COMISIA ELECTORALĂ CENTRALĂ

 

H O T Ă R Î R E

cu privire la aprobarea Instrucţiunii privind evidenţa contabilă a cheltuielilor

pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor

 

nr. 397  din  14.12.2006

 

Monitorul Oficial nr.6-9/41 din 19.01.2007

 

* * *

Abrogat: 19.04.2011

Hotărîrea CEC nr.90 din 19.04.2011

 

În conformitate cu art.18 şi art.22 din Codul electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, cu modificările şi completările ulterioare, Comisia Electorală Centrală

HOTĂRĂŞTE:

Se aprobă Instrucţiunea privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor (se anexează).

 

 

Aprobată prin Hotărîrea CEC

nr.397 din 14 decembrie 2006

 

Instrucţiunea

privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea

şi desfăşurarea alegerilor

 

I. Dispoziţii generale

1. Prezenta Instrucţiune este elaborată în conformitate cu prevederile Codului electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, Legii contabilităţii nr.426-XIII din 4 aprilie 1995 şi altor acte normative în vigoare.

2. În baza devizului de cheltuieli aprobat, Comisia Electorală Centrală transferă organelor electorale mijloace financiare alocate de la bugetul de stat pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor.

3. Prezenta Instrucţiune se aplică de către funcţionarii electorali, care au în atribuţiile lor ţinerea evidenţei financiare a consiliilor electorale de circumscripţie şi birourilor electorale ale secţiilor de votare şi stabileşte modul de utilizare a mijloacelor financiare, evidenţa contabilă şi darea de seamă a executării devizului de cheltuieli pentru perioada electorală.

 

II. Modul de utilizare a mijloacelor financiare

4. În conformitate cu art.28 din Codul electoral, consiliile electorale de circumscripţie distribuie mijloacele financiare birourilor electorale ale secţiilor de votare în baza devizului de cheltuieli aprobat.

5. Comisia Electorală Centrală determină numărul de membri ai organelor electorale care pot fi degrevaţi de atribuţiile de la locul de muncă permanent şi termenul acestor degrevări.

6. Membrilor consiliilor electorale de circumscripţie degrevaţi din funcţie conform art.27 alin.(9) al Codului electoral şi birourilor electorale - conform art.29 al Codului electoral li se calculează salariul mediu pe ultimele trei luni majorat cu 25%, în baza certificatului de salarizare prezentat de la locul de muncă.

7. Persoanelor temporar neangajate în cîmpul muncii, convocate în perioada electorală în consiliile electorale de circumscripţie şi birourile electorale, li se plăteşte salariul mediu pe economia naţională, introdus în devizul de cheltuieli, fără a aplica majorarea de 25%.

8. Pensionarilor, convocaţi în perioada electorală, în consiliile electorale de circumscripţie şi birourile electorale ale secţiilor de votare, li se calculează salariul mediu pe economia naţională, introdus în devizul de cheltuieli, fără a aplica majorarea de 25%.

9. Membrilor consiliilor electorale de circumscripţie şi birourilor electorale ale secţiilor de votare nedegrevaţi din funcţie, pentru activitatea în perioada electorală, inclusiv în ziua alegerilor, li se stabileşte o recompensă în mărime de 15% din salariul mediu pe economie.

 

III. Evidenţa cheltuielilor

10. Evidenţa mijloacelor financiare a executării devizului de cheltuieli se realizează în conformitate cu prevederile Instrucţiunii “Cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice”, aprobată prin ordinul Ministerului Finanţelor al Republicii Moldova nr.85 din 09 octombrie 1996.

11. Evidenţa analitică a cheltuielilor de casă şi reale pentru desfăşurarea alegerilor se ţine pe articolele clasificării bugetare şi pe tipuri de cheltuieli prevăzute în devizul aprobat.

12. Pentru ţinerea evidenţei contabile în perioada electorală, în organul electoral se angajează un contabil, degrevat din funcţie, cu vechime în muncă în structuri bugetare şi studii economice, care, pentru perioada electorală, este salarizat conform art.32 al Codului electoral.

13. Evidenţa contabilă trebuie să asigure un control sistematic asupra executării pe articole a devizului de cheltuieli aprobat de Comisia Electorală Centrală, conform prevederilor Legii contabilităţii.

14. Serviciile contabile au următoarele atribuţii:

a) asigurarea organizării corecte a evidenţei contabile în conformitate cu Instrucţiunea Ministerului Finanţelor nr.85 şi indicaţiile Comisiei Electorale Centrale;

b) exercitarea controlului asupra întocmirii corecte şi la timp a documentelor şi legalizării operaţiilor efectuate;

c) efectuarea controlului asupra utilizării corecte şi după destinaţie a mijloacelor financiare conform devizului de cheltuieli;

d) calcularea şi plata la timp a salariilor în conformitate cu modalitatea prevăzută în legislaţia în vigoare;

e) efectuarea la timp a decontărilor cu gestionarii conform contractelor întocmite;

f) păstrarea documentelor contabile, registrelor de evidenţă, registrului de casă, fişelor personale etc. pînă la predarea lor în arhiva raională din teritoriu;

g) întocmirea şi prezentarea în termenele stabilite a dărilor de seamă.

15. În contabilitatea consiliului electoral documentele bancare (cecurile şi dispoziţiile de plată, bonurile de casă, de încasare şi de plată) se semnează de preşedintele organului electoral şi de contabil.

16. În documentele pentru achiziţionarea valorilor materiale trebuie să fie semnătura responsabilului de primire a acestor valori, iar în documentele privind executarea lucrărilor şi confirmarea acestora (act de predare - primire) de către persoanele respective.

17. În documentele primare - atît în text cît şi în datele cifrice - nu se admit ştergeri, corectări nestipulate, sau înscrieri în creion. Greşelile din documentele primare se corectează anulîndu-se textul sau suma greşită şi scriind deasupra textul sau suma corectă. Anularea se face trăgînd o linie subţire în aşa fel, ca să se poată citi ce a fost scris mai înainte. Corectarea greşelilor în documente trebuie să fie certificată prin menţiunea “Corectat” şi confirmată prin semnăturile persoanelor care au semnat documentul, indicîndu-se data cînd a fost corectat.

18. În documentele bancare şi de casă nu se admit corectări.

19. Documentele controlate şi luate la evidenţă se sistematizează (în ordinea cronologică) şi se perfectează prin note de contabilitate, borderouri cumulative, cărora li se atribuie următoarele numere constante:

a) Nota de contabilitate nr.1 - “Borderou cumulativ privind operaţiile de casă”, Formularul nr.381. Contul 12 “Casa”.

Cu ajutorul subcontului 120 se ţine evidenţa circulaţiei şi existenţei mijloacelor băneşti în casa organului electoral, se debitează cu sumele încasate în casă şi se creditează cu sumele eliberate din casă. Evidenţa operaţiilor de casă se realizează în conformitate cu Regulile de efectuare a operaţiilor de casă în economia naţională a Republicii Moldova aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.764 din 25 noiembrie 1992.

Banii în numerar primiţi în baza cecurilor din instituţiile bancare, sînt luaţi la evidenţă în Registrul evidenţei banilor în numerar. Eliberarea din casă a numerarului se efectuează în baza listelor de plată sau a ordinului de plată.

Zilnic la sfîrşitul zilei de lucru, persoana responsabilă face totalurile operaţiilor efectuate pe parcursul zilei, notează soldul banilor în casă. Termenul de achitare a salariului este de trei zile. Dacă consiliile de circumscripţie săteşti se află la mare distanţă, suma necesară pentru plata salariilor se eliberează gestionarului conform ordinului de plată şi este raportată la subcontul 160 “Decontările cu titularii de avans”.

Darea de seamă a casei prezentată este verificată de către contabil şi semnată.

b) Nota de contabilitate nr.2 - “Borderou cumulativ privind circulaţia mijloacelor în conturile bugetare curente”, Formularul nr.381.

c) Nota de contabilitate nr.5 şi 5a - Centralizatorul statelor de retribuire a muncii Formularul nr.405. Contul 18 “Decontări cu personalul privind retribuirea muncii”.

În subcontul 180 “Decontări cu personalul privind retribuirea muncii” se ţine evidenţa decontărilor cu personalul din componenţa consiliilor de circumscripţie şi birourilor şi aprobat de Comisia Electorală Centrală.

Calcularea salariilor se efectuează în baza hotărîrilor adoptate de Comisia Electorală Centrală şi a hotărîrilor consiliilor electorale de circumscripţie şi birourilor electorale care servesc ca bază la întocmirea fişelor de pontaj.

Din suma salariului calculat se reţine:

- contribuţia la fondul social al RM (dt - 180 ct - 188)

- contribuţia asigurărilor medicale (dt - 180 ct - 159)

- impozitul pe venit (dt - 180 ct - 173).

d) Nota de contabilitate nr.6 - “Borderou cumulativ privind decontările cu diferite instituţii şi organizaţii”, Formularul nr.408. Contul 17 “Decontări cu diverşi debitori şi creditori”.

Contul 17 se subdivizează în 10 subconturi, dintre care se folosesc următoarele:

Subcontul 173 “Decontări privind plăţile în buget” (impozitul pe venit reţinut din salariu). În debitul acestui cont se înscrie suma transferată în buget, iar în credit - suma calculată (reţinut din salariu).

Subcontul 178 “Decontări cu diferiţi debitori şi creditori” - acest subcont se foloseşte pentru evidenţa decontărilor în nota contabilă nr.6, folosindu-se borderoul cumulativ formularul nr.408.

Înregistrările în borderou se fac pe fiecare document în modul următor: sumele valorilor materiale primite se înscriu în creditul subcontului 178 în rubrica 15 în acelaşi rînd în care este notată datoria şi în debitul subconturilor corespunzătoare din rubricile 16-23, iar înregistrările secundare se fac în rubricile 24-26. La sfîrşitul lunii se fac totalurile şi datele rubricilor 16-26 se înscriu în “Cartea mare”. În rubricile 27-28 se calculează soldurile pentru sfîrşitul lunii.

e) Nota de contabilitate nr.8 - “Borderou cumulativ privind decontările cu gestionarii”, Formularul 386. Contul 16 “Decontări cu titularii de avans”.

La subcontul 160 “Decontări cu titularii de avans” se ţine evidenţa decontărilor cu titularii de avans pe avansurile date lor pentru plata cheltuielilor, care nu pot fi efectuate prin virament.

Avansurile spre decontare se eliberează numai persoanelor care lucrează în organul electoral, conform ordinului conducătorului organului electoral, indicîndu-se destinaţia avansului.

Banii eliberaţi spre decontare pot fi cheltuiţi numai în scopurile prevăzute la eliberarea lor. Titularii de avans prezintă decontul de avans privind întrebuinţarea sumelor de avans, anexînd documentele care adeveresc cheltuielile făcute.

Deconturile de avans se verifică din punct de vedere aritmetic, precum şi al corectitudinii întocmirii documentelor şi al utilizării conform destinaţiei. Deconturile de avans verificate sînt aprobate de către conducătorul organului electoral.

Tot în acest subcont se ţine evidenţa decontărilor de salarizare prin intermediul titularului de avans al consiliilor electorale de circumscripţie şi birourilor electorale ale secţiilor de votare.

Soldul neutilizat al avansului trebuie restituit în casă de către titularii de avans în termen de trei zile.

În cazurile neprezentării în termenele stabilite a deconturilor de avans privind utilizarea sumelor spre decontare, sau nerestituirea în casă a soldurilor de avans neutilizate contabilul are dreptul de a reţine această datorie din salariul persoanelor care au primit avansul.

Cu sumele eliberate titularilor de avans se debitează subcontul 160 şi se creditează subconturile corespunzătoare ale conturilor 063, 069, 071 şi 200.

Sumele de avans cheltuite şi soldurile restituite ale sumelor spre decontare se înregistrează în creditul subcontului 160 şi debitul 120, 063, 069 şi 200.

f) Nota de contabilitate nr.10 - “Borderou cumulativ privind scoaterea din uz şi deplasarea obiectelor de mică valoare şi scurtă durată”, Formularul nr.438.

g) Nota de contabilitate nr.13 - “Borderou cumulativ privind consumul de materiale”, Formularul nr.396.

h) Nota de contabilitate nr.16 - “Borderou cumulativ privind evidenţa bunurilor materiale primite gratis”, Formularul nr.400.

i) Nota de contabilitate nr.17, se întocmeşte separat formularul nr.284 pentru operaţiile (Storno).

20. Corespondenţa subconturilor se înregistrează în nota de contabilitate în funcţie de caracterul operaţiilor privind debitul unui subcont şi creditul altui subcont, sau debitul unui subcont şi creditul mai multor subconturi.

21. Notele de contabilitate se semnează de contabil şi se înregistreză în “Cartea mare”, formularul nr.308. Înscrierea în ea se face o dată pe lună, pe măsura întocmirii notelor de contabilitate.

22. Evidenţa analitică se ţine în registre de evidenţă (cărţi, fişe, borderouri cumulative etc.), înscrierile se fac numai cu cerneală, unde se indică denumirea organului electoral şi lunar se fac totalurile, indicîndu-se soldurile.

23. Evidenţa contabilă se ţine pe baza clasificatorului unic al nomenclatoarelor de evidenţă pe toate conturile analitice şi sintetice.

24. Codificarea documentelor primare se înfăptuieşte în strictă corespundere cu structura şi caracterele codurilor incluse în clasificatoarele nomenclatoarelor de evidenţă.

 

IV. Darea de seamă a executării devizului de cheltuieli

pentru perioada electorală

25. Consiliile electorale prezintă Comisiei Electorale Centrale “Darea de seamă a executării devizului de cheltuieli” cu toate anexele nu mai tîrziu de o lună după ziua desfăşurării alegerilor.

26. Consiliile electorale de circumscripţie prezintă:

a) Inspectoratului Fiscal de stat teritorial:

- Darea de seamă, Formularul IRV “Privind sumele venitului achitat şi impozitul pe venit reţinut din acesta”, care se prezintă pînă la data de 31 a lunii.

- Darea de seamă a impozitului reţinut şi transferat pe fiecare persoană, Formularul IAS “Nota de informare privind plăţile salariale şi alte plăţi efectuate de către patron în folosul angajatului”.

- Raport financiar Formular MED, privind calcularea primelor de asigurări obligatorii de asistenţă medicală.

b) Casei Teritoriale de Asigurări Sociale:

- Darea de seamă Forma - 4 BAS “Privind calcularea, utilizarea şi transferarea contribuţiilor de asigurări sociale de stat”.

- Darea de seamă Formularul - REV “Declaraţia persoanei asigurate pe anul în care se desfăşoară alegerile”.

c) Birourilor teritoriale de Statistică:

- raportul statistic lunar Formularul 1- M “Numărul şi retribuirea salariaţilor”.

d) Comisiei Electorale Centrale:

- Bilanţul Formularul nr.1.

- Raportul financiar privind executarea bugetului instituţiei publice din contul cheltuielilor de bază, Formularul nr.2.

- Raportul nr.3 - 1, “Privind statele şi efectivul de personal”.

- Raport privind circulaţia valorilor materiale, Formularul nr.6.

- Nota explicativă.

- Copiile rapoartelor, prezentate Inspectoratului fiscal de stat teritorial, Birourilor teritoriale de statistică şi Casei teritoriale de asigurări sociale.

27. Documentele primare de la alegerile generale sînt predate în arhiva raională conform nomenclatorului, iar documentele primare de la alegerile locale cu darea de seamă se prezintă Comisiei Electorale Centrale.

 

V. Drepturile şi obligaţiile contabilului care ţine evidenţa contabilă

în perioada electorală

28. Contabilul care ţine evidenţa contabilă în perioada electorală are următoarele drepturi:

a) să participe la repartizarea bunurilor materiale procurate, verificarea bunurilor procurate sumar şi numeric şi folosirea lor după destinaţie;

b) să verifice orele lucrate cu cele fixate în fişa de pontaj, sumele certificatelor de salarizare cu fişele personale, kilometrajul parcurs, şi altele ce ţin de cheltuielile financiare.

29. Contabilul care ţine evidenţa contabilă în perioada electorală are următoarele obligaţii:

a) să reflecte în evidenţa contabilă pe deplin şi la timp mijloacele financiare transferate şi cheltuielile efectuate conform devizului aprobat de către Comisia Electorală Centrală;

b) să întocmească la timp documentele primare ce ţin de salarizarea membrilor consiliilor şi birourilor electorale în baza certificatelor de salarizare de la locul de muncă de unde sînt degrevaţi din funcţie persoanele degrevate în perioada electorală cu toate reţinerile respective din salariul calculat (cota de asigurări medicale, asigurările sociale, impozitul pe venit) şi calcularea contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii şi primelor de asigurare obligatorie de asistenţă medicală;

c) să întocmească documentele primare de procurare, de trecere la pierderi, a rechizitelor de birou, cheltuielile de întreţinere a transportului ş.a.;

d) să întocmească la timp toate notele contabile şi dările de seamă pentru a fi prezentate Comisiei Electorale Centrale;

e) să prezinte Comisiei Electorale Centrale şi, după necesitate, Curţii de Conturi lămuriri privind încălcarea prezentei Instrucţiuni şi a legislaţiei în vigoare ce se referă la atribuţiile de serviciu;

f) să acumuleze documentele financiare primare (tabelul de pontaj, cerinţele pentru materiale, foile de parcurs, contractele de muncă, achiziţii etc.).

 

VI. Răspunderea contabilului care ţine evidenţa contabilă

în perioada electorală

30. Contabilul angajat în perioada electorală prin degrevare din funcţie de la locul de muncă ori angajat prin contract de muncă poartă răspundere personală pentru următoarele:

a) încălcarea termenelor de prezentare a dărilor de seamă Comisiei Electorale Centrale, Inspectoratului fiscal de stat teritorial, Casei teritoriale de asigurări sociale, organelor de statistică;

b) existenţa divergenţelor dintre dările de seamă şi documentele primare şi falsificarea lor;

c) încălcarea legislaţiei în vigoare referitor la cheltuielile financiare efectuate şi oglindite în rapoartele financiare şi declaraţiile prezentate în organele respective.

31. Pentru încălcările prevăzute mai sus contabilul poartă răspundere în conformitate cu legislaţia în vigoare.