Monitorul Oficial nr.25-28/177 din 23.02.2007

* * *

În temeiul art.4 al Legii nr.42-XVI din 2 martie 2006 pentru aderarea la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.47-50, art.206), Hotărîrii Guvernului nr.710 din 23 iunie 2006 “Cu privire la unitatea de analiză, monitorizare şi evaluare a politicilor din cadrul organelor centrale de specialitate ale administraţiei publice” (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.98-101, art.756) şi în scopul optimizării structurii Ministerului Justiţiei, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se reorganizează prin contopire Centrul de Informaţii Juridice şi Centrul de evidenţă a gajului, actelor notariale şi a debitorilor în Centrul de Informaţii Juridice, cu un efectiv-limită în număr de 14 unităţi.

2. Se aprobă:

Regulamentul privind aplicarea apostilei, conform anexei nr.1;

modificările şi completările ce se operează în unele hotărîri ale Guvernului, conform anexei nr.2.

3. Se stabileşte că aplicarea şi recunoaşterea apostilei se va realiza cu începere de la 16 martie 2007, data intrării în vigoare pentru Republica Moldova a Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine.

4. Ministerul Justiţiei, în termen de 15 zile:

va elabora şi aproba Regulamentul secţiei analiză, monitorizare şi evaluare a politicilor;

va modifica şi completa Regulamentul Direcţiei generale relaţii internaţionale şi integrare europeană;

va elabora şi prezenta Guvernului în modul stabilit Regulamentul Centrului de Informaţii Juridice.

Anexa nr.1

la Hotărîrea Guvernului

nr.163 din 15 februarie 2007

REGULAMENTUL

privind aplicarea apostilei

I. Dispoziţii generale

1. Regulamentul privind aplicarea apostilei (în continuare - Regulament) este elaborat în vederea realizării prevederilor Legii nr.42-XVI din 2 martie 2006 pentru aderarea la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.47-50, art.206).

2. Prezentul Regulament stabileşte procedura de examinare a semnelor ce confirmă autenticitatea documentelor supuse apostilării şi de aplicare a apostilei pe actele oficiale întocmite pe teritoriul Republicii Moldova şi destinate a fi utilizate pe teritoriul unui alt stat.

3. Se stabileşte că aplicarea şi recunoaşterea apostilei se va realiza cu începere de la 16 martie 2007, data intrării în vigoare pentru Republica Moldova a Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine.

4. În sensul prezentului Regulament noţiunile utilizate semnifică:

apostilă - semnul imprimat al ştampilei indicat în anexa nr.1 la prezentul Regulament, completat la toate rubricile şi sigilat în modul corespunzător;

aplicarea apostilei - unica formalitate care poate fi solicitată pentru a atesta veridicitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat semnatarul actului sau, după caz, autenticitatea sigiliului şi a ştampilei de pe acest act.

5. Aplicarea apostilei nu poate fi cerută atunci cînd fie legile, regulamentele sau uzanţele în vigoare în statul în care actul urmează să fie prezentat, fie o înţelegere între două sau mai multe state contractante o înlătură, o simplifică sau scuteşte actul de supralegalizare.

6. Actele oficiale străine întocmite pe teritoriul statelor părţi la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine pe care este aplicată apostila în condiţiile stabilite prin această Convenţie se recunosc pe teritoriul Republicii Moldova fără supralegalizare suplimentară.

7. În activitatea de aplicare a apostilei, Ministerul Justiţiei şi Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene, desemnate ca autorităţi responsabile prin articolul 2 din Legea nr.42-XVI din 2 martie 2006 pentru aderarea la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, se călăuzesc de Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, încheiată la Haga la 5 octombrie 1961, de legislaţia Republicii Moldova în vigoare şi de prezentul Regulament.

II. Examinarea documentelor supuse apostilării şi aplicarea apostilei

în Republica Moldova

8. Pentru aplicarea apostilei se prezintă doar actele oficiale întocmite pe teritoriul Republicii Moldova care urmează să producă efecte juridice pe teritoriul unui stat, parte la Convenţia de la Haga.

9. Ministerul Justiţiei este responsabil pentru aplicarea apostilei pe următoarele acte oficiale eliberate pe numele şi în interesul persoanelor fizice şi juridice:

a) actele de stare civilă eliberate după şi duplicatele actelor de stare civilă, cu excepţia certificatelor de deces, eliberate în termen de 3 luni pînă la prezentarea actelor pentru aplicarea apostilei;

b) documentele emise de Ministerul Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţiilor;

c) cazierele judiciare de Ministerul Afacerilor Interne;

d) actele de studii, eliberate de instituţiile de învăţămînt acreditate în modul stabilit de legislaţie, care se vor prezenta însoţite de confirmarea de la instituţia de învăţămînt care a eliberat actul de studiu sau de la Ministerul Educaţiei;

e) actele notariale;

f) hotărîri judecătoreşti şi alte acte care emană de la autorităţi judiciare, inclusiv instanţe judecătoreşti, organe ale procuraturii, grefieri sau executori judecătoreşti;

g) adeverinţele eliberate de Casa Naţională de Asigurări Sociale care atestă vechimea în muncă;

h) adeverinţele medicale eliberate de Centrul medical specializat pentru examinarea medicală a emigranţilor şi imigranţilor şi Centrul naţional ştiinţifico-practic de medicină preventivă / Centrul de profilaxie şi combatere SIDA;

i) alte acte eliberate de organele oficiale ale Republicii Moldova pe numele persoanelor fizice şi juridice, care cad sub incidenţa art.1 al Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, încheiate la Haga la 5 octombrie 1961.

[Pct.9 modificat prin Hot.Guv. nr.82 din 12.02.2010, în vigoare 16.02.2010]

10. Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene va aplica apostila doar pe documentele administrative ale autorităţilor administraţiei publice centrale emise de acestea în interes propriu. Fac excepţie actele întocmite de către autorităţile administraţiei publice centrale la cererea şi pe numele persoanelor fizice şi juridice solicitante.

11. Apostila nu se aplică pe:

a) documentele întocmite de agenţii diplomatici sau consulari ai Republicii Moldova;

b) documentele administrative care au legătură directă cu o operaţiune comercială sau vamală.

Originalele documentelor oficiale emise de organele abilitate ale fostei URSS nu vor fi supuse apostilării pe teritoriul Republicii Moldova. În acest caz apostila va fi aplicată în urma certificării în modul corespunzător pe teritoriul Republicii Moldova de către organele abilitate.

12. Apostila se aplică pe actul original. În cazul actelor cu multiple pagini, apostila se aplică pe pagina cu semnătura supusă apostilării. Dacă pe actul pe care urmează să fie aplicată apostila nu există suficient loc, se va ataşa pe rectou sau pe versou o alonjă pe care se aplică şi completează apostila, iar pentru documentele înfoliate apostila se va aplica pe un autocolant alb.

Alonja se anexează actului supus apostilării printr-o modalitate care nu va permite dispersarea lor fără deteriorarea fie a actului, fie a alonjei, fiind cusute şi sigilate cu aplicarea semnăturii persoanei împuternicite să aplice apostila şi a ştampilei organului corespunzător.

Apostila se poate aplica doar pe copia legalizată notarial a actului original stabilit la punctul 9.

[Pct.12 modificat prin Hot.Guv. nr.82 din 12.02.2010, în vigoare 16.02.2010]

13. Documentele prezentate pentru legalizare trebuie să fie scrise clar şi citeţ. Semnăturile persoanelor oficiale şi amprentele sigiliilor lor trebuie să fie desluşite.

În caz de depistare a greşelilor mecanice evidente, a faptelor ce contravin una alteia, actele se înapoiază pentru efectuarea corectărilor necesare.

14. Dacă în statul destinatar va fi necesară prezentarea traducerii efectuate în statul emitent, actele, după aplicarea apostilei pe original, se traduc în limba ţării de destinaţie de către un traducător, inclusiv apostila, după care semnătura traducătorului se legalizează de către un notar, iar în final pe traducerea legalizată se aplică apostila.

15. Actele pentru aplicarea apostilei pot fi prezentate fie personal de către persoana vizată prin actul întocmit sau de către persoana care l-a semnat, în cazul actelor emise de către autorităţile administraţiei publice centrale în interes propriu, fie de către un reprezentant expres împuternicit prin mandat sau procură autentificată notarial.

15¹. Pentru apostilarea actelor, solicitantul depune o cerere, care conţine numele, prenumele solicitantului, date referitor la domiciliu, actul de identitate, lista actelor depuse pe care se solicită aplicarea apostilei, titularul actului pe care se solicită aplicarea apostilei, data, semnătura. La cerere se anexează bonul de plată, care face dovada achitării plăţii.

[Pct.15¹ introdus prin Hot.Guv. nr.876 din 18.07.2008, în vigoare 25.07.2008] 

16. Persoana care depune actele pentru aplicarea apostilei în nume propriu va prezenta buletinul de identitate în original.

În cazul persoanelor care se află în raporturi de rudenie de pînă la gradul patru sau de căsătorie, precum şi al tutorilor şi curatorilor, se vor prezenta şi documentele ce confirmă raporturile de rudenie sau de căsătorie ori instituirea tutelei sau curatelei şi copia acestuia.

În cazul reprezentanţilor întreprinderilor, societăţilor comerciale şi altor persoane juridice, se va prezenta procura sau alt document ce legalizează împuternicirile reprezentatului, în care să fie indicate numele şi datele personale ale persoanei împuternicite

[Pct.16 modificat prin Hot.Guv. nr.82 din 12.02.2010, în vigoare 16.02.2010]

17. După verificarea actelor depuse în vederea apostilării, persoana responsabilă va aplica apostila, conform modelului stabilit în anexa nr.1 la prezentul Regulament.

Toate rubricile apostilei se completează în limba moldovenească.

Corectări sau ştergeri la completarea apostilei nu se admit.

18. Dacă actul supus apostilării este semnat de mai multe persoane, la poziţiile 2 şi 3 ale apostilei se indică persoana care deţine funcţia de rang mai înalt.

19. Dacă semnătura şi funcţia persoanei indicate în actul supus apostilării nu se desluşesc, iar documentul a fost emis de un organ oficial, instituţie, organizaţie etc., la poziţia 2 se indică “semnătură indescifrabilă”, iar la poziţiile 3 şi 4 se indică denumirea oficială a instituţiei emitente a actului.

Informaţia despre această instituţie se include şi în Fişierul de evidenţă a apostilei.

[Pct.19 modificat prin Hot.Guv. nr.876 din 18.07.2008, în vigoare 25.07.2008] 

20. Copierea, certificarea, supralegalizarea sau multiplicarea apostilei nu se permite.

21. Aplicarea apostilei se înregistrează într-un fişier (conform modelului stabilit în anexa nr.2 la prezentul Regulament), în care se va indica obligatoriu:

a) numărul de ordine şi data aplicării apostilei;

b) numele semnatarului actului oficial şi calitatea în care acesta a acţionat sau, pentru actele nesemnate, autoritatea care a aplicat sigiliul sau ştampila.

[Pct.21 modificat prin Hot.Guv. nr.876 din 18.07.2008, în vigoare 25.07.2008] 

22. La cererea oricărei persoane interesate, autorităţile responsabile pentru aplicarea apostilei sînt obligate să verifice dacă datele din apostilă corespund celor din fişier. Autorităţile vor contracara acţiunile de abuz de solicitări pentru verificarea datelor din apostilă.

[Pct.22 modificat prin Hot.Guv. nr.876 din 18.07.2008, în vigoare 25.07.2008] 

23. În cazul apariţiei unor suspiciuni privind autenticitatea semnăturii sau sigiliului organelor abilitate, persoana responsabilă pentru aplicarea apostilei este obligată să reţină actul pentru verificare suplimentară. Organele de resort interpelate în vederea efectuării verificărilor vor prezenta, în termen de 5 zile lucrătoare, răspunsul exhaustiv privind autenticitatea actului, semnăturii şi a sigiliului.

Dacă se adeveresc suspiciunile privind falsitatea actului supus apostilării, persoanelor vizate li se cere o explicaţie în scris şi, în conformitate cu Hotărîrea Parlamentului nr.1377-XII din 6 aprilie 1993 “Privind modul de transmitere a materialelor în organele de anchetă”, se expediază o sesizare organelor de cercetare penală, cu anexarea actelor ce confirmă elementele constitutive ale faptei ilicite.

24. Actele prezentate pentru apostilare se eliberează depunătorilor cu apostila aplicată în decursul a 10 zile lucrătoare. Verificarea suplimentară a actelor în condiţiile prevăzute la pct.23 al prezentului Regulament poate dura pînă la 25 de zile lucrătoare. În caz de necesitate, concomitent cu verificarea suplimentară a actelor supuse apostilării se verifică procura sau alt document ce legalizează împuternicirile reprezentantului, actele de stare civilă, care atestă rudenia pînă la gradul IV sau căsătoria, şi actele de instituire a tutelei sau curatelei.

Actele prezentate pentru apostilare în regim de urgenţă se eliberează depunătorilor cu apostila aplicată în decurs de pînă la 3 zile lucrătoare.

[Pct.24 modificat prin Hot.Guv. nr.82 din 12.02.2010, în vigoare 16.02.2010]

[Pct.24 completat prin Hot.Guv. nr.876 din 18.07.2008, în vigoare 25.07.2008] 

25. Cuantumul plăţilor percepute pentru aplicarea apostilei este stabilit în Nomenclatorul lucrărilor efectuate şi serviciilor prestate, contra plată, de subdiviziunile şi instituţiile subordonate Ministerului Justiţiei şi tarifelor la acestea, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.241 din 6 martie 2006 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.43-46, art.284).

Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene nu va prevedea taxe pentru aplicarea apostilei pe documentele administrative ale autorităţilor publice centrale emise în interes propriu.

26. Documentele apostilate se vor elibera depunătorilor după prezentarea bonului de plată care confirmă achitarea plăţilor stabilite.

27. Aplicarea apostilei poate fi refuzată dacă:

a) actul este destinat prezentării pe teritoriul statului care nu este membru al Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine sau care a formulat obiecţii împotriva aderării Republicii Moldova la această Convenţie;

b) textul actului nu este lizibil ca rezultat al deteriorării;

c) actul este completat sau semnat cu creion sau este primit prin intermediul legăturii faximile;

d) actul conţine completări sau corectări neconfirmate oficial;

e) actul nu este susceptibil a fi apostilat;

f) autoritatea responsabilă nu deţine specimenele semnăturilor persoanelor oficiale şi amprenta sigiliilor sau ştampilelor instituţiilor corespunzătoare.

III. Dispoziţii finale

28. Programul de primire a cetăţenilor pe probleme de legalizare a actelor se coordonează cu conducerea autorităţilor responsabile pentru aplicarea apostilei, la propunerea persoanelor abilitate cu dreptul de aplicare a apostilei, şi poate fi modificat în funcţie de numărul solicitanţilor.

29. Informaţia actualizată privind procedura, programul, termenele de examinare, tarifele stabilite, statele părţi la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, precum şi statele în raport cu care nu este cerută nici o legalizare vor fi plasate pentru informare în locuri la care publicul va avea acces liber, precum şi pe pagina web oficială a organelor abilitate cu aplicarea apostilei.

30. Autorităţile responsabile pentru aplicarea apostilei vor dispune de specimenele semnăturilor persoanelor oficiale şi amprentele sigiliilor sau ştampilelor instituţiilor din Republica Moldova care sînt responsabile de eliberarea actelor supuse apostilării.

Orice schimbare a specimenelor şi amprentelor menţionate mai sus va fi comunicată autorităţilor responsabile pentru aplicarea apostilei de către instituţiile vizate în termen de 3 zile lucrătoare de la schimbările survenite.

31. Persoanele abilitate cu dreptul de aplicare a apostilei sînt responsabile personal pentru aplicarea incorectă a apostilei şi nerespectarea prevederilor prezentului Regulament.

32. Registrele de evidenţă a apostilei, cu bonurile fiscale inserate, se păstrează permanent.

33. Actele destinate prezentării pe teritoriul statului care nu este parte la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine sau pe teritoriul statului, parte la Convenţie, care a formulat obiecţii împotriva aderării Republicii Moldova la aceasta, vor urma procedura obişnuită de supralegalizare; prin supralegalizare înţelegîndu-se formalitatea prin care agenţii diplomatici sau consulari ai ţării pe teritoriul căreia actul urmează să fie prezentat atestă veridicitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat semnatarul actului sau, după caz, autenticitatea sigiliului şi a ştampilei de pe acest act, aplicate pe actele oficiale întocmite pe teritoriul statului emitent.

Anexa nr.1

la Regulamentul privind

aplicarea apostilei

Modelul apostilei

[Anexa nr.2 în redacţia Hot.Guv. nr.876 din 18.07.2008, în vigoare 25.07.2008] 

Anexa nr.2

la Hotărîrea Guvernului

nr.163 din 15 februarie 2007

Modificările şi completările ce se operează

în unele hotărîri ale Guvernului

1. Hotărîrea Guvernului nr.129 din 15 februarie 2000 “Cu privire la Ministerul Justiţiei al Republicii Moldova” (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2000, nr. 19-20, art.210), cu modificările şi completările ulterioare, se modifică şi se completează după cum urmează:

1) la punctul 2, cifra “99” se substituie prin cifra “107”;

2) în Regulamentul Ministerului Justiţiei, anexa nr.1 la hotărîre:

la punctul 4, alineatul trei se completează cu un nou alineat, avînd următorul cuprins:

“asigură elaborarea şi realizarea politicii de stat în domeniul justiţiei”;

punctul 8 se completează cu subpunctele 26¹), 39) şi 40), avînd următorul cuprins:

“26¹) este responsabil de aplicarea apostilei pe actele oficiale, date prin lege în competenţa sa”;

“39) participă la elaborarea concepţiilor, strategiilor, programelor şi a planurilor naţionale în domeniul justiţiei, monitorizează şi evaluează implementarea şi impactul politicilor sectoriale elaborate de minister;

40) asigură racordarea politicilor în domeniul justiţiei la priorităţile şi necesităţile de integrare europeană ale ţării”;

3) anexa nr.2 va avea următorul cuprins:

“Anexa nr.2

la Hotărîrea Guvernului

nr.129 din 15 februarie 2000

STRUCTURA

aparatului central al Ministerului Justiţiei

Conducerea

Cabinetul ministrului

Direcţia generală legislaţie

Direcţia generală relaţii internaţionale şi integrare europeană

Direcţia instanţe judecătoreşti

Direcţia notariat şi avocatură

Direcţia partide şi organizaţii neguvernamentale

Direcţia economico-financiară şi administrativă

Secţia analiză, monitorizare şi evaluare a politicilor

Secţia resurse umane

Secţia secretariat”;

4) la anexa nr.3, poziţia “Centrul de evidenţă a gajului, actelor notariale şi a debitorilor” se exclude.

2. Punctul 1) din capitolul I al Nomenclatorului lucrărilor efectuate şi serviciilor prestate, contra plată, de subdiviziunile şi instituţiile subordonate Ministerului Justiţiei şi tarifelor la acestea, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.241 din 6 martie 2006 “Cu privire la aprobarea Nomenclatorului lucrărilor efectuate şi serviciilor prestate, contra plată, de subdiviziunile şi instituţiile subordonate Ministerului Justiţiei şi tarifelor la acestea, precum şi a regulamentelor privind modul şi direcţiile de utilizare a mijloacelor speciale” (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.43-46, art.284), va avea următoarea denumire: “Direcţia generală relaţii internaţionale şi integrare europeană”, iar tabelul se completează cu următoarea poziţie:

[Pct.3 abrogat prin Hot.Guv. nr.389 din 17.05.2010, în vigoare 21.05.2010]

[Pct.4 abrogat prin Hot.Guv. nr.630 din 22.08.2011, în vigoare 26.08.2011]

[Pct.5 abrogat prin Hot.Guv. nr.976 din 12.08.2008, în vigoare 15.08.2008]