Monitorul Oficial nr.78-79/338 din 21.04.2009

* * *

Abrogat: 02.02.2018

Hotărîrea Guvernului nr.113 din 31.01.2018

În conformitate cu alin.(3) art.7 din Legea nr.1453-XV din 8 noiembrie 2002 cu privire la notariat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2002, nr.154-157, art.1209) cu modificările şi completările ulterioare, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul privind modul de evidenţă, pregătire, păstrare şi predare la arhivă a actelor notariale (se anexează).

2. În termen de un an de la intrarea în vigoare a prezentei hotărîri, notarii sînt obligaţi să ordoneze arhiva activităţii notariale, conform cerinţelor stabilite.

3. Cerinţele privind păstrarea arhivei activităţii notariale, stabilite la capitolul V din Regulamentul sus-menţionat vor intra în vigoare începînd cu 1 ianuarie 2012.

Aprobat

prin Hotărîrea Guvernului

nr.287 din 13 aprilie 2009

REGULAMENTUL

privind modul de evidenţă, pregătire, păstrare şi predare

la arhivă a actelor notariale

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul privind modul de evidenţă, pregătire, păstrare şi predare la arhivă a actelor notariale (în continuare – Regulament) stabileşte modul de evidenţă, pregătire, păstrare şi predare la arhivă a actelor notariale.

2. Arhiva activităţii notariale se constituie din totalitatea registrelor notariale, actelor notariale, documentelor în temeiul cărora au fost îndeplinite acestea, precum şi a altor acte ce ţin de organizarea activităţii notariale.

3. Actele notariale definitivate în lucrările de secretariat se păstrează la notarul care le-a îndeplinit, pînă la încetarea activităţii sale.

4. Arhiva activităţii notariale se păstrează în sediul notarului sau în încăperi special amenajate pentru arhivă, dotate cu mijloace adecvate de păstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor.

5. Odată cu încetarea sau suspendarea activităţii notarului, păstrarea provizorie a documentelor, pînă la transmiterea acestora în arhiva de stat, se va asigura, în baza ordinului ministrului justiţiei, de către unul din notarii care îşi desfăşoară activitatea în acelaşi teritoriu, cu acordul prealabil al acestuia şi în conformitate cu termenele stabilite de Regulamentul Fondului arhivistic de stat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.352 din 27 mai 1992.

6. Actele şi registrele notariale cu termen permanent de păstrare se transmit în arhivele de stat raionale (municipale) după expirarea a 75 de ani.

7. Ministerul Justiţiei va ţine evidenţa actelor de transmitere-primire a arhivei activităţii notariale, transmisă pentru păstrare provizorie.

II. PREGĂTIREA ŞI PREDAREA LA ARHIVĂ A ACTELOR

ŞI REGISTRELOR NOTARIALE

8. Actele notariale, documentele, în temeiul cărora acestea au fost îndeplinite, şi registrele notariale definitivate se ordonează, se perfectează şi se depun de către notar în arhiva proprie, în modul stabilit de prezentul Regulament.

Perfectarea dosarelor include un complex de lucrări: completarea datelor pe prima copertă a dosarelor, îndosarierea, numerotarea filelor şi certificarea dosarelor.

9. Actele şi registrele notariale se ordonează la finele anului de gestiune în conformitate cu Nomenclatorul-tip al dosarelor notariale (în continuare – Nomenclatorul-tip) (anexa nr.1 la prezentul Regulament).

10. În baza Nomenclatorului-tip, fiecare notar elaborează Nomenclatorul concret al dosarelor (în continuare – Nomenclator concret), pe care îl coordonează cu Serviciul raional (municipal) de arhivă (anexa nr.2 la prezentul Regulament).

La întocmirea Nomenclatorului concret, din Nomenclatorul-tip se includ doar dosarele care se constituie în activitatea profesională a notarului respectiv.

Nomenclatorul concret cuprinde şi alte compartimente, în cazul în care actele îndeplinite de notar nu sînt prevăzute în Nomenclatorul-tip. Dacă pe parcursul anului apare necesitatea de noi compartimente sau dosare, atunci Nomenclatorul concret, precum şi compartimentele pe care acesta le cuprinde se completează cu denumirile lor. În acest scop, în fiecare compartiment al nomenclatorului se lasă o rezervă de numere (rînduri). Termenele de păstrare a actelor şi registrelor notariale indicate în Nomenclatorul-tip nu pot fi modificate.

Nomenclatorul concret se întocmeşte în două exemplare şi, după coordonare cu Serviciul de arhivă raional (municipal), se aprobă de către notar. Un exemplar al Nomenclatorului concret se păstrează la Serviciul raional (municipal) de arhivă, iar al doilea – la notar. Nomenclatorul concret aprobat se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie a fiecărui an.

11. Nomenclatorul concret este valabil pe parcursul a mai multor ani şi este supus reaprobării numai în cazul în care intervin schimbări în componenţa documentelor. Dacă asemenea modificări nu au intervenit, Nomenclatorul concret, la sfîrşitul fiecărui an, după concretizare şi redactilografiere, se reaprobă de către notar.

12. La sfîrşitul anului de gestiune, Nomenclatorul concret se încheie cu o înscriere de totalizare privind numărul separat al dosarelor cu termen permanent de păstrare, cu termen lung de păstrare (de la 15 pînă la 75 ani), cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) şi dosarele transmisibile. Exemplarul Nomenclatorului concret aprobat şi coordonat cu serviciul de arhivă respectiv este un document cu termen permanent de păstrare.

13. Registrele notariale, actele notariale şi documentele în baza cărora au fost îndeplinite acestea, vor fi sistematizate în dosare, conform Nomenclatorului concret aprobat. La îndosariere vor fi respectate următoarele cerinţe de bază:

1) conţinutul documentelor din care se constituie dosarul trebuie să corespundă titlului dosarului, conform Nomenclatorului-tip;

2) documentele cu termen permanent, lung şi temporar de păstrare se depun în dosare separate;

3) în dosare se includ documentele acumulate pe parcursul unui an calendaristic, cu excepţia dosarelor transmisibile;

4) gruparea documentelor în dosare se efectuează în ordine cronologică, alfabetică sau în ordinea înregistrării documentelor. Aceste principii pot să varieze sau pot fi îmbinate.

14. În procesul de sistematizare a documentelor în dosare se verifică corectitudinea întocmirii actelor, aplicarea semnăturilor şi sigiliului, data întocmirii actului notarial. Nu se includ în dosare documentele, care nu au tangenţă cu actele notariale îndeplinite, maculatoarele şi proiectele (variantele de lucru) ale documentelor.

15. În dosar se stochează un exemplar al originalului actului notarial întocmit, depus spre păstrare în arhiva notarului, iar dacă Nomenclatorul-tip prevede, şi documentele în baza cărora acesta a fost îndeplinit.

16. Fiecare dosar va conţine nu mai mult de 250 file (o grosime de 30-40 mm). În cazul în care volumul documentului este mai mare, dosarul se divizează în volume separate. Documentele fiecărui volum reprezintă o continuare a volumului precedent.

17. Pe parcursul anului se va efectua gruparea în dosarele succesorale ale tuturor documentelor în baza cărora au fost eliberate certificatele de moştenitor (declaraţii, certificate, cereri, alte acte legate de deschiderea procedurii succesorale şi eliberarea certificatului de moştenitor).

În dosarele succesorale se cos toate documentele care se referă la procedura succesorală. Dacă procedura succesorală nu este finisată în anul curent, dosarul succesoral se transmite în anul următor cu acelaşi număr şi nu se reînregistrează.

18. La finele anului, dosarele succesorale definitivate în lucrările de secretariat se perfectează. La sistematizarea dosarelor succesorale finisate, pe coperta dosarelor se aplică indicele conform Nomenclatorului-tip.

Din dosarele succesorale (atît cele definitivate, cît şi cele aflate în lucru) se extrag certificatele de moştenitor eliberate asupra bunurilor imobile şi mobile, care se grupează în dosare separate după numele de familie al decedatului, în ordine alfabetică sau cronologică, şi se păstrează conform termenelor stabilite în Nomenclatorul-tip. În dosarele succesorale nefinisate poate fi păstrată o copie a certificatelor de moştenitor extrase.

Documentele, în baza cărora au fost eliberate certificatele de moştenitor asupra bunurilor imobile şi mobile (actele ce stabilesc dreptul de proprietate asupra bunurilor imobile, declaraţii, cereri, certificate şi alte acte necesare pentru eliberarea certificatului de moştenitor) din dosarele succesorale definitivate în lucrările de secretariat, se grupează în dosare separate după numele de familie al decedatului în ordine alfabetică sau cronologică, şi se păstrează conform termenelor stabilite în Nomenclatorul-tip. La sfîrşitul dosarului, pe o filă anexată, se face următoarea inscripţie: „În prezentul dosar sînt numerotate şi cusute ____ file”. Se indică prenumele, numele şi semnătura notarului. Numărul filelor se indică cu cifre şi, în paranteze, cu litere. Fiecare dosar nu va depăşi în grosime 30-40 mm.

19. Dările de seamă despre activitatea profesională se păstrează în dosarele acelui an, pentru perioada căruia au fost întocmite, indiferent de data întocmirii acestora.

20. La finele fiecărui an calendaristic, notarii vor întocmi inventarele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare.

Inventarele se întocmesc separat pentru:

1) dosare cu termen permanent de păstrare (anexa nr.3 la prezentul Regulament);

2) dosare cu termen lung de păstrare (anexa nr.4 la prezentul Regulament).

Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) nu se întocmesc inventare şi nu sînt supuse perfectării în mape. La expirarea termenului de păstrare a acestor dosare se întocmeşte un proces-verbal de nimicire.

21. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare se îndosariază în coperte tari. Filele din dosar se numerotează cu creion cu grif de culoare neagră. Fiecare volum al dosarului se numerotează separat. Numărul filei se aplică în colţul din dreapta sus. În cazul în care pe file a fost deja aplicată numerotarea, care nu coincide cu cea nouă, numerotarea precedentă se taie cu o linie, iar numărul nou se aplică alături.

22. Inscripţiile pe copertele dosarelor cu termen permanent şi cu termen lung de păstrare vor fi scrise clar, citeţ, cu litere de tipar, cu cerneală neagră rezistentă la lumină sau cu tuş.

23. Pe coperta fiecărui dosar se indică, conform anexei nr.5 la prezentul Regulament:

1) prenumele, numele notarului;

2) sediul biroului;

3) indicele dosarului, conform Nomenclatorului-tip;

4) titlul dosarului;

5) data începerii şi încheierii dosarului;

6) numărul de file;

7) termenul de păstrare.

24. Inventarele cu termen permanent de păstrare se aprobă, iar cele cu termen lung de păstrare se coordonează de către Comisia Centrală de Expertiză şi Control (C.C.E.C.) a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova cel mult în doi ani după definitivarea dosarelor în lucrările de secretariat curente.

Inventarele dosarelor, cu termen permanent şi lung de păstrare, procesul-verbal de nimicire al dosarelor termenul de păstrare al cărora a expirat, după verificare, semnare şi certificare se prezintă pentru aprobare şi coordonare instituţiilor arhivistice respective. Inventarele vor fi însoţite de istoricul fondului şi foaia de titlu.

25. La întocmirea inventarelor dosarelor se respectă următoarele cerinţe:

1) în inventar se includ numai dosarele ordonate şi definitivate în lucrările de secretariat;

2) titlurile dosarelor se plasează în inventar, în ordinea includerii lor, conform Nomenclatorului-tip;

3) fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr separat. Dacă dosarul este compus din mai multe volume, fiecare volum se numerotează separat;

4) dacă în inventar sînt incluse cîteva volume ale aceluiaşi dosar, se înscrie deplin doar titlul primului volum, pe celelalte se indică cuvîntul „idem” şi numărul volumului respectiv. Celelalte date se completează deplin;

5) dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor;

6) rubrica „Menţiuni” din inventar se completează cu date despre starea fizică a dosarului, documente, date referitoare la primirea sau transmiterea acestora la păstrare etc.

26. Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform modelului stabilit.

În inventarul nr.1 este inventarul care include toate documentele cu termen permanent de păstrare, incluse în Nomenclatorul concret. Inventarul nr.1 se întocmeşte în patru exemplare, două dintre care, după aprobare, rămîn la notar, iar celelalte două se transmit instituţiei arhivistice respective.

În inventarul nr.2 se includ toate documentele cu termen lung de păstrare (15-75 ani). Inventarul nr.2 se întocmeşte în trei exemplare, dintre care, două rămîn la notar, iar unul este transmis instituţiei arhivistice respective.

27. Documentele incluse în inventarul nr.2, precum şi dosarele cu termen de păstrare de pînă la 10 ani, după expirarea termenelor lor de păstrare, se includ în procesul-verbal de nimicire a dosarelor (anexa nr.6 la prezentul Regulament) şi se nimicesc, după coordonarea acestora cu instituţiile arhivistice de stat raionale (municipale).

28. Documentele şi dosarele cu termen expirat se distrug prin mărunţire, astfel încît să se excludă citirea textului, apoi se transmit întreprinderilor de prelucrare a maculaturii în baza facturii de predare-primire sau se supun nimicirii prin ardere. Nimicirea documentelor se confirmă prin actul de nimicire în care se indică data nimicirii, prenumele, numele notarului; prenumele, numele şi funcţia martorilor, în prezenţa cărora a avut loc distrugerea; metoda nimicirii; menţiunea privind distrugerea actelor conform procesului-verbal de nimicire. În calitate de martori pot fi atraşi angajaţi ai biroului notarului sau alte persoane, la discreţia notarului.

29. Procesul-verbal de nimicire a dosarelor se întocmeşte în două exemplare. Un exemplar se păstrează permanent la notar, iar celălalt se transmite instituţiei arhivistice respective.

III. MODUL DE TRANSMITERE A ARHIVEI ÎN CAZ DE SUSPENDARE

SAU ÎNCETARE A ACTIVITĂŢII NOTARULUI

30. După comunicarea ordinului de suspendare sau încetare a activităţii sale, notarul este obligat, în termen de o lună, să transmită arhiva activităţii notariale spre păstrare unui notar din acelaşi teritoriu de activitate, indicat în ordinul ministrului justiţiei.

31. Arhiva activităţii notariale ce urmează a fi transmisă se va ordona de către notarul care predă dosarele în condiţiile prezentului Regulament.

32. Ministerul Justiţiei:

va ridica arhiva activităţii notariale a notarului căruia i-a fost suspendată sau încetată activitatea şi care, din motive obiective, nu are posibilitatea să o transmită personal spre păstrare;

în termen de pînă la o lună, va desemna o comisie specială care va proceda la sigilarea, inventarierea şi transmiterea arhivei notariale. În componenţa comisiei pot fi incluşi 1-2 angajaţi ai notarului menţionat. După inventariere, arhiva activităţii notariale se transmite spre păstrare unui notar din acelaşi teritoriu de activitate. În cazul încetării activităţii în legătură cu decesul notarului, obligaţia de ordonare a arhivei revine notarului care preia arhiva.

33. La preluarea/transmiterea arhivei activităţii notariale se va verifica fiecare dosar în parte: corespunderea cu inventarul, numerotarea filelor şi certificarea dosarelor. Preluarea/transmiterea arhivei se consemnează în actul de preluare-predare, semnat de notarul care transmite sau, după caz, comisia şi notarul care preia arhiva la păstrare. Un exemplar al actului va fi transmis Ministerului Justiţiei.

34. După reluarea activităţii notariale suspendate, arhiva activităţii notariale transmisă spre păstrare provizorie, se restituie integral notarului respectiv în termen de 10 zile. Transmiterea arhivei se consemnează printr-un act de preluare-predare semnat de notarul care transmite şi notarul care preia arhiva. Un exemplar al actului se expediază Ministerului Justiţiei.

IV. EVIDENŢA ARHIVEI ACTIVITĂŢII NOTARIALE

35. Documentele depuse în arhivă formează o gestiune pentru care notarul poartă responsabilitate în conformitate cu legislaţia în vigoare. Notarul este obligat să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din arhivă.

Pentru gestionarea arhivei activităţii notariale se va duce evidenţa documentelor şi a inventarelor depuse şi ieşite din arhivă în registrul de evidenţă curentă (anexa nr.7 la prezentul Regulament).

36. Documentele din arhivă vor putea fi scoase de la evidenţa arhivei în baza unuia din următoarele acte:

1) proces-verbal de nimicire;

2) proces-verbal de predare-preluare;

3) proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a pierderii acestora, aprobat de instituţiile arhivistice de stat respective.

V. CERINŢE PRIVIND PĂSTRAREA ARHIVEI ACTIVITĂŢII NOTARIALE

37. Documentele de arhivă se păstrează de notari în depozite de arhivă, amenajate în acest scop, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare, cum ar fi – praf, lumină solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.

38. Depozitul de arhivă va fi dotat cu dulapuri sau rafturi din metal acoperite cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii.

39. Pentru protejarea documentelor împotriva degradării, unităţile arhivistice se leagă în coperte de carton, iar cele permanente se introduc în cutii de carton.

40. În depozitele de arhivă pentru documentele scrise trebuie să se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 12-19 grade Celsius şi umidităţii relative de 50-55%. Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre şi higrometre).

41. În depozitele de arhivă se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară, pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice de rozătoare, insecte, mucegai. În cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a acestuia.

42. Înlăturarea agenţilor dăunători se face prin desprăfuire, curăţare mecanică, dezinsecţie şi deratizare. Desprăfuirea documentelor se face cu perii moi, iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă se fac ori de cîte ori este nevoie, dar nu mai puţin de o dată pe an.

43. Este interzisă păstrarea în încăperile de arhivă a altor materiale ce nu ţin de arhivă.

44. Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitului de arhivă se fac ori de cîte ori este nevoie, asigurîndu-se în permanenţă igiena încăperilor şi funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare. Se vor lua măsuri de protecţie a documentelor atunci cînd se fac astfel de lucrări.

45. Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, încălzitoarelor de orice fel, fumatului în incinta depozitului, precum şi utilizarea comutatoarelor, întrerupătoarelor sau a altor instalaţii electrice defectate. Se pot folosi lămpi portative speciale cu bec incandescent şi globuri de protecţie, care să nu provoace incendiu. Lămpile din tavan vor fi prevăzute cu tuburi fluorescente. În cazul becurilor se montează globuri de protecţie, iar distanţa între ele şi documente să fie cel puţin 0,35-0,40 m.

46. Încăperea de arhivă şi celelalte încăperi din vecinătatea acesteia va fi prevăzută cu stingătoare portabile, cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte, asigurîndu-se toate celelalte condiţii necesare protecţiei antiincendiare, conform legislaţiei în vigoare.

47. Încăperile de arhivă vor fi prevăzute cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu, iar după caz şi cu instalaţiile de stingere automată a incendiilor.

48. Controlul asupra modului de organizare şi păstrare a arhivei activităţii notariale, asigurării integrităţii documentelor şi registrelor se realizează de către Ministerul Justiţiei, Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova şi instituţiile arhivistice de stat respective.