H O T Ă R Î R E

cu privire la aprobarea Regulamentului Fondului arhivistic de stat

nr. 352  din  27.05.92

* * *

Notă: În textul Regulamentului cuvintele "alte depozite de stat", "depozitele de stat" se substituie prin cuvintele "depozite speciale de stat" prin Hot. Guv. nr.286 din 23.05.96

Întru executarea hotărîrii Parlamentului Republicii Moldova din 22 ianuarie 1992 nr.881-XII "Pentru punerea în aplicare a Legii "Cu privire la Fondul Arhivistic al Republicii Moldova" Guvernul Republicii Moldova

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul Fondului arhivistic de stat (se anexează).

2. Primăria or.Chişinău să fundeze în anul 1992 arhiva de stat orăşenească şi să rezolve problema amplasării ei.

3. Ministerele, alte autorităţi administrative centrale, întreprinderile, instituţiile şi organizaţiile de stat, emitente de documente ce urmează a fi incluse în componenţa Fondului arhivistic de stat:

să creeze în anii 1992-1993 în structurile lor arhive departamentale, punîndu-le la dispoziţie încăperi speciale pentru păstrarea temporară a documentelor Fondului arhivistic de stat;

să asigure sistematizarea anuală a documentelor, elaborate în procesul activităţii lor, şi să le transmită arhivelor de stat în termenele prevăzute în Regulamentul cu privire la Fondul arhivele de stat.

[Pct.3 modificat prin Hot.Guv. nr.136 din 06.02.06, în vigoare 17.02.2006]

Aprobat

prin hotărîrea Guvernului

Republicii Moldova

nr.352 din 27 mai 1992

Notă: Pe tot parcursul Regulamentului, cuvintele „Serviciul de Stat de Arhivă”, la orice caz gramatical, se substituie cu cuvintele „Agenţia Naţională a Arhivelor”, la cazul gramatical corespunzător, conform Hot.Guv. nr.143 din 27.02.2019, în vigoare 08.03.2019

REGULAMENTUL

Fondului arhivistic de stat

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Fondul arhivistic de stat (în continuare – Fondul) este o parte componentă a Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, constituie proprietatea republicii şi reprezintă un ansamblu de documente cu valoare istorică, ştiinţifică, culturală etc.

2. Prin documente cu valoare istorică, ştiinţifică, culturală etc. se concep actele legislative şi alte acte normative, documentele organelor procuraturii, instanţelor judecătoreşti şi ale autorităţilor administraţiei publice, documentaţia statistică, ştiinţifică, tehnologică, tehnică, normativă, de proiect şi construcţii, de patentă, cartografică, geologică, telemetrică, comercială şi documentele lizibile cu ajutorul mijloacelor tehnice, cine, fono şi fotodocumentele, imprimările video, manuscrisele ştiinţifice, literar-artistice, muzicale etc., desenele, jurnalele, memoriile, corespondenţa şi alte documente.

Valoarea istorică, ştiinţifică, culturală etc., a documentelor ce determină în procesul expertizei lor, efectuarea în baza principiilor şi criteriilor, stabilite de Agenţia Naţională a Arhivelor.

[Pct.2 modificat prin Hot.Guv. nr.136 din 06.02.06, în vigoare 17.02.06]

3. Fondul se află în competenţa Agenţiei Naţionale a Arhivelor, ale cărui funcţii sînt stabilite în regulamentul aprobat de Guvernul Republicii Moldova.

II. COMPONENŢA FONDULUI

4. Fondul se constituie din:

documente, care se păstrează în arhivele de stat ale republicii şi copiile lor de asigurare;

documentele care se păstrează permanent în depozitele speciale de stat ale Ministerului Apărării, Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene, Ministerului Afacerilor Interne, Serviciului de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova, Serviciului Standardizare şi Metrologie (standarde şi condiţii tehnice), Academiei de Ştiinţe a Moldovei, muzeelor şi bibliotecilor de stat ale Ministerului Culturii şi Turismului, Fondului republican de informaţii privind subsolul al Agenţiei de Stat pentru Geologie "AGeoM", Fondului de stat de date privind starea mediului ambiant al Serviciului Hidrometeorologic de Stat din Moldova, Fondului Naţional de Date Geospaţiale al Agenţiei Geodezie, Cartografie şi Cadastru;

documente aflate la păstrare temporară în arhivele departamentale ale ministerelor, altor autorităţi administrative centrale, instituţiilor, organizaţiilor şi întreprinderilor de stat din Republica Moldova;

documente ale Fondului arhivistic obştesc, primite în arhivele şi depozitele speciale de stat în modul stabilit de lege;

documente ale persoanelor fizice, primite în arhivele şi depozitele speciale de stat în modul stabilit de lege.

[Pct.4 modificat prin Hot.Guv. nr.959 din 06.12.2023, în vigoare 20.12.2023]

[Pct.4 modificat prin Hot.Guv. nr.136 din 06.02.06, în vigoare 17.02.06]

[Pct.4 modificat prin Hot.Guv. nr.1269 din 20.12.2000]

[Pct.4 completat prin Hot.Guv. nr.731 din 05.08.97]

[Pct.4 modificat prin Hot.Guv. nr.286 din 23.05.96]

5. Fondul se completează cu documente provenite de la organele puterii legislative şi executive, administraţiei publice locale, de la Curtea Constituţională, Curtea Supremă de Justiţie, Procuratura Generală Curtea de Conturi, Curtea de Apel Economică, de la ministere, alte autorităţi administrative centrale, precum şi de la alte instituţii, organizaţii şi întreprinderi de stat de pe teritoriul Republicii Moldova. Lista organizaţiilor-surse de completare a Fondului este aprobată de Agenţia Naţională a Arhivelor.

[Pct.5 modificat prin Hot.Guv. nr.136 din 06.02.06, în vigoare 17.02.06]

[Pct.5 în redacţia Hot.Guv. nr.286 din 23.05.96]

6. Prin convenţia Agenţiei Naţionale a Arhivelor, pe de o parte, şi a persoanelor juridice, emitente de documente de resortul Fondului arhivistic obştesc (partidele politice, mişcările şi formaţiunile social-politice ale cetăţenilor, organizaţiile sindicale, publice, cooperatiste, reuniunile confesionale, întreprinderile pe acţiuni şi alte întreprinderi, altele decît cele de stat, uniunile de creaţie şi societăţile ştiinţifice din Republica Moldova) şi persoanelor fizice, pe de altă parte, documentele lor pot deveni, prin transmiterea spre păstrare permanentă în arhivele de stat, prin donare, vînzare sau prin testament, proprietate a republicii şi incluse în componenţa Fondului.

Documentele persoanelor juridice şi fizice sus-menţionate se includ în competenţa Fondului şi în baza deciziei organelor judecătoreşti.

Documentele, transmise de persoanele juridice şi cele fizice la arhivele şi depozitele speciale de stat spre păstrare depozitară, nu constituie patrimoniului Fondului.

7. În cazul în care persoana fizică vinde fondul documentar, ce îi aparţine legitim, dreptul preferenţial la cumpărare îl de ţine republica în persoana Agenţiei Naţionale a Arhivelor.

8. În componenţa Fondului se includ:

în ordinea primirii, documentele şi arhivele (sau copiile lor), scoase în trecut din Moldova;

documentele de valoare istorică deosebită, categorisite drept monumente documentare. Raportarea documentelor Fondului la această categorie şi organizarea păstrării lor se realizează în modul stabilit de Agenţia Naţională a Arhivelor.

9. Arhivele de stat, depozitele speciale de stat, în care documentele Fondului se păstrează permanent, creează fondul de copii de asigurare ale monumentelor documentare.

III. ORGANIZAREA COMPLETĂRII, PĂSTRĂRII ŞI EVIDENŢEI

DOCUMENTELOR CARE FAC PARTE DIN FOND

10. Documentele ce constituie patrimoniul fondului se păstrează în clădiri construite şi înzestrate special pentru arhivele de stat cu structură permanentă şi variabilă a documentelor, a căror reţea se aprobă de Guvernul Republicii Moldo va, precum şi în depozitele speciale de stat ale Ministerului Apărării, Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene, Ministerului Afacerilor Interne, Serviciul de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova, Serviciului Standardizare şi Metrologie (standarde şi condiţii tehnice), Academiei de Ştiinţe a Moldovei, muzeelor şi bibliotecilor de stat ale Ministerului Culturii şi Turismului, Fondului republican de informaţii privind subsolul al Agenţiei de Stat pentru Geologie "AGeoM", Fondului de stat de date privind starea mediului ambiant al Serviciului Hidrometeorologic de Stat din Moldova, Fondului Naţional de Date Geospaţiale al Agenţiei Geodezie, Cartografie şi Cadastru.

[Pct.10 modificat prin Hot.Guv. nr.959 din 06.12.2023, în vigoare 20.12.2023]

[Pct.10 modificat prin Hot.Guv. nr.136 din 06.02.06, în vigoare 17.02.06]

[Pct.10 modificat prin Hot.Guv. nr.1269 din 20.12.2000]

[Pct.10 completat prin Hot.Guv. nr.731 din 05.08.97]

[Pct.10 în redacţia Hot.Guv. nr.286 din 23.05.96]

11. Pentru păstrarea provizorie a documentelor Fondului ministerele, alte autorităţi administrative centrale, instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile de stat fundează arhive departamentale ori atribuie aceste funcţii altor subdiviziuni inferioare.

Conducătorii instituţiilor vizate poartă răspundere personală pentru integritatea documentelor Fondului, aflate în arhivele departamentale, prin intermediul comisiilor de expertiză determină valoarea documentelor păstrate, organizează sistematizarea şi transmiterea lor spre păstrare arhivelor de stat.

Ordonarea documentelor şi transmiterea lor spre păstrare arhivelor de stat e realizează din contul mijloacelor depunătorului.

[Pct.11 modificat prin Hot.Guv. nr.136 din 06.02.06, în vigoare 17.02.06]

12. Pentru păstrarea provizorie a documentelor, care fac parte din Fond, în arhivele departamentele se stabilesc următoarele termene-limită:

pentru documentele emise de organele puterii legislative şi executive, de Curtea Constituţională, Curtea Supremă de Justiţie, Procuratura Generală, Curtea de Conturi, Curtea de Apel Economică, ministere, alte autorităţi administrative centrale, precum şi de instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile de stat de subordonare republicană – 15 ani;

pentru documentele care provin de la autorităţile administraţiei publice ale municipiilor şi raioanelor – 10 ani;

pentru documentele care provin de la autorităţile administraţiei publice ale satelor, comunelor şi oraşelor şi pentru documentele de la instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile de stat de subordonare municipală, orăşenească şi raion ală – 5 ani.

pentru documentaţia tehnico-ştiinţifică – pînă la expirarea necesităţii practice, însă mai mult de 25 ani;

pentru filme, jurnale cinematografice, fotografii, imprimate fono şi video, documentele lizibile cu ajutorul mijloacelor tehnice – 3 ani;

pentru registrele actelor de stare civilă – 100 ani, pentru documentele efectivului personal, actele de notariat şi dosarele judiciare – 75 ani.

Termenele fixate se calculează din anul elaborării documentului. După expirarea termenelor-limită de păstrare provizorie în arhivele departamentale documentele Fondului , sistematizate corespunzător, se transmit spre păstrare permanentă în arhivele de stat în modul stabilit de Agenţia Naţională a Arhivelor.

Termenele de păstrare provizorie a documentelor Fondului în arhivele departamentale pot fi prelungite de Agenţia Naţională a Arhivelor în temeiul demersului organizaţiilor interesate.

[Pct.12 modificat prin Hot.Guv. nr.136 din 06.02.06, în vigoare 17.02.06]

[Pct.12 modificat prin Hot.Guv. nr.286 din 23.05.96]

13. Conform înţelegerii dintre Agenţia Naţională a Arhivelor şi persoanele juridice, deţinătoare de documente ale Fondului arhivistic obştesc, privind includerea acestor documente în componenţa Fondului termenele de transmitere a documentelor în arhivele de stat se stabilesc pentru fiecare caz aparte.

14. Arhivele de stat, depozitele speciale de stat, care păstrează documente ale Fondului prezintă anual pentru Catalogul Fondului Arhivistic al Republicii Moldova date privind fondurile şi colecţiile de documente noi, precum şi informaţii cu privire la schimbările intervenite în componenţa şi conţinutul documentelor aflate la păstrare.

Arhivele departamentale, în care documentele Fondului se păstrează provizoriu, prezintă anual date privind volumul şi limitele cronologice ale documentelor aflate la păstrare.

Termenele şi ordinea prezentării documentelor de evidenţă se stabilesc de Agenţia Naţională a Arhivelor.

IV. UTILIZAREA DOCUMENTELOR FONDULUI

15. Documentele Fondului sînt utilizate întru asigurarea exercitării drepturilor şi intereselor legitime ale cetăţenilor Republicii Moldova, precum şi în scopuri ştiinţifice, culturale, sociale, economice etc.

16. Arhivele de stat şi depozitele speciale de stat, arhivele departamentale, care păstrează documente ce fac parte din Fond, în scopul organizării utilizării documentelor de arhivă:

informează organele puterii şi administraţiei de stat, organizaţiile de stat şi cele publice interesate asupra documentelor Fondului, în care se abordează probleme politice, economice şi sociale actuale, chestiuni de ştiinţă şi cultură, execută, inclusiv pe bază de contract, solicitările lor;

pun la dispoziţia cetăţenilor Republicii Moldova, persoanelor juridice şi fizice documentele Fondului sau copiile lor pentru investigaţii ştiinţifice;

publică documentele Fondului, autonom sau în comun cu alte organizaţii, conform modului stabilit;

organizează expoziţii de documente, prezintă informaţii în presă, la radio şi televiziune despre documentele Fondului;

eliberează persoanelor juridice şi fizice certificate de arhivă şi copii ale documentelor în modul stabilit de Agenţia Naţională a Arhivelor.

editează călăuze de arhivă privitor la componenţa şi conţinutul documentelor Fondului.

17. Dreptul de utilizare a documentelor Fondului îl deţin persoanele juridice, cetăţenii Republicii Moldova, precum şi ai altor state.

Modul de utilizare a documentelor Fondului, precum şi restricţiile de utilizare a lor sînt determinate în articolele 30-34, 36 şi 37 ale Legii Republicii Moldova "Privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova". Regimul de lucru pentru cercetătorii documentelor Fondului, precum şi modul de utilizare a documentelor Fondului, care se află la păstrare temporară în arhivele departamentale, se stabilesc de către Agenţia Naţională a Arhivelor.

18. Persoanele juridice, deţinătoare de documente care fac parte din Fondul arhivistic obştesc, precum şi persoanele fizice în procesul transmiterii documentelor spre păstrare permanentă în arhivele de stat pot stabili restricţii de utilizare a documentelor în limitele stabilite în articolul 34 din Legea Republicii Moldova "Privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova".

În cazul în care persoanele juridice şi fizice sus-menţionate nu impun restricţii, documentele se utilizează pe baze generale.

19. Informaţia ce se conţine în documentaţia Fondului constituie proprietatea intelectuală a republicii, întru apărarea căruia arhivele şi depozitele speciale de stat, precum şi arhivele departamentale au dreptul, la eliberarea copiilor de pe documente, de a stabili condiţiile utilizării lor.

20. În cazul în care arhivele şi depozitele speciale de stat, precum şi arhivele departamentale încalcă modul stabilit de utilizare a documentelor, persoanele juridice şi fizice au dreptul de a contesta aceste acţiuni în Agenţia Naţională a Arhivelor, organele respective ale puterii şi administraţiei de stat sau în instanţele judecătoreşti.