L E G E

cu privire la registre

nr. 1320-XIII  din  25.09.97

Monitorul Oficial al R.Moldova nr.77-78/639 din 27.11.1997

* * *

Abrogat: 25.11.2007

Legea R.Moldova nr.71-XVI din 22.03.2007

C U P R I N S

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

Articolul 1. Noţiuni de bază

Articolul 2. Reglementarea juridică

Articolul 3. Principiile de ţinere a registrelor

Articolul 4. Obiectul înregistrării

Articolul 5. Deţinătorul de registru. Registratorul

Articolul 6. Subregistratura

Articolul 7. Modul de ţinere a registrelor

Articolul 8. Cerinţele generale de ţinere a registrelor

Capitolul II

ŢINEREA MANUALĂ A REGISTRELOR

Articolul 9. Completarea manuală a registrelor

Articolul 10. Cărţile registrelor

Articolul 11. Înscrisurile în registru

Articolul 12. Ordinea înscrierii datelor în registru

Articolul 13. Modul de rectificare, modificare şi completare a registrului

Articolul 14. Procedura radierii din registru

Articolul 15. Cerinţele generale faţă de actele doveditoare

Articolul 16. Drepturile şi obligaţiile persoanei înregistrate sau ale titularului de drepturi asupra obiectului înregistrării

Articolul 17. Drepturile şi obligaţiile registratorului

Articolul 18. Persoana responsabilă de înscrierea datelor în registru

Articolul 19. Păstrarea registrelor şi actelor, nimicirea lor

Articolul 20. Furnizarea informaţiei (eliberarea extraselor) din registru

Capitolul III

ŢINEREA COMPUTERIZATĂ A REGISTRELOR

Articolul 21. Completarea registrelor cu ajutorul calculatoarelor electronice

Articolul 22. Certificarea programelor pentru calculatoarele electronice şi a acestor mijloace tehnice de ţinere a registrelor

Capitolul IV

ALTE CONDIŢII DE ŢINERE A REGISTRELOR

Articolul 23. Particularităţile ţinerii registrelor de date ce constituie secret de stat sau secret comercial

Articolul 24. Restabilirea registrelor

Capitolul V

CONTROLUL ŞI RESPONSABILITATEA

Articolul 25. Controlul asupra ţinerii registrului

Articolul 26. Responsabilitatea

Capitolul VI

DISPOZIŢII FINALE ŞI TRANZITORII

Articolul 27. Dispoziţii finale

Articolul 28. Dispoziţii tranzitorii

Parlamentul adoptă prezenta lege.

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

Articolul 1. Noţiuni de bază

În sensul prezentei legi, sînt utilizate următoarele noţiuni de bază:

registru - listă de persoane, obiecte, fenomene, evenimente, acţiuni, tranzacţii etc., ce conţine şi date reglementate despre ele în limitele unei categorii strict determinate în conformitate cu scopul înregistrării;

registru public - registru a cărui instituire este prevăzută de legislaţie, care conţine informaţii din domeniile de activitate a autorităţilor publice şi care este ţinut de organele acestora sau de o persoană terţă împuternicită de ele;

registru privat - registru ţinut de persoane fizice şi juridice, cu excepţia autorităţilor publice, care este supus controlului acestora din urmă în conformitate cu legislaţia;

înregistrare - înscriere de date în registru şi note ulterioare prevăzute de legislaţie, confirmate prin semnătura şi/sau cu parafa persoanei responsabile de efectuarea înscrisurilor sau în alt mod stabilit de legislaţie;

subregistratură - sistem de înregistrare după criteriul teritorial sau după un alt criteriu în cîteva puncte de înregistrare, subordonate unui centru unic de înregistrare;

ţinere a registrului - introducere de date în registru, păstrare a registrului şi a documentelor ce constituie temei pentru introducerea de date în registru, precum şi eliberare de extrase din registru;

ţinere manuală a registrului - ţinere a registrului prin înscriere de date în cărţi (condici, fişe etc.), confecţionate din hîrtie albă, cu file şnuruite, numerotate şi certificate în modul stabilit;

ţinere computerizată a registrului - ţinere a registrului prin introducere de date în memoria calculatoarelor electronice (computerelor).

Articolul 2. Reglementarea juridică

(1) Prezenta lege reglementează condiţiile generale de ţinere a registrelor publice şi a registrelor private, a căror instituire este prevăzută de legislaţie.

(2) Ţinerea registrelor este reglementată de prezenta lege, de alte acte normative şi reguli de ţinere a registrelor de diferite tipuri.

(3) Regulile de ţinere a registrelor de diferite tipuri nu trebuie să contravină prezentei legi şi sînt aprobate de autorităţile administraţiei publice abilitate cu controlul unor astfel de registre.

Articolul 3. Principiile de ţinere a registrelor

Ţinerea registrelor se face după următoarele principii:

a) înregistrarea unică, excluzîndu-se înregistrarea repetată a aceluiaşi obiect al înregistrării;

b) înscrierea datelor în ordine cronologică;

c) utilizarea, după caz, a unor tipuri unice de registre;

d) numerotarea înregistrărilor în ordinea efectuării lor;

e) asigurarea completivităţii şi veridicităţii datelor înregistrate;

f) temeinicia datelor înregistrate;

g) expunerea clară şi corectă a informaţiei care se trece în registru;

h) continuitatea ţinerii registrelor;

i) accesul sancţionat la registru;

j) controlul asupra modului de completare a registrului;

k) ţinerea registrului într-o singură limbă.

Articolul 4. Obiectul înregistrării

Obiect al înregistrării poate fi o persoană, un obiect, un fenomen, un eveniment, o acţiune, o tranzacţie etc., în funcţie de scopul înregistrării.

Articolul 5. Deţinătorul de registru. Registratorul

(1) Deţinător de registru este o persoană fizică sau juridică obligată, în temeiul prevederilor legale, să instituie registru public sau privat.

(2) Registrator este o persoană fizică sau juridică ce exercită funcţia de ţinere a registrului.

(3) Dacă legislaţia nu prevede altfel, funcţiile registratorului pot fi exercitate, pe baze contractuale, de o altă persoană care acţionează în numele deţinătorului de registru.

(4) În cazul înlocuirii registratorului, avizul respectiv trebuie să fie dat publicităţii în modul stabilit, cel tîrziu cu 10 zile înainte de data încetării împuternicirilor lui.

Articolul 6. Subregistratura

(1) Înregistrarea prin sistem de subregistratură poate fi organizată după criteriul teritorial sau după un alt criteriu.

(2) Sistemul de subregistratură trebuie să excludă înregistrarea repetată a aceloraşi date (dublarea înscrisurilor).

(3) Ţinerea registrului în sistem de subregistratură se efectuează pe baze contractuale de persoane numite subregistratori.

Articolul 7. Modul de ţinere a registrelor

(1) Registrele pot fi ţinute în mod manual sau computerizat.

(2) Ţinerea manuală a registrelor este obligatorie şi în cazul ţinerii lor computerizate.

(3) Dacă datele din registrul ţinut şi manual, şi computerizat nu corespund, datele din registrul ţinut manual se consideră autentice.

(4) Cerinţele privind registrele ţinute de către participanţii profesionişti la piaţa valorilor mobiliare, modul de ţinere a acestora, precum şi de eliberare a extraselor din ele, se stabilesc de către Comisia Naţională a Pieţei Financiare.

[Art.7 modificat prin Legea nr.130-XVI din 07.06.2007, în vigoare 06.07.2007] 

[Art.7 completat prin Legea nr.1528-XV din 12.12.2002, în vigoare 31.12.2002]

Articolul 8. Cerinţele generale de ţinere a registrelor

(1) Registrul trebuie să poarte o denumire care să reflecte destinaţia sa şi natura obiectelor înregistrării, să conţină denumirea deţinătorului de registru, a registratorului (subregistratorului) şi a organului care exercită controlul asupra ţinerii lui, termenele ţinerii şi păstrării lui şi alte date stabilite de legislaţie şi de regulile de ţinere a registrelor.

(2) Registrul trebuie completat astfel încît să se asigure completivitatea şi autenticitatea informaţiei înscrise.

(3) Modul de ţinere a registrului nu poate fi modificat decît în cazurile prevăzute de legislaţie.

(4) În scopul unificării formelor registrelor şi procedurilor de înregistrare, autorităţile administraţiei publice au dreptul să stabilească, în limita competenţei lor, norme unice de ţinere a registrelor.

Capitolul II

ŢINEREA MANUALĂ A REGISTRELOR

Articolul 9. Completarea manuală a registrelor

Completarea manuală a registrelor înseamnă efectuarea de înscrisuri în cărţile acestora.

Articolul 10. Cărţile registrelor

(1) Cărţile registrelor trebuie să fie şnuruite, iar filele numerotate. Numărul filelor se indică pe ultima pagină şi se autentifică de reprezentantul abilitat al autorităţii administraţiei publice care exercită controlul asupra completării registrului prin aplicarea semnelor de control: semnătura şi ştampila.

(2) Înlocuirea filelor din cartea registrului prin extragerea lor şi încleierea unor file noi este interzisă.

(3) Fiecare carte a registrului cuprinde în mod obligatoriu denumirea registrului, denumirea deţinătorului de registru, a registratorului (subregistratorului) şi a organului care exercită controlul asupra ţinerii registrului, numărul propriu, termenele sale de ţinere şi păstrare, precum şi ale registrului, alte date stabilite de legislaţie şi de regulile de ţinere a registrelor.

Articolul 11. Înscrisurile în registru

(1) Registrul se ţine în limba de stat.

(2) Registrul poate fi tradus în alte limbi conform Legii cu privire la funcţionarea limbilor vorbite pe teritoriul Republicii Moldova.

(3) Înscrisurile în registru trebuie efectuate astfel încît să se elimine posibilitatea ştergerii (radierii, distrugerii) lor prin metode mecanice, chimice sau în alt mod fără ca să rămînă semne vizibile de ştersătură (radiere, distrugere).

(4) Înscrisurile trebuie să fie făcute citeţ şi clar, fără prescurtări, pentru a se evita interpretarea diferită a noţiunilor. Cifrele trebuie să fie scrise măcar o dată cu litere. Pentru efectuarea înscrisurilor pot fi utilizate parafe cu textele respective.

(5) Spaţiile libere din rîndurile incomplete şi alte locuri goale se barează pentru a se elimina posibilitatea includerii unor alte date sau texte.

Articolul 12. Ordinea înscrierii datelor în registru

(1) Datele se înscriu în registru în ordine cronologică.

(2) Registrul poate fi sistematizat în ordine alfabetică, după obiectele înregistrării sau în orice altă ordine care ar permite înscrierea datelor şi în ordine cronologică. Ordinea stabilită nu poate fi modificată în limitele unei cărţi a registrului.

(3) În cazurile prevăzute de legislaţie, registratorul trece datele în registru numai la cererea persoanelor împuternicite, în baza actelor doveditoare prezentate.

(4) Înscrisul făcut în registru trebuie să conţină:

a) numărul de ordine, care se atribuie în momentul efectuării lui sau al prezentării cererii şi/sau a actului în al cărui temei se face înregistrarea;

b) data şi ora înregistrării;

c) descrierea obiectului înregistrării;

d) temeiul înregistrării;

e) alte date prevăzute de legislaţie.

(5) Înscrisul în registru se face imediat, la prezentarea actelor necesare pentru înregistrare, sau cel tîrziu în termenele stabilite de legislaţie şi de regulile de ţinere a registrelor.

(6) Fiecare înscris în registru se certifică prin semnătura şi/sau cu parafa persoanei care l-a executat şi care este responsabilă de înregistrare. În cazurile prevăzute de legislaţie, înscrisurile în registru trebuie să fie certificate şi de alte persoane.

(7) La finele zilei de muncă sau ale unei alte perioade stabilite, conform condiţiilor de ţinere a registrului, după ultimul înscris, pe primul rînd alb se trage o linie orizontală pe întreaga filă.

Articolul 13. Modul de rectificare, modificare şi completare a registrului

(1) Rectificarea, modificarea şi completarea registrului se fac în modul prevăzut la art.11, 12 şi 14.

(2) Dacă în registru nu este loc suficient pentru efectuarea de rectificări, modificări şi completări, acestea pot fi făcute pe o foaie de hîrtie, care se încleie în dreptul înscrisului respectiv, aplicîndu-se semnăturile şi/sau ştampila. O parte a semnăturii (ştampilei) trebuie să cuprindă foaia încleiată.

(3) Rectificările, modificările şi completările făcute în registru trebuie autentificate prin semnătura persoanelor abilitate.

Articolul 14. Procedura radierii din registru

(1) Radierea din registru se efectuează în modul stabilit de legislaţie.

(2) Radierea din registru se face prin bararea întregului înscris cu rectificările, modificările şi completările făcute, aplicîndu-se semnăturile şi/sau ştampilele persoanelor abilitate şi indicîndu-se data radierii, dacă legislaţia nu prevede altfel.

(3) Radierea (rectificarea) înscrisurilor se efectuează astfel încît textul iniţial să poată fi citit.

Articolul 15. Cerinţele generale faţă de actele doveditoare

Actele în al căror temei se efectuează înscrisurile în registru trebuie să fie autentice, copiile de pe ele să fie legalizate în modul stabilit, înscrisurile din ele să corespundă condiţiilor formulate la art.11, dacă legislaţia nu prevede alte cerinţe privind perfectarea actelor.

Articolul 16. Drepturile şi obligaţiile persoanei înregistrate sau ale titularului de drepturi asupra obiectului înregistrării

(1) Persoana înregistrată sau titularul de drepturi asupra obiectului înregistrării poate solicita registratorului date cu privire la obiectul înregistrării, precum şi informaţii referitoare la disponibilitatea, autenticitatea sau completivitatea acestor date.

(2) Persoana înregistrată sau titularul de drepturi asupra obiectului înregistrării este obligată:

a) să asigure autenticitatea datelor prezentate pentru înregistrare şi actualizarea acestora în modul stabilit de legislaţie;

b) să răspundă la cererea indicată la art.17 alin.(1) în termen de 10 zile, dacă legislaţia nu prevede un alt termen.

Articolul 17. Drepturile şi obligaţiile registratorului

(1) Registratorul este în drept să ceară persoanelor care au prezentat date despre obiectul înregistrării informaţii suplimentare asupra lui dacă apar îndoieli referitor la autenticitatea datelor ce se înscriu în registru.

(2) Registratorul este obligat:

a) să prevină accesul nesancţionat la datele din registru, utilizarea lor ilegală, difuzarea, modificarea sau nimicirea lor;

b) să răspundă la cererile indicate la art.16 alin.(1) în termen de 3 zile lucrătoare, dacă legislaţia nu prevede un alt termen.

Articolul 18. Persoana responsabilă de înscrierea datelor în registru

Pentru a înscrie datele în registru, registratorul desemnează o persoană responsabilă, cu capacitatea deplină de exerciţiu şi de calificarea necesară.

Articolul 19. Păstrarea registrelor şi actelor, nimicirea lor

(1) După completarea cărţilor registrului sau la expirarea termenelor stabilite pentru efectuarea înscrisurilor, deţinătorul de registru este obligat să asigure păstrarea lor.

(2) Condiţiile şi termenele de păstrare a diverselor tipuri de registre sînt stabilite de legislaţie.

(3) Actele ce constituie temei pentru efectuarea înscrisurilor în registru se păstrează în termenul stabilit pentru păstrarea cărţii respective a registrului, dacă legislaţia nu prevede altfel.

(4) La expirarea termenului de păstrare a registrului şi a actelor menţionate, acestea pot fi nimicite de custode dacă în contractul încheiat între deţinătorul de registru şi custode nu se prevede altfel.

Articolul 20. Furnizarea informaţiei (eliberarea extraselor) din registru

(1) Registratorul este obligat să furnizeze informaţii (să elibereze extrase) din registru, în volumul solicitat, oricărei persoane, din momentul în care vor fi disponibile pentru a fi furnizate (eliberate), dar nu mai tîrziu de 3 zile lucrătoare de la data depunerii cererii.

(2) Informaţia poate fi furnizată gratuit sau contra plată în conformitate cu legislaţia.

(3) Extrasul din registru trebuie să fie semnat de registrator sau, în numele acestuia, de persoana responsabilă de înscrierea datelor în registru, indicîndu-se data întocmirii extrasului.

(4) Refuzul de a elibera extras din registru poate fi atacat în instanţa de contencios administrativ competentă.

[Art.20 modificat prin Legea nr.240-XV din 13.06.2003, în vigoare 08.07.2003]

[Art.20 modificat prin Legea nr.312-XV din 28.06.2001, în vigoare 20.07.2001]

Capitolul III

ŢINEREA COMPUTERIZATĂ A REGISTRELOR

Articolul 21. Completarea registrelor cu ajutorul calculatoarelor electronice

(1) Registrele pot fi completate cu ajutorul calculatoarelor electronice dacă programele lor şi aceste mijloace tehnice exclud accesul nesancţionat la registru şi permit ţinerea lui în condiţiile stabilite pentru ţinerea manuală a registrelor.

(2) Registratorul trebuie să asigure păstrarea copiilor de pe fişierele electronice în alte încăperi decît cele în care se face înregistrarea, precum şi actualizarea datelor din copii cel puţin o dată pe săptămînă.

Articolul 22. Certificarea programelor pentru calculatoarele electronice şi a acestor mijloace tehnice de ţinere a registrelor

Programele pentru calculatoarele electronice şi aceste mijloace tehnice de ţinere a registrelor sînt certificate în modul stabilit de legislaţie.

Capitolul IV

ALTE CONDIŢII DE ŢINERE A REGISTRELOR

Articolul 23. Particularităţile ţinerii registrelor de date ce constituie secret de stat sau secret comercial

(1) Particularităţile ţinerii registrelor de date ce constituie secret de stat sînt stabilite prin lege şi prin alte acte normative.

(2) Particularităţile ţinerii registrelor de date ce constituie secret comercial sînt stabilite prin lege.

(3) Datele ce constituie secret de stat sau comercial pot fi trecute în registru în formă cifrată (codificată).

(4) Persoanele vinovate de divulgarea secretului de stat sau secretului comercial din registre poartă răspunderea prevăzută de legislaţie.

Articolul 24. Restabilirea registrelor

(1) Restabilirea registrului are loc în caz de pierdere sau nimicire a datelor înregistrate sau a cărţii registrului, precum şi de deteriorare a semnelor de control.

(2) Registrul poate fi restabilit integral sau parţial în baza documentelor, extraselor din el, declaraţiilor făcute de martori, precum şi în baza altor surse de informaţii.

(3) Restabilirea registrului se face sub supravegherea autorităţii care exercită controlul asupra ţinerii lui sau în temeiul hotărîrii instanţei de judecată.

(4) În registrul restabilit se va consemna timpul şi condiţiile restabilirii.

Capitolul V

CONTROLUL ŞI RESPONSABILITATEA

Articolul 25. Controlul asupra ţinerii registrului

(1) Ţinerea registrului este supusă unui control intern şi extern. Controlul intern este efectuat de deţinătorul de registru, iar controlul extern de autorităţile administraţiei publice abilitate.

(2) Reprezentanţii autorităţilor administraţiei publice care exercită controlul asupra ţinerii registrului, conform împuternicirilor atribuite de legislaţie, au acces la datele din registru şi la mijloacele de ţinere a acestuia, inclusiv la actele în al căror temei se efectuează înscrisurile, precum şi în încăperile în care se prelucrează datele sau în care se află mijloacele tehnice utilizate în acest scop.

(3) Controlul extern asupra ţinerii registrelor trebuie să fie efectuat cel puţin o dată pe an dacă legislaţia nu prevede o altă periodicitate. După fiecare verificare, organul de control întocmeşte un act în două exemplare, dintre care unul se anexează la registru, iar celălalt rămîne la organul de control. Registratorul este obligat să întreprindă măsuri pentru lichidarea încălcărilor din ţinerea registrului, consemnate în actul de control.

(4) Condiţiile de efectuare a controlului asupra ţinerii registrelor sînt reglementate de legislaţie.

Articolul 26. Responsabilitatea

Persoanele vinovate de încălcarea condiţiilor de ţinere a registrului poartă răspundere disciplinară, civilă, administrativă sau penală prevăzută de legislaţie.

Capitolul VI

DISPOZIŢII FINALE ŞI TRANZITORII

Articolul 27. Dispoziţii finale

(1) Prezenta lege intră în vigoare după expirarea a 3 luni de la data publicării.

(2) Guvernul, în termen de 3 luni de la data publicării prezentei legi:

va aduce actele sale normative în concordanţă cu prezenta lege;

va prezenta Parlamentului spre examinare proiectele de modificare şi completare a actelor legislative în vigoare, conform prezentei legi;

va reglementa instituirea şi utilizarea registrelor cu forme unice.

Articolul 28. Dispoziţii tranzitorii

(1) Pînă la elaborarea şi certificarea programelor pentru calculatoarele electronice şi a acestor mijloace tehnice de ţinere a registrelor în condiţiile stabilite de prezenta lege, ţinerea computerizată se admite numai în cazul registrelor publice.

(2) Condiţiile de utilizare a programelor pentru calculatoarele electronice şi a acestor mijloace tehnice de ţinere a registrelor se stabilesc de Guvern.