H O T Ă R Î R E
pentru aprobarea regulamentelor cu privire
la Registrul de stat al actelor locale
nr. 672 din 28.08.2017
Monitorul Oficial nr.322-328/775 din 01.09.2017
* * *
Notă: În tot textul hotărîrii şi al anexelor, textele „Î.S. Centrul de telecomunicaţii speciale” şi „Întreprinderea de Stat „Centrul de telecomunicaţii speciale”, la orice formă gramaticală, se substituie cu textul „Instituţia Publică „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, la forma gramaticală corespunzătoare, conform Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020
În scopul executării prevederilor art.102 alin.(5) din Legea nr.436/2006 privind administraţia publică locală (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, nr.32-35, art.116), cu modificările ulterioare, şi art.2 alin.(1) din Legea nr.71/2007 cu privire la registre (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, nr.70-73, art.314), cu modificările ulterioare, Guvernul
[Clauza de adoptare modificată prin Hot.Guv. nr.229 din 06.10.2021, în vigoare 08.11.2021]
HOTĂRĂŞTE:
1. Se aprobă:
1) Regulamentul cu privire la modul de ţinere a Registrului de stat al actelor locale, conform anexei nr.1;
2) Regulamentul cu privire la evidenţa actelor supuse controlului administrativ de legalitate, conform anexei nr.2.
2. Anexele nr.1 şi nr.2 la Hotărîrea Guvernului nr.1381 din 7 decembrie 2006 „Cu privire la Registrul de stat al actelor juridice al Republicii Moldova”(Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.189-192, art.1475), cu modificările ulterioare, se modifică după cum urmează:
1) anexa nr.1:
a) la punctul 2, la noţiunea „act juridic”, textul „autorităţile administraţiei publice locale,” se exclude;
b) la punctul 11, textul „ , Agenţia Naţională pentru Reglementare în Telecomunicaţii şi Informatică şi autorităţile administraţiei publice locale” se substituie cu cuvintele „şi Agenţia Naţională pentru Reglementare în Comunicaţii Electronice şi Tehnologia Informaţiei”;
2) anexa nr.2:
a) la punctul 16, litera l) se exclude;
b) punctul 28 se abrogă.
3. Cancelaria de Stat:
1) în termen de o lună de la data publicării prezentei hotărîri, va crea Registrul de stat al actelor locale;
2) va încheia acorduri privind administrarea tehnică şi mentenanţa sistemului informaţional şi alte servicii aferente cu Instituţia Publică „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”;
3) în termen de 6 luni de la data publicării prezentei hotărîri:
a) va elabora, cu suportul Instituţiei Publice „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, şi va aproba politici de securitate informaţională a Registrului de stat al actelor locale;
b) va elabora baza de date electronică a Registrului de stat al actelor locale (va asigura migrarea datelor de pe platforma existentă) şi va asigura accesul autorităţilor administraţiei publice locale la baza de date respectivă, în condiţiile stabilite de Regulamentul cu privire la modul de ţinere a Registrului de stat al actelor locale.
[Pct.3 modificat prin Hot.Guv. nr.229 din 06.10.2021, în vigoare 08.11.2021]
4. Autorităţile executive ale administraţiei publice locale vor desemna, în condiţiile Regulamentului cu privire la modul de ţinere a Registrului de stat al actelor locale, persoanele responsabile de includerea actelor lor în Registrul de stat al actelor locale, comunicînd informaţia respectivă Cancelariei de Stat, după cum urmează:
1) autorităţile administraţiei publice locale de nivelul al doilea – în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărîri;
2) autorităţile administraţiei publice locale de nivelul întîi – în termen de 4 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărîri.
[Pct.4 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
5. La data intrării în vigoare a Legii nr.161 din 7 iulie 2016 pentru modificarea şi completarea unor acte legislative:
1) Cancelaria de Stat va asigura accesul autorităţilor administraţiei publice locale şi al oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat la Registrul de stat al actelor locale;
2) autorităţile administraţiei publice locale vor asigura includerea actelor lor în Registrul de stat al actelor locale, în condiţiile stabilite de Regulamentul cu privire la modul de ţinere a Registrului de stat al actelor locale.
6. Autorităţile administraţiei publice locale de nivelul al doilea vor include în Registrul de stat al actelor locale actele lor cu caracter normativ în vigoare, adoptate pînă la intrarea în vigoare a Legii nr.161 din 7 iulie 2016, în termen de 36 de luni de la data intrării în vigoare a legii în cauză.
7. Se recomandă autorităţilor administraţiei publice locale de nivelul întîi includerea în Registrul de stat al actelor locale a actelor cu caracter normativ în vigoare, adoptate anterior intrării în vigoare a Legii nr.161 din 7 iulie 2016.
8. Se recomandă başcanului Găgăuziei, Adunării Populare a Găgăuziei şi Comitetului executiv al Găgăuziei includerea actelor emise/adoptate în Registrul de stat al actelor locale.
| PRIM-MINISTRU | Pavel FILIP
|
| Nr.672. Chişinău, 28 august 2017. | |
Anexa nr.1
la Hotărîrea Guvernului
nr.672 din 28 august 2017
REGULAMENT
cu privire la modul de ţinere a Registrului de stat al actelor locale
I. DISPOZIŢII GENERALE
1. Regulamentul cu privire la modul de ţinere a Registrului de stat al actelor locale (în continuare – Regulament) stabileşte modul de ţinere a Registrului de stat al actelor locale (în continuare – Registru), destinat gestiunii actelor administrative ale autorităţilor administraţiei publice locale.
2. Registrul reprezintă o resursă informaţională de stat care conţine textele electronice ale actelor autorităţilor administraţiei publice locale şi datele adiţionale stabilite prin prezentul Regulament, care asigură înregistrarea, păstrarea şi evidenţa centralizată a actelor autorităţilor administraţiei publice locale şi a materialelor aferente acestor acte, şi care este creată în scopul asigurării accesului persoanelor fizice şi juridice la actele emise/adoptate de autorităţile administraţiei publice locale.
3. Registrul este parte componentă a Registrului resurselor şi sistemelor informaţionale de stat şi este ţinut în formă electronică.
4. Registrul cuprinde actele emise de autorităţile administraţiei publice locale de ambele niveluri, începînd cu data intrării în vigoare a prezentului Regulament şi punerii în funcţiune a Registrului, conform termenului prestabilit, precum şi actele autorităţilor administraţiei publice locale de nivelul al doilea cu caracter normativ în vigoare adoptate pînă la intrarea în vigoare a Legii nr.161 din 7 iulie 2016.
5. Textul actelor administrative se include în Registru în limba de stat. Actele emise de autorităţile administraţiei publice locale cu populaţie preponderent de alte etnii sau din cadrul unităţii teritoriale cu statut juridic special se includ în una dintre limbile stabilite de legislaţie, cu asigurarea traducerii în limba de stat.
[Pct.5 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
6. Noţiunile utilizate în prezentul Regulament au semnificaţia prevăzută în Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat, Legea nr.436/2006 privind administraţia publică locală, Legea nr.71/2007 cu privire la registre şi Legea nr.100/2017 cu privire la actele normative. În sensul prezentului Regulament se definesc următoarele noţiuni de bază:
act – act administrativ emis/adoptat de autorităţile administraţiei publice locale de ambele niveluri, inclusiv din unitatea teritorială autonomă cu statut juridic special;
administrator de sistem – angajat al Cancelariei de Stat care dispune de dreptul de a utiliza funcţionalităţile de administrare şi configurare a Registrului; administratorii de sistem nu efectuează operaţiuni de prelucrare a datelor din Registru, cu excepţia datelor ce ţin de utilizatori;
administrator tehnic – instituţia care asigură administrarea tehnică, mentenanţa şi dezvoltarea a Registrului (Instituţia Publică „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”), inclusiv funcţionalitatea, securitatea logică la nivel hardware şi software de sistem, modificarea şi dezvoltarea hardware-ului şi software-ului, fără acces la interfaţa utilizatorului Registrului; angajaţii administratorului nu efectuează operaţiuni de prelucrare a datelor din Registru, inclusiv cu caracter personal;
angajaţi autorizaţi – angajaţi ai autorităţii administraţiei publice locale şi centrale care dispun de dreptul de acces la Registru în vederea furnizării şi vizualizării datelor;
control administrativ de legalitate – control al actelor administrative ale autorităţilor administraţiei publice locale, efectuat în condiţiile Legii nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administraţia publică locală;
deţinător al Registrului – subdiviziune specializată (după caz, subdiviziuni specializate) din cadrul Cancelariei de Stat căreia posesorul i-a transmis atribuţiile privind ţinerea Registrului în condiţiile prezentului Regulament;
eroare materială – greşeală de ordin tehnico-redacţional în textul actului administrativ, includerea eronată a actului/fişierului în Registru sau a actului administrativ care conţine date cu caracter personal fără respectarea prevederilor Legii nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal şi/sau depersonalizat incorect;
participant la Registrul actelor locale – autorităţi publice stabilite la pct.11, care realizează funcţii de furnizor de date în Registru;
rectificare a actului – procedură de corectare a erorilor materiale survenite în procesul includerii actelor administrative în Registru în condiţiile prezentului Regulament;
utilizatori – angajaţi autorizaţi din autorităţile publice stabilite la pct.12 şi persoane interesate/cetăţeni care au acces la resursa informaţională Registrul de stat al actelor locale în condiţiile stabilite de prezentul Regulament; utilizatorii Registrului sînt clasificaţi în categorii în modul stabilit la pct.46.
[Pct.6 modificat prin Hot.Guv. nr.229 din 06.10.2021, în vigoare 08.11.2021]
[Pct.6 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
II. SUBIECŢII RAPORTURILOR JURIDICE ÎN DOMENIUL
CREĂRII ŞI UTILIZĂRII REGISTRULUI
7. Proprietar al Registrului este statul.
8. Posesor al Registrului este Cancelaria de Stat, care asigură condiţiile administrative, juridice, organizatorice şi financiare pentru crearea Registrului şi care dispune de drepturile şi obligaţiile posesorului Registrului, stabilite prin Legea nr.71-XVI din 22 martie 2007 cu privire la registre, precum şi de atribuţiile şi obligaţiile stabilite de prezentul Regulament.
9. În calitate de deţinător al Registrului este desemnată o subdiviziune specializată (după caz, subdiviziuni specializate) din cadrul Cancelariei de Stat căreia posesorul Registrului i-a delegat atribuţiile corespunzătoare. Deţinătorul Registrului acordă asistenţă în cazul apariţiei problemelor tehnice sau a neclarităţilor în procesul implementării Registrului, administrează în totalitate funcţionarea Registrului, cu excepţia chestiunilor care, potrivit Regulamentului, ţin de competenţa administratorului tehnic şi a altor participanţi la Registru. Angajaţii subdiviziunii respective au acces la informaţia din Registru în limitele stabilite de posesor.
[Pct.9 completat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
10. Administrator tehnic al Registrului este Instituţia Publică „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, care dispune de drepturile şi obligaţiile stabilite de prezentul Regulament şi acordurile încheiate cu Cancelaria de Stat.
[Pct.10 modificat prin Hot.Guv. nr.229 din 06.10.2021, în vigoare 08.11.2021]
11. Participanţii la Registru, cu funcţii de furnizor de date, sînt:
1) Cancelaria de Stat;
2) oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat;
3) autorităţile administraţiei publice locale de ambele niveluri, inclusiv din cadrul unităţii teritoriale autonome cu statut juridic special.
12. Utilizatorii Registrului sînt:
1) Cancelaria de Stat;
2) oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat;
3) autorităţile administraţiei publice locale de ambele niveluri, inclusiv din cadrul unităţii teritoriale autonome cu statut juridic special;
4) autorităţile administraţiei publice centrale;
5) persoanele interesate/vizate.
III. OBLIGAŢIILE SUBIECŢILOR RAPORTURILOR JURIDICE
ÎN DOMENIUL CREĂRII ŞI UTILIZĂRII REGISTRULUI
13. Cancelaria de Stat, în calitate de posesor al Registrului, este obligată:
1) să asigure crearea şi administrarea Registrului;
2) să întreprindă, cu suportul tehnic al Instituţiei Publice „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, măsurile necesare pentru asigurarea funcţionalităţii continue a Registrului;
3) să asigure accesul participanţilor la Registru;
4) să monitorizeze modul de furnizare a informaţiilor în baza de date a Registrului de către participanţi;
5) să monitorizeze modul de accesare şi utilizare a informaţiilor din Registru în vederea identificării încălcărilor comise;
6) să aprobe, după caz, instrucţiuni şi ghiduri de utilizare a Registrului;
7) să acorde suport participanţilor şi să asigure, la necesitate, instruirea acestora;
8) să informeze participanţii la Registru despre modificările condiţiilor tehnice de funcţionare;
9) să asigure implementarea măsurilor organizatorice şi tehnice necesare pentru garantarea regimului de confidenţialitate şi securitate a datelor cu caracter personal, în conformitate cu prevederile Cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.1123 din 14 decembrie 2010;
10) să asigure accesul securizat al angajaţilor autorizaţi la informaţiile din Registru, în conformitate cu prevederile prezentului Regulament şi ale cadrului normativ în vigoare, cu respectarea condiţiilor de securitate şi a regulilor de exploatare a acestuia;
11) în cazul producerii incidentelor de securitate aferente datelor cu caracter personal în cadrul Registrului, cu suportul tehnic al Instituţiei Publice „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, să întreprindă măsurile necesare pentru depistarea sursei de producere a incidentului, să efectueze analiza acestuia şi să înlăture cauzele incidentului de securitate, cu informarea, în termen de 72 de ore de la momentul producerii incidentului de securitate, a Centrului Naţional pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal;
12) să prezinte anual, pînă la 31 ianuarie, Centrului Naţional pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal un raport generalizat despre incidentele de securitate aferente datelor cu caracter personal din cadrul Registrului, în conformitate cu prevederile pct.90 din Cerinţele faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.1123 din 14 decembrie 2010.
14. Deţinătorul Registrului dispune de atribuţii delegate de către posesor prin act intern.
15. Autorităţile administraţiei publice locale de ambele niveluri, inclusiv ale unităţii teritoriale autonome cu statut juridic special, în calitate de furnizori de date privind actele autorităţii administraţiei publice locale, sînt obligate:
1) să asigure furnizarea informaţiilor în baza de date a Registrului, în modul şi în termenele stabilite de prezentul Regulament;
2) să asigure păstrarea documentelor autorităţii administraţiei publice locale incluse în Registru, în original, pînă la predarea lor spre păstrare în arhivă;
3) să asigure şi să amenajeze locuri de muncă autorizate cu echipament tehnic respectiv pentru utilizatorii Registrului;
4) să efectueze acţiunile de asigurare a securităţii informaţiei, să documenteze cazurile şi tentativele de încălcare a acesteia, precum şi să întreprindă măsurile ce se impun pentru prevenirea şi lichidarea consecinţelor;
5) să prelucreze doar datele strict necesare îndeplinirii atribuţiilor lor de serviciu, asigurînd pe parcurs confidenţialitatea şi toate măsurile organizatorice şi tehnice necesare pentru protecţia datelor cu caracter personal împotriva distrugerii, modificării, blocării, copierii, răspîndirii, precum şi împotriva altor acţiuni ilicite, măsuri menite să asigure un nivel de securitate adecvat în ceea ce priveşte riscurile prezentate de prelucrare şi caracterul datelor prelucrate, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
6) să asigure accesul securizat la informaţia din Registru, respectarea condiţiilor de securitate şi a regulilor de exploatare a acestuia;
7) să efectueze deservirea tehnică a locurilor de muncă conectate la Registru, să înlăture, în caz de necesitate, defecţiunile tehnice ale echipamentelor tehnice respective;
8) să raporteze imediat, în formă verbală şi scrisă, administratorului de sistem despre cazurile de încălcare a securităţii informaţionale a Registrului;
9) să informeze Cancelaria de Stat despre orice situaţie care face imposibilă furnizarea informaţiilor în baza de date a Registrului.
16. Obligaţiile oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat în calitate de furnizori de date sînt stabilite în anexa nr.2.
17. Instituţia Publică „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică” în calitate de administrator tehnic este obligată:
1) să întreprindă măsurile tehnice necesare în vederea asigurării funcţionalităţii Registrului;
2) să întreprindă măsurile tehnice necesare pentru asigurarea protecţiei şi securităţii Registrului, inclusiv împotriva distrugerii, modificării, blocării, copierii sau răspîndirii datelor cu caracter personal, precum şi împotriva altor acţiuni ilicite;
3) să asigure continuitatea resursei informaţionale, inclusiv a copiilor de rezervă a bazei de date a Registrului;
4) să asigure păstrarea înregistrărilor de audit pentru o perioadă de cel puţin 2 ani;
5) în cazul producerii incidentelor de securitate în cadrul Registrului, să întreprindă măsurile necesare pentru depistarea sursei de producere a incidentului, să efectueze analiza acestuia şi să înlăture cauzele incidentului de securitate, cu informarea, în termen de 72 de ore de la momentul producerii incidentului de securitate, a Cancelariei de Stat;
6) să asigure restabilirea funcţionalităţii Registrului, în caz de necesitate, în baza copiilor de rezervă.
IV. CERINŢE FAŢĂ DE ACTELE INCLUSE ÎN REGISTRU
[Denumirea modificată prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
18. Actele autorităţilor administraţiei publice locale incluse în Registru vor corespunde normelor în vigoare ce reglementează iniţierea, elaborarea, emiterea şi aplicarea actelor autorităţilor administraţiei publice locale, precum şi cerinţelor stabilite în domeniul ţinerii lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice locale.
[Pct.18 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
19. Textul actului inclus în Registru de către autorităţile administraţiei publice locale trebuie să fie o reproducere exactă a actului emis/adoptat şi semnat/contrasemnat de persoanele responsabile, cu aplicarea ştampilei, în varianta scanată (PDF). Actele administrative care conţin date cu caracter personal urmează a fi incluse cu respectarea prevederilor Legii nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal.
[Pct.19 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
20. Responsabilitatea pentru autenticitatea, plenitudinea şi integritatea actelor administrative incluse în Registru, protecţia datelor cu caracter personal le revine secretarilor consiliilor raionale/municipale/locale şi angajaţilor autorizaţi desemnaţi de către autorităţile administraţiei publice locale, Başcanul Găgăuziei, Adunarea Populară a Găgăuziei şi Comitetul Executiv al Găgăuziei în condiţiile prevederilor prezentului Regulament.
[Pct.20 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
V. DESEMNAREA PERSOANELOR RESPONSABILE PENTRU
INCLUDEREA ACTELOR ÎN REGISTRU
[Denumirea modificată prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
21. În termenul stabilit la pct.4 din hotărîre, autorităţile executive ale administraţiei publice locale de ambele niveluri, în baza unui act administrativ emis, vor desemna persoana responsabilă de includerea actelor administrative în Registru, în condiţiile prevederilor prezentului Regulament. De regulă, această atribuţie îi revine secretarului consiliului raional/municipal/local. Se recomandă autorităţilor executive ale administraţiei publice locale, inclusiv din unitatea teritorială autonomă Găgăuzia, desemnarea concomitentă a persoanei supleante în calitate de angajat autorizat pentru includerea actelor în Registru, conform prevederilor prezentului Regulament, în caz de absenţă a secretarului consiliului raional/municipal/local. Responsabilităţile pentru exercitarea acestei atribuţii urmează a fi incluse în fişa postului funcţionarului desemnat.
[Pct.21 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
22. Actul administrativ de desemnare, în termen de 3 zile de la semnare, se va remite la adresa Cancelariei de Stat, care va atribui nivelul de acces la Registru angajatului autorizat
[Pct.22 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
23. În cazul substituirii angajatului autorizat, autoritatea executivă a administraţiei publice locale este obligată să informeze imediat Cancelaria de Stat despre modificarea survenită şi motivele substituirii, cu emiterea unui nou act în vederea desemnării altei persoane care va fi responsabilă de includerea actelor în Registru.
[Pct.23 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
24. Responsabilitatea pentru asigurarea continuă a exercitării atribuţiilor funcţionale din partea angajaţilor autorizaţi pentru includerea actelor în Registru îi revine autorităţii publice locale executive respective.
VI. INCLUDEREA ACTELOR ÎN REGISTRU
25. În Registru se includ în mod obligatoriu:
1) deciziile consiliilor locale de ambele niveluri;
2) dispoziţiile primarului, pretorului şi ale preşedintelui raionului;
[Subpct.3) pct.25 abrogat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
4) alte acte ale autorităţilor publice locale care sînt supuse controlului de legalitate, în condiţiile Legii nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administraţia publică locală;
5) materialele aferente actelor administrative care au stat la baza adoptării/emiterii acestora, inclusiv procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor locale, licitaţiilor, achiziţiilor, care se plasează în fişier separat în Registru.
[Pct.25 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
26. Includerea actelor administrative şi materialelor aferente în Registru se va realiza cu respectarea următoarelor termene:
1) actele administrative specificate la pct.25 subpct.1)-4), în termen de cel mult 5 zile de la data semnării şi contrasemnării;
2) materialele aferente actelor administrative specificate în pct.25 subpct.5), în termen de cel mult 10 zile de la data desfăşurării şedinţei.
27. Includerea actului în Registru se realizează prin funcţionalitatea „Fişa documentului administrativ”. La includerea actului, angajatul autorizat completează atributele fişei definite de sistem:
1) tipul actului (decizie, dispoziţie, alte acte);
2) denumirea autorităţii administraţiei publice locale emitente;
3) data emiterii/adoptării actului;
4) titlul actului;
5) statutul documentului (care este specificat automat de sistem) este înregistrat după cum urmează:
a) date despre statutul actului:
- original/de bază;
- modificat/completat/rectificat;
- abrogat/anulat;
b) date generale despre valabilitatea actului:
- în vigoare;
- abrogat/anulat;
c) date secundare despre legalitatea actului în urma supunerii controlului:
- considerat legal;
- notificat/notificat cu suspendare;
- contestat în instanţa de judecată;
6) numărul de ordine (evidenţă) în cadrul autorităţii administraţiei publice locale care a emis actul;
7) data includerii actului în Registru (care se face automatizat);
8) caracterul actului (normativ sau individual);
9) scopul actului (general, modificare/completare, abrogare);
10) numele, prenumele angajatului autorizat care a efectuat includerea actului în Registru;
11) numele, prenumele persoanelor care au semnat şi care au contrasemnat actul;
12) după caz, datele persoanelor responsabile din cadrul sau din subdiviziunile autorităţii publice locale;
13) după caz, datele executorilor din cadrul sau din subdiviziunile autorităţii publice locale;
14) menţiuni privind prezenţa în conţinutul actului a datelor cu caracter personal;
15) indicarea modalităţii de consultare a actului administrativ (opţiuni: panou informativ, pagina web oficială a autorităţii publice locale, ziarul local, audieri publice, consultări pe sectoare, adunarea generală, alte opţiuni). După caz, Registrul permite specificarea datelor despre consultări: data, ziua, locul, date generale despre eveniment, materiale promoţionale;
16) după caz, indicarea actelor autorităţilor administraţiei publice locale care au fost modificate sau abrogate prin intermediul actului respectiv.
[Pct.27 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
28. Includerea actelor administrative şi materialelor aferente în Registru se realizează obligatoriu în formă scanată, în format PDF, întrunind condiţiile de formă (semnat/contrasemnat, ştampilă), conform atributelor definite de sistem.
29. Conţinutul actului administrativ, după caz, poate fi inclus în Registru sub formă de text (în format DOC sau DOCX). Acesta nu va fi public şi va fi utilizat de motorul de căutare pentru identificarea actului administrativ în portalul public al actelor locale. Fişierele conexe actelor administrative ataşate în Registru (în format DOC sau DOCX) nu sînt publice şi pot fi vizualizate doar de persoanele autorizate.
[Pct.29 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
30. Actele ce conţin date cu caracter personal se includ în Registru în format PDF, în două variante:
a) depersonalizată (cu haşurarea datelor cu caracter personal, conform cerinţelor Legii nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal), care va fi vizualizată public;
b) nedepersonalizată (completă, integrală), cu acces limitat pentru persoanele neautorizate. Varianta nedepersonalizată va putea fi vizualizată deplin de către persoanele autorizate din cadrul autorităţilor administraţiei publice locale emitente, Cancelariei de Stat şi oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat. După caz, cu autorizarea Centrului Naţional de Protecţie a Datelor cu Caracter Personal, actele nedepersonalizate vor putea fi vizualizate de către autorităţile administraţiei publice centrale interesate.
[Pct.30 în redacţia Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
31. Materialele aferente actelor administrative (procesele-verbale ale şedinţelor consiliului local, avizele comisiilor de specialitate, anexele la procesele-verbale şi alte acte aferente) vor constitui fişiere anexate la actul administrativ.
32. Includerea materialelor aferente actelor administrative în Registru se efectuează după includerea actelor administrative.
[Pct.32 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
33. La includerea actului, sistemul generează în mod automat un număr de evidenţă.
34. Informaţiile stabilite în pct.27 sînt incluse în Registru de către angajaţii autorizaţi în formă electronică, în formatul şi cu respectarea cerinţelor tehnice stabilite de prezentul Regulament.
35. Procesele-verbale ale licitaţiilor şi achiziţiilor se vor include prin completarea fişei cu următoarele atribute:
1) numărul de ordine (evidenţă) în cadrul autorităţii administraţiei publice locale care a perfectat procesul;
2) denumirea autorităţii administraţiei publice locale;
3) titlul procesului-verbal (privind organizarea licitaţiilor sau privind achiziţiile publice);
4) numele, prenumele şi funcţia membrilor comisiei;
5) textul procesului-verbal;
6) numele, prenumele, funcţia persoanelor care au contrasemnat procesul-verbal;
7) alte informaţii relevante;
8) ataşarea obligatorie a fişierului scanat, cu semnăturile persoanelor vizate şi ştampilă, în format PDF. Fişierele conexe proceselor-verbale în format DOC sau DOCX incluse în Registru vor fi vizualizate în condiţiile pct.29;
9) tipul, titlul, numărul şi data actului administrativ în baza căruia a fost organizată licitaţia/achiziţia.
[Pct.35 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
36. Registrul include funcţionalitatea „Evenimente”, care va realiza în mod automat evidenţa şi trasarea (urmărirea) istoricului acţiunilor asupra actului administrativ.
VII. MODIFICAREA, COMPLETAREA, ABROGAREA SAU
ANULAREA ACTELOR INCLUSE ÎN REGISTRU
[Denumirea modificată prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
37. Modificarea, completarea, abrogarea sau anularea actului inclus în Registru poate fi efectuată de angajaţii autorizaţi în baza:
1) actului administrativ de modificare, completare, abrogare;
2) hotărîrii definitive şi irevocabile a instanţei de contencios administrativ.
[Pct.37 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
38. Modificarea, completarea şi/sau abrogarea actului inclus în Registru se efectuează prin includerea în Registru a unui nou act privind, după caz, modificarea, completarea sau abrogarea actului inclus anterior, emis/adoptat de autoritatea publică locală. Conexiunea electronică dintre actul administrativ de bază şi cel privind modificarea, completarea sau abrogarea/anularea se asigură obligatoriu de către angajaţii autorizaţi din autorităţile administraţiei publice locale, prin intermediul compartimentelor speciale ale Registrului.
[Pct.38 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
39. Modificarea, completarea şi anularea actului administraţiei publice locale în tot sau în parte, în temeiul hotărîrii definitive şi irevocabile a instanţei de contencios administrativ, se efectuează prin includerea în Registru a hotărîrii în cauză în varianta scanată (PDF), cu respectarea legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal.
40. Registrul va asigura posibilitatea accesării şi vizualizării actului la orice etapă de modificare şi/sau completare a acestuia, inclusiv după abrogare/anulare, cu excepţia actelor ce conţin date cu caracter personal, care pot fi accesate în conformitate cu Legea nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal.
[Pct.40 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
VIII. RECTIFICAREA ÎN REGISTRU A DATELOR
PRIVIND ACTELE INCLUSE
[Denumirea modificată prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
41. Registrul va permite angajaţilor autorizaţi:
1) efectuarea operaţiunilor de rectificare a erorilor materiale admise în procesul includerii actelor administrative în Registru;
2) accesarea şi vizualizarea datelor incluse în Registru la orice etapă, pînă la şi după rectificare;
3) identificarea angajatului autorizat care a efectuat includerea actului administrativ rectificat/a materialului aferent actului rectificat în Registru;
4) vizualizarea datei şi orei includerii rectificării.
[Pct.41 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
42. Rectificarea erorii materiale se face de către angajatul autorizat în cel mult 24 de ore de la data includerii informaţiei ce conţine erori materiale.
421. În cazul omiterii termenului prevăzut la pct.42, procedura de rectificare a erorii materiale din actul administrativ inclus în Registru poate fi realizată prin intermediul angajatului autorizat din cadrul oficiului teritorial al Cancelariei de Stat, cu respectarea procedurii specificate la pct.43.
[Pct.421 introdus prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
422. În cazul depistării erorii materiale în actul administrativ de către persoana autorizată din cadrul oficiului teritorial al Cancelariei de Stat, procedura de rectificare se va desfăşura în condiţiile pct.43.
[Pct.422 introdus prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
43. Procedura de rectificare, în condiţiile pct.421 şi 422, constă în:
1) includerea în fişierul actului administrativ respectiv a notei motivate/argumentate de solicitare a rectificării actului sau fişierului acestuia, semnate de către secretarul consiliului local/raional/municipal, care va conţine textul rectificat şi data;
2) informarea imediată a angajatului autorizat din cadrul oficiului teritorial al Cancelariei de Stat despre solicitarea rectificării actului;
3) examinarea de către angajatul autorizat din cadrul oficiului teritorial al Cancelariei de Stat a temeiului solicitării rectificării actului şi elaborarea notei informative, care va include propunerea argumentată privind acceptul sau refuzul de a rectifica actul administrativ. Nota va fi înaintată şefului oficiului teritorial al Cancelariei de Stat spre avizare. După aplicarea rezoluţiei şefului oficiului teritorial al Cancelariei de Stat privind acceptarea sau refuzul efectuării rectificării actului, nota informativă se include obligatoriu în fişierul actului administrativ vizat din Registru;
4) accesarea, cu avizul pozitiv al şefului oficiului teritorial al Cancelariei de Stat, de către angajatul autorizat din cadrul oficiului teritorial al Cancelariei de Stat a compartimentului special al Registrului („act spre rectificare”) pentru a permite angajatului autorizat din cadrul autorităţii publice locale emitente să efectueze rectificarea. Din momentul autorizării, Registrul va genera automat termenul de 48 de ore pentru corectarea erorii materiale;
5) includerea de către angajatul autorizat din autoritatea publică locală emitentă în Registru a actului rectificat în original, înlocuind actul administrativ ce conţine eroare.
[Pct.43 în redacţia Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
[Pct.44 abrogat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
IX. CLASIFICAREA PARTICIPANŢILOR ŞI UTILIZATORILOR REGISTRULUI
[Denumirea completată prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
45. Angajaţii autorizaţi ai autorităţilor administraţiei publice locale şi centrale au acces la baza de date a Registrului în calitate de participanţi şi utilizatori, în scopul furnizării şi vizualizării datelor, conform prezentului Regulament.
[Pct.45 completat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
46. Avînd în vedere funcţiile şi drepturile de acces pe care le deţin participanţii şi utilizatorii, aceştia se clasifică în categorii după cum urmează:
1) nivelul A – angajaţii autorizaţi, autorităţile executive ale administraţiei publice locale de nivelurile întîi şi al doilea:
a) participant şi utilizator de nivelul A1 – angajaţii desemnaţi în condiţiile pct.21-23, cu acces pentru:
- furnizarea, includerea şi vizualizarea datelor privind actele emise/adoptate de autoritatea administraţiei publice locale în cauză;
- vizualizarea datelor privind actele emise de alte autorităţi ale administraţiei publice locale, cu respectarea prevederilor Legii nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;
b) participant şi utilizator de nivelul A2 – primarul, preşedintele raionului, pretorul:
- vizualizarea datelor privind actele emise/adoptate de autoritatea administraţiei publice locale respective;
- vizualizarea datelor privind actele emise/adoptate de alte autorităţi ale administraţiei publice locale, cu respectarea prevederilor Legii nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;
2) nivelul B – Cancelaria de Stat:
a) participant şi utilizator de nivelul B1 – angajaţii Cancelariei de Stat desemnaţi prin ordinul Secretarului general al Guvernului cu următoarele funcţii:
- vizualizarea datelor privind toate actele autorităţilor administraţiei publice locale de ambele niveluri;
- vizualizarea datelor privind rezultatele controlului administrativ asupra actelor emise/adoptate de autorităţile administraţiei publice locale;
- după caz, în limitele atribuţiilor stabilite, adăugarea, blocarea operatorilor din cadrul oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat, în cazul substituirii acestora; schimbarea indicelor de acces la actele administrative ale localităţilor, în cazul substituirii persoanelor responsabile din cadrul oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat;
b) participant şi utilizator de nivelul B2 – şeful oficiului teritorial al Cancelariei de Stat cu următoarele funcţii:
- vizualizarea datelor privind actele autorităţilor administraţiei publice locale, în aria de activitate a oficiului teritorial respectiv;
- furnizarea şi vizualizarea datelor privind controlul administrativ asupra actelor emise de autorităţile administraţiei publice locale, în aria de activitate a oficiului teritorial respectiv;
- vizualizarea datelor privind actele emise/adoptate de alte autorităţi ale administraţiei publice locale din afara ariei de activitate a Oficiului, cu respectarea prevederilor Legii nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;
c) participant şi utilizator de nivelul B3 – angajaţii oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat (şefii adjuncţi, specialiştii principali) cu următoarele funcţii:
- vizualizarea datelor privind actele autorităţilor administraţiei publice locale în aria de activitate a acestora;
- furnizarea şi vizualizarea datelor privind controlul administrativ asupra actelor emise de autorităţile administraţiei publice locale în aria de activitate a acestora;
- vizualizarea datelor privind actele emise/adoptate de alte autorităţi ale administraţiei publice locale din afara ariei de activitate a Oficiului, cu respectarea prevederilor Legii nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;
- autorizarea rectificării actelor administrative sau fişierelor acestora.
3) nivelul C – Instituţia Publică „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, cu atribuţii de asigurare a continuităţii şi funcţionalităţii sistemului, în conformitate cu activităţile stabilite în baza acordului;
4) nivelul D – autorităţile administraţiei publice centrale în calitate de utilizatori care dispun de atribuţia de vizualizare a actelor administrative emise/adoptate de către autorităţile administraţiei publice locale din Registru;
5) nivelul E – persoanele interesate/publicul larg/cetăţenii în calitate de utilizatori cu posibilitatea de vizualizare a actelor autorităţilor publice locale, cu excepţia actelor cu caracter personal şi individual, care pot fi accesate cu respectarea prevederilor Legii nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal.
[Pct.46 modificat prin Hot.Guv. nr.229 din 06.10.2021, în vigoare 08.11.2021]
[Pct.46 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
47. Angajaţii autorizaţi ai autorităţilor administraţiei publice locale sînt obligaţi:
1) să asigure autenticitatea, plenitudinea şi integritatea datelor incluse în Registru;
2) să asigure confidenţialitatea şi securitatea datelor cu caracter personal din Registru;
3) să asigure păstrarea în siguranţă a conturilor de acces şi să excludă transmiterea acestora altor persoane neautorizate;
4) să informeze imediat administratorul de sistem, persoana desemnată din cadrul Cancelariei de Stat despre pierderea contului de acces sau despre imposibilitatea de acces la baza de date a Registrului;
5) să cunoască şi să respecte politicile de securitate informaţională.
48. Angajaţii autorizaţi ai Cancelariei de Stat sînt obligaţi:
1) să asigure confidenţialitatea şi securitatea datelor cu caracter personal din Registru;
2) să asigure păstrarea în siguranţă a conturilor de acces şi să excludă transmiterea acestora altor persoane neautorizate;
3) să informeze imediat administratorul de sistem, persoana desemnată din cadrul Cancelariei de Stat despre pierderea contului de acces sau despre imposibilitatea de acces la baza de date a Registrului;
4) să cunoască şi să respecte politicile de securitate informaţională.
X. CREAREA, ACORDAREA ŞI REVOCAREA CONTULUI
DE ACCES AL ANGAJAŢILOR AUTORIZAŢI
[Denumirea modificată prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
49. Cancelaria de Stat acordă nivelul de acces pentru angajaţii autorizaţi indicaţi în prezentul Regulament, cu atribuirea funcţiilor şi drepturilor de acces la interfaţa şi informaţiile acestuia.
[Pct.49 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
50. Conturile de acces se acordă la cererea scrisă a participantului la Registru, cu respectarea prevederilor pct.22 şi 23, în care se vor indica următoarele date:
1) numele, prenumele;
2) funcţia angajatului autorizat;
3) numărul de identificare de stat al persoanei fizice/IDNP (în cazul acordării accesului prin semnătura electronică);
4) poşta electronică;
5) datele de contact ale fiecărui angajat desemnat.
[Pct.50 în redacţia Hot.Guv. nr.229 din 06.10.2021, în vigoare 08.11.2021]
[Pct.50 completat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
51. Cancelaria de Stat revocă nivelul de acces al angajaţilor autorizaţi în următoarele cazuri:
1) la cererea scrisă a participantului sau utilizatorului în cadrul căruia activează angajatul autorizat;
2) la încetarea sau modificarea raporturilor de serviciu/de muncă ale angajatului autorizat, cu informarea despre survenirea schimbărilor, în modul stabilit de pct.52.
[Pct.51 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
52. Participanţii şi utilizatorii la Registru sînt obligaţi să comunice Cancelariei de Stat, în termen de 5 zile lucrătoare, despre încetarea sau modificarea raporturilor de serviciu/de muncă ale angajatului autorizat.
[Pct.52 completat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
53. Oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat şi autorităţile administraţiei publice locale vor efectua periodic (anual) proceduri de reconciliere în vederea identificării angajaţilor autorizaţi care dispun de acces la baza de date a Registrului.
[Pct.53 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
54. Cancelaria de Stat va efectua lunar proceduri de reconciliere a angajaţilor autorizaţi cu Registrul funcţiilor publice şi al funcţionarilor publici, în vederea identificării persoanelor care dispun de acces la baza de date a Registrului. Cancelaria de Stat va revoca dreptul de acces al angajatului autorizat dacă în urma reconcilierii se constată încetarea sau modificarea raporturilor de serviciu/de muncă cu acesta.
55. Furnizorii de date sînt responsabili de veridicitatea şi corectitudinea datelor incluse în Registru şi poartă răspundere personală, în conformitate cu legislaţia în vigoare, pentru plenitudinea, autenticitatea, integritatea datelor şi a informaţiei din Registru, precum şi pentru păstrarea şi utilizarea ei.
XI. ACCESUL PUBLIC LA REGISTRU
56. Actele cu caracter normativ ale autorităţilor administraţiei publice locale şi datele din fişa de evidenţă incluse în Registru constituie date publice şi pot fi accesate în regim de vizualizare şi/sau transcrise gratuit şi fără restricţii prin intermediul unui navigator Internet (browser web).
57. Actele cu caracter normativ ale autorităţilor administraţiei publice locale şi datele din fişa de evidenţă devin accesibile public de la data includerii în Registru.
58. Registrul va permite căutarea şi identificarea actelor administrative prin intermediul modulului de căutare, în funcţie de caracteristicile specifice ale actului (autoritatea emitentă, numărul de evidenţă, data emiterii, tipul actului, denumirea actului, domeniul de reglementare etc.).
59. Registrul va asigura păstrarea actelor ce conţin date cu caracter personal în două variante PDF: depersonalizată pentru vizualizare publică şi integrală pentru accesare şi prelucrare de către persoanele autorizate.
[Pct.59 în redacţia Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
XII. MĂSURI DE SECURITATE ŞI CONTROL
60. Registrul va întruni cerinţele tehnice necesare care vor asigura securitatea, integritatea şi protejarea datelor împotriva distrugerii, accesului şi modificării neautorizate, blocării accesului la informaţiile din Registru, precum şi împotriva oricărei alte acţiuni de folosire ilegală a datelor.
61. Cancelaria de Stat, cu suportul Instituţiei Publice „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, va aproba politici de securitate informaţională a Registrului. Respectarea politicilor de securitate informaţională este obligatorie pentru participanţii la Registru şi utilizatori.
62. Registrul va permite:
1) înregistrarea şi păstrarea datelor privind operaţiunile de modificare sau ştergere a datelor şi informaţiilor;
2) evidenţa şi identificarea persoanelor care efectuează operaţiuni de includere, modificare sau ştergere a datelor şi informaţiilor;
3) restabilirea operativă a funcţionalităţii Registrului în cazul unor disfuncţii.
[Pct.62 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
63. Participanţii la Registru aplică măsurile de securitate necesare care exclud posibilitatea accesului neautorizat la sistemele informaţionale ale Registrului.
64. Ţinerea Registrului este supusă controlului intern şi extern.
65. Controlul intern privind organizarea şi funcţionarea Registrului se efectuează de către Cancelaria de Stat, cu suportul tehnic al Instituţiei Publice „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”.
66. În vederea realizării funcţiilor de control intern, Cancelaria de Stat efectuează anual controlul privind:
1) modul de respectare a prezentului Regulament de către utilizatori şi participanţii la Registru;
2) corectitudinea includerii actelor în Registru de către autorităţile administraţiei publice locale;
3) cazurile de rectificare a actelor pe parcursul anului;
4) reconcilierea datelor privind angajaţii autorizaţi.
67. Controlul extern asupra respectării cerinţelor privind crearea, ţinerea şi exploatarea Registrului se efectuează de către instituţii abilitate şi certificate în domeniul auditului informatic.
68. Pentru nerespectarea prevederilor prezentului Regulament, administratorul tehnic, participanţii şi utilizatorii Registrului poartă răspunderea disciplinară, civilă, contravenţională sau penală prevăzută de legislaţie.
69. Actele administrative şi documentele aferente acestora incluse în Registru se păstrează pe parcursul termenului stabilit, conform cerinţelor cadrului legal.
70. În cadrul controlului administrativ al activităţii autorităţilor administraţiei publice locale, oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat vor verifica modul de respectare a cadrului normativ primar şi a prezentului Regulament de către autorităţile administraţiei publice locale de ambele niveluri, inclusiv din cadrul unităţii teritoriale autonome cu statut juridic special, precum şi de către funcţionarii acestora.
[Pct.70 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
71. Controlul legalităţii operaţiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal desfăşurate în cadrul Registrului se efectuează de către Centrul Naţional pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal. În cadrul controalelor efectuate de către această autoritate va fi oferit tot suportul necesar şi va fi asigurat accesul la informaţiile necesare relevante obiectului controlului.
72. Pentru sporirea securităţii şi restricţionării accesului la baza de date a Registrului, autorităţile administraţiei publice locale de ambele niveluri, inclusiv unitatea administrativ-teritorială cu statut juridic special, după caz, pot utiliza serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass), în condiţiile prevederilor Hotărîrii Guvernului nr.1090 din 31 decembrie 2013.
Anexa nr.2
la Hotărîrea Guvernului
nr.672 din 28 august 2017
REGULAMENT
cu privire la evidenţa actelor supuse controlului administrativ de legalitate
I. DISPOZIŢII GENERALE
1. Regulamentul cu privire la evidenţa actelor supuse controlului administrativ de legalitate (în continuare – Regulament) stabileşte modul şi condiţiile de evidenţă a actelor administrative supuse controlului de legalitate de către оficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat în conformitate cu art.64-721 din Legea nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administraţia publică locală.
2. Evidenţa actelor supuse controlului administrativ de legalitate de către oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat se realizează prin intermediul Registrului, compartimentul „Control administrativ”.
3. Compartimentul „Control administrativ” este parte integrantă şi indispensabilă a Registrului şi reprezintă o resursă informaţională internă a Cancelariei de Stat.
4. Compartimentul „Control administrativ” asigură înregistrarea, păstrarea şi evidenţa centralizată a informaţiei privind actele autorităţilor publice locale de ambele niveluri supuse controlului de legalitate de către oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat.
5. Compartimentul „Control administrativ” va cuprinde informaţii privind actele supuse controlului de legalitate începînd cu data intrării în vigoare a art.V din Legea nr.161 din 7 iulie 2016 pentru modificarea şi completarea unor acte legislative.
6. Registrul va asigura interacţiunea şi schimbul/importul de date între compartimentele sale.
II. SUBIECŢII RAPORTURILOR JURIDICE ÎN DOMENIUL UTILIZĂRII
COMPARTIMENTULUI „CONTROL ADMINISTRATIV”
7. Subiecţii raporturilor juridice în domeniul utilizării compartimentului „Control administrativ” sînt:
1) Cancelaria de Stat în calitate de posesor al Registrului, care va asigura condiţiile administrative, juridice şi organizatorice pentru evidenţa informaţiei privind actele locale supuse controlului administrativ de legalitate de către oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat în compartimentul „Control administrativ”, conform atribuţiilor şi obligaţiilor stabilite de prezentul Regulament;
2) oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat în calitate de participanţi şi utilizatori.
[Pct.7 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
8. Participanţii la componenta compartimentului „Control administrativ” sînt:
1) Cancelaria de Stat;
2) oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat.
9. Utilizatorii compartimentului „Control administrativ” sînt:
1) Cancelaria de Stat;
2) oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat;
3) autorităţile administraţiei publice locale şi centrale privind rezultatele controlului;
4) persoanele interesate de rezultatele controlului.
III. OBLIGAŢIILE SUBIECŢILOR RAPORTURILOR JURIDICE ÎN DOMENIUL
CREĂRII ŞI UTILIZĂRII COMPARTIMENTULUI „CONTROL ADMINISTRATIV”
10. Cancelaria de Stat în calitate de posesor al Registrului este obligată:
1) să asigure crearea şi administrarea compartimentului „Control administrativ”;
2) să întreprindă măsurile necesare, cu suportul Instituţiei Publice „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, pentru asigurarea funcţionalităţii continue a compartimentului „Control administrativ”;
3) să asigure conectarea şi accesul oficiilor teritoriale la compartimentul „Control administrativ”;
4) să monitorizeze modul de furnizare a datelor în baza de date a compartimentului „Control administrativ” de către oficiile teritoriale în vederea identificării abaterilor comise;
5) să monitorizeze modul de accesare şi utilizare a informaţiilor din compartimentul „Control administrativ” în vederea identificării abaterilor comise;
6) să asigure implementarea măsurilor organizatorice şi tehnice necesare pentru asigurarea regimului de confidenţialitate şi securitate a datelor cu caracter personal;
7) să asigure accesul securizat la informaţiile din compartimentul „Control administrativ”, cu respectarea condiţiilor de securitate şi a regulilor de exploatare a acestuia;
8) să asigure efectuarea controlului intern al activităţii oficiilor teritoriale în baza datelor din compartimentul „Control administrativ”.
11. Oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat sînt obligate:
1) să asigure furnizarea datelor în baza de date a compartimentului „Control administrativ”, în modul şi în termenele stabilite de prezentul Regulament;
2) să efectueze acţiunile de asigurare a securităţii informaţiei, să documenteze cazurile şi tentativele de încălcare a acesteia, precum şi să întreprindă măsurile ce se impun pentru prevenirea şi lichidarea consecinţelor, în limitele atribuţiilor stabilite;
3) să asigure evidenţa, înregistrarea şi păstrarea informaţiei privind actele administrative supuse controlului administrativ de legalitate;
4) să asigure stocarea şi păstrarea materialelor aferente emiterii actelor administrative;
5) să asigure includerea informaţiilor privind rezultatele controlului actelor autorităţilor administraţiei publice locale;
6) să restricţioneze accesul persoanelor neautorizate la informaţia din compartimentul „Control administrativ”, cu respectarea condiţiilor de securitate şi a regulilor de exploatare a acestuia, inclusiv a prevederilor Legii nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;
7) să raporteze imediat, în formă verbală şi scrisă, administratorului de sistem şi administratorului tehnic despre cazurile de încălcare a securităţii informaţionale a Registrului;
8) să informeze Cancelaria de Stat despre orice situaţie care face imposibilă furnizarea datelor în baza de date a compartimentului „Control administrativ”.
[Pct.11 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
12. Obligaţiile Instituţiei Publice „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, în calitate de administrator tehnic, sînt stabilite în pct.17 din anexa nr.1.
IV. STRUCTURA ŞI FUNCŢIONALITĂŢILE COMPARTIMENTULUI
„CONTROL ADMINISTRATIV”
13. Compartimentul „Control administrativ” va avea următoarea structură şi următoarele funcţionalităţi:
1) înregistrarea actului parvenit prin importare cu completarea următoarelor atribute:
a) numărul de ordine;
b) denumirea municipiului, raionului, localităţii;
c) tipul actului (decizie, dispoziţie, altele);
d) numărul şi data actului înregistrat;
e) titlul actului înregistrat;
f) data (generată de sistem la momentul includerii de către autoritatea publică locală);
g) menţiuni privind termenul de prezentare (calculat în mod automat de sistem, conform legislaţiei în vigoare);
h) tipul controlului (obligatoriu, facultativ, la solicitare);
i) termenul-limită de verificare a legalităţii, calculat în mod automat de sistem de la data includerii actului în Registru, conform termenelor stabilite la art.64-68 din Legea nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administraţia publică locală;
2) menţiuni privind rezultatele controlului:
a) considerat legal;
b) notificat;
c) data, ora, numele, prenumele persoanei responsabile, care a finalizat controlul sau a înaintat notificarea;
3) notificarea autorităţii administraţiei publice privind actul considerat ilegal, care va include atributele:
a) numărul şi data notificării;
b) termenul-limită de prezentare a răspunsului din partea autorităţii administraţiei publice locale (30 sau 60 de zile);
c) numărul şi data răspunsului autorităţii publice locale la notificare;
d) numărul, data şi denumirea actului de modificare, completare, abrogare a actului notificat;
e) numărul şi data actului/răspunsului autorităţii administraţiei publice locale privind refuzul de modificare, completare, abrogare a actului notificat;
f) data, ora, numele, prenumele persoanei responsabile şi motivul/argumentele renunţării la notificarea înaintată, cu ataşarea obligatorie a documentului semnat de către şeful oficiului teritorial în modul stabilit;
4) monitorizarea actului administrativ aflat în examinare în instanţa de judecată:
a) numărul şi data cererii de chemare în judecată;
b) numărul şi data hotărîrii instanţei de judecată;
c) numărul şi data cererii de apel, înaintate de oficiul teritorial sau de autoritatea publică locală;
d) numărul şi data deciziei instanţei de apel;
e) după caz, numărul şi data deciziei instanţei de apel, în caz de remitere la rejudecare;
f) numărul şi data recursului înaintat de oficiul teritorial sau de autoritatea publică locală;
g) numărul şi data deciziei instanţei de recurs;
h) după caz, numărul şi data deciziei instanţei de recurs, în caz de remitere la rejudecare;
i) data şi motivul renunţării la acţiune;
j) numărul, data încheierii instanţei de judecată privind suspendarea actului administrativ;
5) monitorizarea actului în procedura de control repetat al actului:
a) denumirea solicitantului (autoritatea publică locală, persoana vătămată, instituţii etc.);
b) numărul şi data demersului de iniţiere a procedurii repetate de control;
c) numărul, data şi denumirea actului care urmează a fi supus controlului repetat;
d) numărul şi data răspunsului, ca rezultat al verificării repetate a actului;
6) specificarea domeniului din care face parte actul supus controlului administrativ:
a) raporturi de serviciu;
b) relaţii funciare;
c) construcţii;
d) comerţ;
e) gestionarea patrimoniului public;
f) buget şi finanţe;
g) administraţie publică locală;
h) organizarea licitaţiilor;
i) alte domenii;
7) alte informaţii relevante.
[Pct.13 modificat prin Hot.Guv. nr.229 din 06.10.2021, în vigoare 08.11.2021]
[Pct.13 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
V. ETAPELE ŞI TERMENELE DE EFECTUARE
A CONTROLULUI ADMINISTRATIV
14. Controlul administrativ de legalitate implică următoarele etape:
1) importarea actului administrativ prin sistem în compartimentul „Control administrativ”;
2) după caz, recepţionarea şi înregistrarea cererii privind iniţierea controlului la solicitare;
3) exercitarea controlului administrativ în termenele stabilite la art.64-68 din Legea nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administraţia publică locală;
4) includerea menţiunilor privind rezultatele controlului;
5) după caz, perfectarea răspunsului către solicitant;
6) notificarea autorităţii emitente, în cazul constatării abaterilor de la cadrul legal;
7) recepţionarea răspunsului autorităţii publice locale la notificare;
8) după caz, înaintarea acţiunii în instanţa contenciosului administrativ;
9) includerea datelor în compartimentul „Control administrativ” cu referire la procesul de examinare în contencios administrativ, pînă la obţinerea hotărîrii definitive şi irevocabile;
10) după caz, renunţarea întemeiată/motivată la acţiune în contencios administrativ, cu includerea datelor necesare în compartimentul „Control administrativ”.
15. Oficiul teritorial iniţiază controlul administrativ de legalitate de la data includerii actului în Registru.
16. Termenele de exercitare a controlului în compartimentul „Control administrativ” sînt:
1) 30 de zile de la data includerii actului în Registru de către autoritatea emitentă, inclusiv din unitatea teritorială autonomă cu statut juridic special al Găgăuziei, conform prevederilor Legii nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administraţia publică locală;
2) 30 de zile de la data primirii cererii de efectuare a controlului la solicitare.
Termenele specificate în subpct.1)-2) nu se extind asupra actelor administrative cu caracter normativ.
17. Oficiul teritorial al Cancelariei de Stat iniţiază măsurile de contestare şi anulare a actului administrativ considerat ilegal în conformitate cu prevederile Codului administrativ al Republicii Moldova nr.116/2018 şi Legii nr.436/2006 privind administraţia publică locală.
[Pct.17 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
VI. AUTENTIFICAREA ŞI ACCESUL LA COMPARTIMENTUL
„CONTROL ADMINISTRATIV”
18. Angajaţii autorizaţi ai Cancelariei de Stat şi ai oficiilor sale teritoriale au acces la baza de date a compartimentului „Control administrativ” în calitate de participanţi la Registrul de stat al actelor locale, în scopul furnizării şi vizualizării datelor, conform anexei nr.1 şi prezentului Regulament.
19. Avînd în vedere funcţiile şi drepturile de acces pe care le deţin utilizatorii compartimentului „Control administrativ”, aceştia se clasifică în categorii după cum urmează:
1) nivelul A – Cancelaria de Stat:
a) utilizator de nivelul A1 – angajaţii autorizaţi din cadrul Cancelariei de Stat, desemnaţi prin ordinul Secretarului general al Guvernului cu funcţia de vizualizare a datelor privind controalele administrative şi conţinutul lor, extragerea statisticii;
b) participant şi utilizator de nivelul A2 – şeful oficiului teritorial al Cancelariei de Stat care va primi accesul autorizat la compartiment, în baza documentelor interne, aprobate de Cancelaria de Stat, cu următoarele funcţii:
- furnizarea datelor privind controlul de legalitate asupra actelor emise de autoritatea administraţiei publice locale din aria de activitate a oficiului teritorial;
- vizualizarea şi extragerea datelor privind controalele administrative din aria de activitate a oficiului teritorial;
c) participant şi utilizator de nivelul A3 – angajaţii autorizaţi din cadrul oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat (şefii adjuncţi, specialiştii principali) care vor primi accesul autorizat la compartiment, în baza documentelor interne, aprobate de Cancelaria de Stat, cu următoarele funcţii:
- furnizarea datelor privind controlul de legalitate asupra actelor emise de autoritatea administraţiei publice locale din aria de activitate;
- vizualizarea şi extragerea datelor privind controalele administrative din aria de activitate;
2) nivelul B – autorităţile administraţiei publice centrale şi locale:
a) participant şi utilizator de nivelul B1 – angajaţii autorităţilor administraţiei publice locale desemnaţi în condiţiile Legii nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administraţia publică locală cu funcţia de vizualizare a datelor privind controalele administrative ce vizează autoritatea;
b) participant şi utilizator de nivelul B2 – autorităţile publice centrale cărora Cancelaria de Stat le oferă acces în vederea vizualizării datelor privind controalele administrative.
[Pct.19 modificat prin Hot.Guv. nr.229 din 06.10.2021, în vigoare 08.11.2021]
[Pct.19 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
20. Participanţii şi utilizatorii oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat sînt obligaţi:
1) să asigure completarea datelor din compartimentul „Control administrativ” conform etapelor stabilite la pct.13;
2) să asigure confidenţialitatea şi securitatea datelor cu caracter personal;
3) să asigure păstrarea în siguranţă a conturilor de acces şi să excludă transmiterea acestora către alte persoane;
4) să informeze imediat Cancelaria de Stat despre pierderea contului de acces sau despre imposibilitatea de acces la baza de date a compartimentului „Control administrativ”;
5) să cunoască şi să respecte politicile de securitate informaţională.
[Pct.20 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
21. Cancelaria de Stat creează şi acordă conturi de acces pentru angajaţii autorizaţi ai oficiului teritorial al Cancelariei de Stat, conform capitolului X din anexa nr.1.
[Pct.21 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
22. Accesul oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat la compartimentul „Control administrativ” se va realiza prin intermediul serviciului electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass), în condiţiile prevederilor Hotărîrii Guvernului nr.1090 din 31 decembrie 2013.
VII. ASIGURAREA TRANSPARENŢEI CONTROLULUI
ADMINISTRATIV DE LEGALITATE
23. Registrul va permite, în condiţiile prevederilor prezentului Regulament, vizualizarea informaţiei privind rezultatele controlului administrativ de legalitate exercitat de către oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat.
24. Registrul va permite furnizarea din compartimentul „Control administrativ”, fără restricţii, a următoarelor date publice:
1) date privind supunerea actului administrativ controlului de legalitate;
2) date privind etapele controlului de legalitate a actului administrativ;
3) date ce vizează rezultatul controlului de legalitate.
25. Datele cu caracter personal din compartimentul „Control administrativ” nu vor fi accesate sau vizualizate public.
VIII. EXTRASUL DIN COMPARTIMENTUL
„CONTROL ADMINISTRATIV” AL REGISTRULUI
26. Oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat, la solicitarea scrisă a persoanelor interesate, vor elibera extrase din compartimentul „Control administrativ” al Registru privind actul administrativ verificat.
27. Extrasul va fi eliberat pe blancheta oficiului teritorial al Cancelariei de Stat şi va conţine următoarele informaţii:
1) numărul şi data eliberării extrasului;
2) numărul, data emiterii şi denumirea actului pentru care s-a solicitat extrasul;
3) tipul de control exercitat (de legalitate, facultativ, la solicitare);
4) opinia oficiului teritorial privind conformitatea actului administrativ cu normele legale (legal, notificat, în proces de examinare în instanţa contenciosului administrativ, alte informaţii relevante);
5) numele, prenumele, telefonul de contact al executorului din cadrul oficiului teritorial;
6) numele, prenumele şi semnătura şefului oficiului teritorial;
7) ştampila oficiului teritorial.
28. Extrasul se eliberează la cererea entităţii sau a persoanei interesate, care va conţine următoarele atribute:
1) pentru persoana juridică:
a) denumirea instituţiei, a organizaţiei;
b) datele de contact;
c) numele, prenumele conducătorului/semnatarului solicitării;
d) descrierea subiectului, cu menţiuni despre actul administrativ solicitat, cu indicarea numărului actului, a denumirii autorităţii emitente şi a motivului solicitării extrasului;
2) pentru persoana fizică:
a) numele, prenumele adresantului;
b) datele de contact;
c) adresa;
d) descrierea subiectului, cu menţiuni despre actul administrativ solicitat, cu indicarea numărului actului, a denumirii autorităţii emitente şi a motivului solicitării extrasului.
29. Extrasul se eliberează gratuit, în termen de cel mult 15 zile de la data depunerii cererii de către entitate sau persoana interesată, cu respectarea prevederilor legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal.
[Pct.29 completat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
IX. MĂSURI DE SECURITATE ŞI CONTROL
30. Fiind parte integrantă a Registrului, compartimentul „Control administrativ” va întruni cerinţele tehnice de securitate, integritate şi protejare a informaţiilor împotriva distrugerii, modificării, accesului neautorizat, blocării accesului, precum şi împotriva oricărei alte acţiuni de folosire ilegală a datelor.
31. Cancelaria de Stat, cu suportul Instituţiei Publice „Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică”, va aproba politici de securitate informaţională la compartimentul „Control administrativ”. Politicile de securitate informaţională sînt obligatorii pentru utilizatori.
32. Registrul va permite:
1) înregistrarea şi păstrarea datelor privind operaţiunile de modificare sau ştergere a informaţiilor din compartimentul „Control administrativ”;
2) evidenţa şi identificarea persoanelor care efectuează operaţiuni de includere, modificare sau ştergere a datelor şi informaţiilor din compartimentul „Control administrativ”;
3) restabilirea operativă a funcţionalităţii compartimentului „Control administrativ” în cazul unor indisponibilităţi de sistem.
33. În scopul securizării şi flexibilităţii de autentificare şi control al accesului participanţilor şi utilizatorilor în sistemele informaţionale, pentru autentificarea angajaţilor autorizaţi din cadrul Cancelariei de Stat şi oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat va fi utilizat serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass). Modalitatea pentru acces autentificat se va stabili prin document intern al Cancelariei de Stat.
[Pct.33 modificat prin Hot.Guv. nr.14 din 15.01.2020, în vigoare 17.01.2020]
34. Ţinerea compartimentului „Control administrativ” se supune controlului intern şi extern, conform capitolul XII din anexa nr.1.
35. Nerespectarea prevederilor prezentului Regulament de către funcţionarii oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat atrage, după caz, răspundere disciplinară şi contravenţională.
