H O T Ă R Î R E

cu privire la unele măsuri de organizare a procesului de achiziţii în

domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor

 

nr. 544  din  12.11.2019

 

Monitorul Oficial nr.346-351/856 din 22.11.2019

 

* * *

În temeiul art.5 lit.b) şi c) din Legea nr.136/2017 cu privire la Guvern (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr.252, art.412), cu modificările ulterioare, în conformitate cu pct.22 din Hotărîrea Guvernului nr.414/2018 cu privire la măsurile de consolidare a centrelor de date în sectorul public şi de raţionalizare a administrării sistemelor informaţionale de stat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2018, nr.157-166, art.474), cu modificările ulterioare, precum şi în vederea asigurării eficienţei, corectitudinii, transparenţei şi demonopolizării achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Metodologia de coordonare a achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor (se anexează).

2. În scopul aplicării uniforme a prevederilor Metodologiei de coordonare a achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, Ministerul Finanţelor în comun cu Agenţia Achiziţii Publice şi Instituţia publică „Agenţia de Guvernare Electronică”:

1) pentru asigurarea trasabilităţii şi monitorizării legăturii dintre cheltuielile planificate şi bugetate şi cele efectiv realizate, vor asigura armonizarea şi unificarea codurilor utilizate în clasificaţia bugetară şi a codurilor din Vocabularul comun al achiziţiilor publice utilizate în procesul de achiziţii, cu actualizarea periodică a acestora;

2) vor elabora şi vor aproba, în termen de 30 de zile, un model standardizat de formular pentru înaintarea propunerilor de bugetare a cheltuielilor pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii, respectînd principiul bugetării pe sisteme informaţionale, reflectării cheltuielilor pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii, indiferent de sursa de finanţare, care va fi aplicabil începînd cu următorul ciclu bugetar;

3) vor elabora şi vor aproba, în termen de 30 de zile, un model standardizat de plan general de achiziţii pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii, respectînd principiul reflectării tuturor tipurilor de achiziţii, indiferent de sursa de finanţare a acestora;

4) vor asigura profilarea staţiilor de lucru pentru angajaţii din sectorul public, prin identificarea şi standardizarea cerinţelor tehnice şi configurărilor de bază pentru echipamentele periferice, licenţele software etc., conform rolurilor şi specificului de activitate şi necesitate a categoriilor de angajaţi din sectorul public.

3. Ministerul Finanţelor va aproba spre finanţare doar propunerile de buget pentru domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor care au fost consultate şi avizate pozitiv de Instituţia publică „Agenţia de Guvernare Electronică”, în modul prevăzut de prezenta hotărîre.

4. Ministerele, alte autorităţi administrative centrale subordonate Guvernului, Cancelaria de Stat şi structurile organizaţionale din sfera lor de competenţă (autorităţile administrative din subordine, serviciile publice desconcentrate şi cele aflate în subordine, precum şi instituţiile publice şi întreprinderile de stat în care ministerul, Cancelaria de Stat sau altă autoritate administrativă centrală are calitatea de fondator), autorităţile/instituţiile publice şi organizaţiile de stat autonome subordonate sau fondate de Guvern:

1) vor aplica şi vor respecta Metodologia de coordonare a achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor;

2) vor întocmi propunerile de bugetare a cheltuielilor pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii conform formularului standardizat aprobat şi normelor metodologice corespunzătoare;

3) înainte de prezentarea către Ministerul Finanţelor a propunerilor de bugetare a cheltuielilor pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii, vor asigura avizarea şi coordonarea acestora cu Instituţia publică „Agenţia de Guvernare Electronică”;

4) vor elabora planuri generale de achiziţii pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii, respectînd principiul reflectării tuturor tipurilor de achiziţii, indiferent de sursa şi tipul de finanţare sau achiziţie;

5) vor coordona cu Instituţia publică „Agenţia de Guvernare Electronică” şi vor aviza planurile generale de achiziţii pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii şi modificările operate la acestea, precum şi vor asigura publicarea planurilor aprobate pe paginile lor oficiale;

6) vor pune la dispoziţia Instituţiei publice „Agenţia de Guvernare Electronică” informaţiile cu privire la toate tipurile de achiziţii în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, precum şi vor colabora cu aceasta pentru o transparenţă sporită în procesul de achiziţie.

5. Instituţia publică „Agenţia de Guvernare Electronică” va asigura:

1) punerea în aplicare a Metodologiei de coordonare a achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor;

2) avizarea propunerilor de bugetare a cheltuielilor pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii, prezentate în baza formularului standard, conform criteriilor incluse în Lista de verificare, aprobată prin ordinul comun al Instituţiei publice „Agenţia de Guvernare Electronică”, Ministerului Finanţelor şi Agenţiei Achiziţii Publice, care este publică;

3) avizarea planurilor generale de achiziţii pentru tehnologii informaţionale şi comunicaţii şi a modificărilor la plan.

6. În scopul asigurării capacităţilor necesare pentru executarea prezentei hotărîri şi al punerii în aplicare a Metodologiei de coordonare a achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, Instituţia publică „Agenţia de Guvernare Electronică”, în termen de 30 de zile, va prezenta spre aprobare consiliului instituţiei propuneri argumentate de completare a structurii şi a efectivului-limită.

7. În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărîri, Instituţia publică „Agenţia de Guvernare Electronică” în comun cu Ministerul Finanţelor şi Agenţia Achiziţii Publice vor efectua o evaluare a modului de implementare a prezentei hotărîri şi de aplicare a Metodologiei de coordonare a achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, precum şi vor înainta Guvernului un raport cu propunerile corespunzătoare.

8. Controlul asupra executării prezentei hotărîri se pune în sarcina Cancelariei de Stat.

9. Prezenta hotărîre intră în vigoare la data publicării.

 

 

 

Aprobată

prin Hotărîrea Guvernului

nr.544 din 12 noiembrie 2019

 

METODOLOGIA

de coordonare a achiziţiilor în domeniul tehnologiei

informaţiei şi comunicaţiilor

 

1. Prezenta Metodologie reglementează procedura unificată şi transparentă de organizare a achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor pentru asigurarea oportunităţii investiţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, racordarea acestora la planurile strategice de dezvoltare ale Guvernului, monitorizarea respectării principiilor competitivităţii şi consistenţei achiziţiilor, compatibilităţii şi neutralităţii tehnologice, eficientizării şi transparentizării achiziţiilor.

2. Prezenta Metodologie se aplică achiziţiilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, indiferent de tipul achiziţiei, metoda şi sursa de finanţare, iniţiate şi desfăşurate de ministere, alte autorităţi administrative centrale subordonate Guvernului, Cancelaria de Stat şi structurile organizaţionale din sfera lor de competenţă (autorităţi administrative din subordine, servicii publice desconcentrate şi cele aflate în subordine, precum şi instituţii publice şi întreprinderi de stat în care ministerul, Cancelaria de Stat sau altă autoritate administrativă centrală are calitatea de fondator), autorităţi/instituţii publice şi organizaţii de stat autonome subordonate sau fondate de Guvern.

3. În sensul prezentei Metodologii se definesc următoarele noţiuni:

achiziţii în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor (în continuare – achiziţii TIC) – procurarea, prin intermediul unui contract cu titlu oneros, dobîndirea, obţinerea, prin intermediul unui contract/acord cu titlu gratuit (grant, donaţie), a lucrărilor sau serviciilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor (design, dezvoltare, configurare, instalare, administrare, mentenanţă a soluţiilor software, hardware), a bunurilor (echipamente periferice), indiferent dacă bunurile, lucrările sau serviciile sînt destinate sau nu unui scop public, precum şi indiferent de sursa de acoperire a cheltuielilor legate de achiziţie;

achiziţii TIC istorice – achiziţii care au fost deja finalizate, perioada contractuală a expirat şi toate plăţile conform contractului au fost deja efectuate;

achiziţii TIC finalizate – achiziţii care au fost deja derulate, contractul a fost atribuit, semnat şi se află în faza de executare, implicînd efectuarea anumitor plăţi contractuale;

achiziţii TIC în derulare – achiziţii pentru care a fost anunţată şi publicată intenţia, anunţul de achiziţie, inclusiv documentaţia pentru licitaţie a fost elaborată şi publicată, înaintată, dar contactul încă nu a fost atribuit sau semnat;

achiziţii TIC viitoare – achiziţii neiniţiate, pentru care documentaţia de achiziţie nu a fost elaborată;

categorii de risc în achiziţii TIC – categoriile I, II, III şi IV, conform criteriilor descrise în următorul tabel:

 

 

4. Cu referire la achiziţiile TIC istorice, Instituţia publică „Agenţia de Guvernare Electronică” (în continuare – Agenţie) este în drept să desfăşoare următoarele activităţi:

1) să identifice, cu sprijinul Cancelariei de Stat, Agenţiei Achiziţii Publice şi Ministerului Finanţelor, achiziţiile desfăşurate, obiectul acestora şi livrabilele implicate;

2) să analizeze informaţiile despre achiziţii puse la dispoziţie de autorităţi, instituţii; să adreseze întrebări de clarificare, precum şi să solicite materiale suplimentare în vederea înlăturării neclarităţilor şi elucidării neconcordanţelor sau problemelor;

3) să sesizeze prin raport Cancelaria de Stat şi autorităţile responsabile cu referire la problemele, devierile şi disfuncţionalităţile constatate, cu formularea propunerilor de acţiune şi intervenţie pe marginea acestora.

5. În cadrul achiziţiilor TIC finalizate, Agenţia este în drept să intervină şi să întreprindă următoarele acţiuni:

1) să identifice, cu sprijinul Cancelariei de Stat, Agenţiei Achiziţii Publice şi Ministerului Finanţelor, achiziţiile desfăşurate de autorităţi/instituţii, obiectul acestora şi livrabilele implicate, indiferent de categoria de risc a achiziţiilor;

2) să monitorizeze, pentru achiziţiile din categoriile de risc I, II şi III, executarea corectă a contractului de către autoritatea/instituţia vizată, cu centrare pe devierile de timp/durata de implementare, devierile de buget, devierile de la scopul iniţial al achiziţiei şi beneficiile planificate, în baza unui mecanism de raportare stabilit de Agenţie;

3) să sesizeze prin raport Cancelaria de Stat şi autorităţile responsabile cu referire la problemele, devierile şi disfuncţionalităţile constatate, cu formularea propunerilor corespunzătoare de acţiune şi intervenţie pe marginea acestora;

4) pentru achiziţiile din toate categoriile de risc, să ia în evidenţă livrabilele (rezultatul prestării serviciului, lucrărilor: codul-sursă al sistemului informaţional, documentaţia tehnică deplină, ghiduri de utilizare şi administrare) care au constituit obiectul achiziţiei, inclusiv prin punerea la dispoziţie şi administrarea unui repozitoriu specializat, precum şi formularea unor instrucţiuni clare pentru autorităţi/instituţii în acest sens.

6. În cadrul achiziţiilor TIC în derulare, Agenţia este în drept să intervină şi să întreprindă următoarele acţiuni:

1) pentru achiziţiile din categoriile de risc I, II şi III, să participe în grupurile de lucru pentru achiziţii pentru evaluarea documentaţiei de achiziţie, în baza unei Liste de verificare, aprobate prin ordinul comun al Agenţiei, Ministerului Finanţelor şi Agenţiei Achiziţii Publice;

2) pentru achiziţiile din categoria de risc IV, să efectueze postevaluarea documentaţiei de achiziţie, în baza Listei de verificare, aprobate prin ordinul comun al Agenţiei, Ministerului Finanţelor şi Agenţiei Achiziţii Publice;

3) să evalueze justificarea şi argumentarea oportunităţii achiziţiei, indiferent de categoria de risc a acesteia şi să decidă în acest sens;

4) pentru achiziţiile din toate categoriile de risc, să efectueze validarea, aprobarea finală a documentaţiei de evaluare şi a documentaţiei de achiziţie.

7. În contextul achiziţiilor TIC în proces, autorităţile/instituţiile vizate sînt obligate să asigure accesul şi implicarea reprezentanţilor desemnaţi ai Agenţiei prin atragerea acestora în grupurile de lucru pentru desfăşurarea achiziţiilor, în procesul de evaluare a ofertelor etc., precum şi prin punerea la dispoziţie a informaţiei necesare.

8. Pentru achiziţiile TIC viitoare, autorităţile/instituţiile menţionate la pct.2:

1) vor iniţia achiziţii în domeniul TIC în strictă conformitate cu limitele bugetare planificate şi aprobate, în baza Planului general de achiziţii aprobat de Agenţie, în corespundere cu prevederile prezentei Metodologii;

2) înainte de lansarea procesului de achiziţie, indiferent de categoria de risc a acesteia, vor coordona oportunitatea achiziţiei cu Agenţia, care va decide în acest sens şi va înainta recomandări în privinţa justificării şi argumentării oportunităţii achiziţiei;

3) înainte de lansarea procesului de achiziţie, indiferent de categoria de risc a acesteia, vor asigura coordonarea cu Agenţia a documentaţiei aferente procesului de achiziţie (anunţ, caiet de sarcini, criterii de calificare, termene de referinţă, sarcină/specificaţie tehnică etc.);

4) pentru achiziţiile din categoriile de risc I, II şi III, vor asigura implicarea obligatorie a reprezentantului desemnat al Agenţiei în întreg procesul de achiziţie, cu atragerea acestuia în grupul de lucru pentru desfăşurarea achiziţiei. Prin derogare, Agenţia poate recomanda, la etapa de coordonare menţionată la subpct.1), implicarea obligatorie a reprezentantului desemnat al Agenţiei în grupul de lucru pentru desfăşurarea achiziţiei şi pentru achiziţiile din categoria de risc IV, în funcţie de particularităţile achiziţiei, impactul social etc.;

5) pentru achiziţiile din categoria de risc IV, vor asigura validarea finală a evaluării ofertelor şi rezultatelor achiziţiei;

6) pentru achiziţiile din toate categoriile de risc, în comun cu Agenţia, vor asigura monitorizarea executării corecte a contractelor, cu centrare pe devierile de timp/durata de implementare, devierile de buget, devierile de la scopul iniţial al achiziţiei şi beneficiile planificate, în baza unui mecanism de raportare stabilit de Agenţie;

7) pentru achiziţiile din toate categoriile de risc, vor asigura luarea în evidenţă a livrabilelor (rezultatul prestării serviciului, lucrărilor: codul-sursă al sistemului informaţional, documentaţia tehnică deplină, ghiduri de utilizare şi administrare etc.) care au constituit obiectul, rezultatul achiziţiei, conform instrucţiunilor stabilite de Agenţie.

9. În cazul constatării abaterilor de la procedura de efectuare a achiziţiei ori al ignorării recomandărilor Agenţiei, înaintate la orice etapă de desfăşurare a achiziţiilor, executare a contractelor, elaborare a soluţiilor şi resurselor informaţionale, Agenţia va sesiza prin raport Cancelaria de Stat şi autorităţile responsabile problemele, devierile şi disfuncţionalităţile constatate, cu formularea propunerilor corespunzătoare de acţiune şi intervenţie.