriul unităţilor militare.

La confirmarea situaţiilor indicate la lit.a) - c) modificarea statutului alegătorului se efectuează permanent, iar la confirmarea situaţiei prevăzute la lit.d) doar în perioada electorală.

21. Arondarea alegătorului la o secţie de votare se face în conformitate cu art.29 alin.(2), 39 din Codul electoral şi cu Regulamentul privind întocmirea, administrarea, difuzarea şi actualizarea listelor electorale, aprobat prin hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr.2674 din 25 septembrie 2014.

22. Schimbarea adresei şi hotarelor secţiei de votare se face, de regulă, în perioada electorală, la momentul constituirii secţiilor de votare, dar nu mai tîrziu de 35 zile înainte de data alegerilor.

Arondarea străzii/blocului, casei la o secţie de votare şi excluderea dintr-o secţie de votare se face în baza propunerilor primarilor, conform deciziei consiliului local.

23. Orice actualizare sau modificare a datelor din Registru se păstrează în submeniul Notificări.

1.3. Autorizarea registratorilor

24. Procedura de autorizare a registratorilor este următoarea:

a) administraţia autorităţii publice locale printr-o dispoziţie (anexa nr.1) desemnează o persoană responsabilă de listele electorale, care va prelucra datele din Registru, în scopul întocmirii listelor electorale;

b) informaţia despre persoana desemnată se aduce la cunoştinţa Comisiei Electorale Centrale, anual, pînă la data de 15 ianuarie, sau/şi imediat în cazul desemnării unei alte persoane;

c) în situaţia prescrisă la lit.b), Comisiei i se prezintă copiile autentificate de pe dispoziţia primarului şi de pe buletinul de identitate al persoanei şi cererea de acces la Registru (anexa nr.2) care va conţine informaţia primară de identificare a persoanei şi datele de contact ale acesteia.

25. Dacă sînt respectate condiţiile de la pct.24, administratorul Registrului creează nume de utilizator, eliberează contra semnătură persoanei desemnate parola şi îi acordă permisiunea de acces la Registru. Urmare acestor operaţii, persoana desemnată obţine statutul de registrator.

26. Registratorul, în activitatea sa, va fi ghidat de deţinătorul Registrului, iar atribuţiile şi responsabilităţile îi sînt stabilite în prezentul Regulament.

27. Registrul este divizat pe unităţi administrativ-teritoriale şi pe secţii de votare constituite în cadrul acestora, în conformitate cu Legea nr.764-XV din 27 decembrie 2001 privind organizarea administrativ-teritorială a Republicii Moldova. Registratorul are acces doar la unitatea administrativ-teritorială pentru care a fost autorizat, poate vizualiza, actualiza şi modifica informaţia numai cu privire la secţiile de votare şi alegătorii arondaţi la secţiile de care răspunde, semnînd în acest sens o declaraţie (anexa nr.3).

 

Capitolul V

RESPONSABILITĂŢI ŞI ATRIBUŢII

1.1. Responsabilităţile şi atribuţiile posesorului

28. Posesorul Registrului are următoarele responsabilităţi:

- asigură condiţiile juridice, organizatorice şi financiare pentru crearea şi ţinerea Registrului;

- asigură ţinerea Registrului în conformitate cu regulile de ţinere a registrelor;

- asigură autenticitatea, plenitudinea şi integritatea datelor din Registru;

- asigură securitatea şi protecţia datelor din Registru;

- asigură elaborarea ghidurilor şi instruirea registratorilor implicaţi în procesul de lucru cu Registrul;

- asigură întocmirea, actualizarea şi imprimarea listelor electorale în baza Registrului.

29. Atribuţiile posesorului Registrului:

- conlucrează cu furnizorii datelor Registrului şi administratorul;

- stabileşte scopul, condiţiile, mijloacele şi termenul de ţinere a Registrului şi de prelucrare a datelor conţinute în acesta;

- defineşte clar responsabilităţile şi atribuţiile administratorului Registrului şi registratorilor;

- autorizează registratorii;

- stabileşte condiţiile de acces la datele din Registru;

- stabileşte măsurile tehnice şi organizatorice de protecţie şi securitate a Registrului;

- stabileşte răspunderea pentru nerespectarea prevederilor prezentului Regulament.

1.2. Responsabilităţile şi atribuţiile administratorului Registrului

30. Administratorul Registrului are următoarele responsabilităţi:

- este responsabil de ţinerea şi buna funcţionare a Registrului;

- monitorizează procesul de prelucrare automatizată a datelor;

- este responsabil de păstrarea confidenţialităţii, integrităţii şi disponibilităţii datelor alegătorilor;

- asigură disponibilitatea Registrului pentru persoanele autorizate;

- asigură prelucrarea datelor în scopul determinat de posesorul Registrului;

- monitorizează activitatea registratorului;

- identifică riscurile ce pot influenţa integritatea datelor şi previne accesul neautorizat la Registru.

31. Atribuţiile administratorului Registrului:

- conlucrează cu furnizorii datelor Registrului, posesorul şi registratorii;

- creează nume de utilizator şi acordă acces la Registru;

- modifică, statutul şi informaţia despre alegător, cu excepţia datelor importate din RSP;

- verifică corectitudinea modificărilor incluse de registrator;

- coordonează procesul de întocmire, actualizare a listelor electorale de către registratori;

- pregăteşte listele electorale pentru imprimare;

- îndeplineşte şi alte atribuţii necesare bunei funcţionări a Registrului.

1.3. Responsabilităţile şi atribuţiile registratorului

32. Registratorul este responsabil de:

- exactitatea şi corectitudinea modificărilor şi actualizărilor efectuate în limita competenţei sale;

- asigurarea confidenţialităţii şi securităţii datelor din Registru la care are acces;

- prelucrarea datelor cu bună-credinţă, în termenele şi în scopul stabilit de posesorul Registrului.

Registratorul poartă răspundere pentru:

- extragerea datelor din RSA şi efectuarea copiilor de pe acestea;

- calitatea listelor electorale;

- nerespectarea prevederilor prezentului Regulamentului.

33. Atribuţiile registratorului:

- conlucrează cu administratorul şi furnizorii de date;

- creează, şterge adrese, străzi;

- creează, şterge declaraţii de şedere, la cererea alegătorului;

- creează, şterge secţii de votare;

- arondează şi modifică adresa/strada la o secţie sau alta;

- arondează alegătorul la o secţie sau alta;

- schimbă statutul alegătorului;

- îndeplineşte şi alte atribuţii necesare bunei funcţionări a Registrului.

 

Capitolul VI

REGIMUL JURIDIC DE PRELUCRARE ŞI UTILIZARE A DATELOR REGISTRULUI

1.1. Garanţii privind securitatea datelor cu caracter personal ale alegătorilor

34. Protecţia şi securitatea Registrului, ale datelor cu caracter personal conţinute în acesta, este asigurată de către Comisia Electorală Centrală în conformitate cu legislaţia în vigoare, prin implementarea Sistemului de management al securităţii informaţiei în cadrul Comisiei Electorale Centrale ISO/IEC 27001:2005, prin aprobarea Politicii de securitate a informaţiei în cadrul CEC din 22 octombrie 2013, prin Standardele de securitate a informaţiei în cadrul CEC, aprobate la 4 noiembrie 2013 prin dispoziţia nr.46-a a preşedintelui Comisiei.

35. Comisia Electorală Centrală are stabilite proceduri, norme, reguli interne care reglementează totalitatea procesului de securizare a sistemului informaţional al Comisiei.

1. 2. Accesul la datele din Registru

36. Caracterul public al Registrului va fi asigurat în măsura prevăzută de Codul electoral şi prezentul Regulament.

37. Accesul alegătorilor la Registru este limitat, aceştia au posibilitatea să verifice doar datele proprii, prin introducerea codului personal.

1.3. Utilizarea datelor din Registru

38. Se interzice utilizarea datelor Registrului în scopuri contrare celor stabilite în prezentul Regulament.

39. Datele alegătorilor din Registru, din momentul încetării utilizării, prelucrării acestora, se arhivează, primind statutul de document de arhivă.

1.4. Întocmirea listelor electorale în baza Registrului

40. Listele electorale, întocmite în baza Registrului, sînt liste ce cuprind toţi cetăţenii cu drept de vot care domiciliază sau îşi au reşedinţa pe teritoriul unei secţii de votare.

41. Întocmirea, administrarea, difuzarea şi actualizarea listelor electorale se efectuează în conformitate cu Regulamentul privind întocmirea, administrarea, difuzarea şi actualizarea listelor electorale aprobat prin hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr.2674 din 25 septembrie 2014 şi cu prezentul Regulament.

 

Capitolul VII

CONTROLUL ŞI RĂSPUNDEREA

42. Modul de ţinere a Registrului poate fi supus controlului intern şi extern.

43. Controlul intern se efectuează de Comisia Electorală Centrală, iar controlul extern de autoritatea abilitată prin lege cu acest drept.

44. Controlul intern se efectuează anual şi, după caz, la necesitate. Controlul extern, de regulă, se efectuează anual.

45. Prejudicierea securităţii Registrului, permiterea accesului neautorizat sau abuzul de acces, afectarea integrităţii Registrului, denaturarea sau nimicirea datelor Registrului, copierea neautorizată a bazei de date a Registrului atrage după sine răspunderea în conformitate cu legislaţia în vigoare.