H O T Ă R Î R E

pentru aprobarea Instrucţiunii privind particularităţile evidenţei contabile

a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor

 

nr. 148  din  30.08.2016

 

Monitorul Oficial nr.347-352/1655 din 07.10.2016

 

* * *

Abrogat: 18.09.2020

Hotărîrea CEC nr.4191 din 09.09.2020

 

În vederea stabilirii unui cadru regulatoriu pentru responsabilii de gestionarea mijloacelor financiare ce activează în organele electorale ierarhic inferioare, în temeiul prevederilor Codului electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, ale Legii contabilităţii nr.113-XVI din 27 aprilie 2007 şi în conformitate cu Ordinul ministrului finanţelor nr.208 din 24 decembrie 2015 privind Clasificaţia bugetară şi Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28 decembrie 2015 cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, Comisia Electorală Centrală

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Instrucţiunea privind particularităţile evidenţei contabile a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, conform anexei.

2. Se abrogă hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr.90 din 19 aprilie 2011 ”Cu privire la aprobarea Instrucţiunii privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor”.

3. Prezenta hotărîre intră în vigoare la data adoptării, se publică pe site-ul oficial al Comisiei Electorale Centrale şi în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

 

 

Aprobată

prin hotărîrea Comisiei Electorale Centrale

nr.148 din 30 august 2016

 

INSTRUCŢIUNE

privind particularităţile evidenţei contabile a cheltuielilor

pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor

 

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezenta instrucţiune este elaborată în conformitate cu prevederile Codului electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, ale Legii contabilităţii nr.113-XVI din 27 aprilie 2007, Ordinului ministrului finanţelor nr.208 din 24 decembrie 2015 privind Clasificaţia bugetară şi Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28 decembrie 2015 cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar.

2. În temeiul art.26 alin (1) lit.e) din Codul electoral, Comisia Electorală Centrală distribuie mijloacele financiare prevăzute pentru desfăşurarea alegerilor conform devizului de cheltuieli ale surselor financiare alocate de la bugetul de stat pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor. Prezenta instrucţiune se aplică de către funcţionarii electorali care au în atribuţiile lor ţinerea evidenţei contabile în consiliile electorale de circumscripţie şi stabileşte modul de utilizare a mijloacelor financiare distribuite, de evidenţă contabilă şi dare de seamă privind executarea devizului de cheltuieli în perioada electorală.

 

II. ORGANIZAREA EVIDENŢEI CONTABILE

3. După constituirea consiliilor electorale de circumscripţie, acestea angajează în aparatul lor de lucru, de comun acord cu Comisia Electorală Centrală, un contabil-şef cu studii economice şi vechime în muncă de doi ani în sistemul bugetar. Contabilul-şef este responsabil de gestionarea în cadrul organului electoral respectiv a mijloacelor financiare conform devizului de cheltuieli, aprobat de CEC. Pentru obţinerea codurilor IBAN (International Bank Account Number), care sînt coduri alfanumerice constituite din 24 semne recunoscute la nivel internaţional şi se utilizează pentru încasarea veniturilor şi efectuarea plăţilor bugetare, se obţine codul fiscal de la Inspectoratul fiscal, iar copia de pe cod se transmite în decurs de 24 de ore Comisiei Electorale Centrale. Comisia Electorală Centrală transmite Ministerului Finanţelor pentru crearea şi/sau activarea organului electoral ierarhic inferior în Sistemul Informaţional de Management Financiar (SIMF). După activarea instituţiei subordonate, Direcţia financiar-economică face distribuirea şi dezagregarea alocaţiilor conform clasificaţiei economice pînă la nivel de element (K6).

4. Evidenţa analitică şi sintetică a executării devizului de cheltuieli se efectuează în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanţelor nr.208 din 24 decembrie 2015 privind Clasificaţia bugetară şi Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28 decembrie 2015 cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, cu modificările şi completările ulterioare.

5. Contabilul are următoarele atribuţii:

a) asigură organizarea corectă a evidenţei contabile în conformitate cu Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28 decembrie 2015 cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar şi aplicarea corectă a clasificaţiei economice aprobate prin Ordinului ministrului finanţelor nr.208 din 24 decembrie 2015 privind Clasificaţia bugetară;

b) efectuează controlul asupra întocmirii corecte şi la timp a documentelor şi asupra legalităţii operaţiilor efectuate;

c) controlează utilizarea corectă şi după destinaţie a mijloacelor financiare conform devizului de cheltuieli;

d) calculează conform legislaţiei şi achită la timp recompensele funcţionarilor electorali;

e) efectuează la timp decontările cu furnizorii conform contractelor încheiate;

f) păstrează documentele contabile, registrele de evidenţă, registrul de casă, fişele personale etc. pînă la predarea lor în arhiva raională din teritoriu;

g) întocmeşte şi prezintă în termenele stabilite dările de seamă.

6. Documentele bancare şi de casă (ordinele de plată, dispoziţiile de încasare şi de plată) sînt semnate de preşedintele consiliului electoral şi contabilul-şef.

7. Documentele pentru achiziţionarea valorilor materiale sînt semnate de responsabilul de primirea acestor valori, iar documentele privind executarea-confirmarea lucrărilor (actul de primire-predare) – de către persoanele respective.

8. În documentele primare (atît în text, cît şi în datele cifrice) nu se admit ştergeri, corectări nestipulate sau înscrieri în creion. Greşelile din documentele primare se corectează cu cerneală sau cu pixul anulîndu-se textul sau suma greşită şi scriind deasupra textul sau suma corectă. Peste textul scris greşit se trage o linie subţire în aşa fel, ca să se poată citi înscrisul precedent. Corectările din documente trebuie să fie certificate prin menţiunea „Corectat” şi confirmate prin semnăturile persoanelor care au semnat documentul, indicîndu-se data cînd a fost corectat.

9. În documentele bancare şi de casă nu se admit corectări.

10. Documentele controlate şi luate la evidenţă se sistematizează (în ordine cronologică) şi se perfectează prin note de contabilitate, borderouri cumulative, cărora li se atribuie următoarele numere constante:

- nota de contabilitate 1 – borderou cumulativ privind operaţiunile de casă f.nr.NC-1;

- nota de contabilitate 2 – borderou cumulativ privind circulaţia mijloacelor în conturile curente f.nr.NC-2;

- notă de contabilitate 5 – centralizarea statelor de retribuţii a muncii şi burse f.nr.NC-5;

- nota de contabilitate 5a – borderou centralizator privind reţinerile din salariu f.nr.NC-5a;

- notă de contabilitate 6 – borderou cumulativ privind decontările cu furnizorii f.nr.NC-6;

- notă de contabilitate 7 – borderou cumulativ privind creanţele cu clienţii f.nr.NC-7;

- notă de contabilitate 8 – borderou cumulativ privind decontările cu titularii de avans f.nr.NC-8;

- notă de contabilitate 9 – borderou cumulativ privind creanţele cu titularii de avans f.nr.NC-9;

- notă de contabilitate 13 – borderou cumulativ privind consumul de materiale f.nr.NC-13;

a) nota de contabilitate 1– borderou cumulativ privind operaţiunile de casă f.nr.NC-1;

Subcontul 434100 „Casa în monedă naţională”

Cu ajutorul subcontului 434100 se ţine evidenţa circulaţiei şi existenţei mijloacelor băneşti în casa instituţiei, se debitează cu sumele încasate în casă şi se creditează cu sumele eliberate din casă. Evidenţa operaţiilor de casă se ţine în conformitate cu Regulile de efectuare a operaţiilor de casă în economia naţională a Republicii Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.764 din 25 noiembrie 1992.

Banii în numerar, primiţi în baza ordinelor de eliberare a numerarului din instituţiile bancare la prezentarea delegaţiilor de retragere a numerarului, sînt luaţi la evidenţă în Registrul de casă. Eliberarea din casă a numerarului se efectuează în baza listelor de plată sau a ordinului de plată.

Zilnic, la sfîrşitul programului de lucru, persoana responsabilă face totalurile operaţiilor efectuate pe parcursul zilei, notează soldul banilor în casă.

Dacă consiliile electorale de nivelul I şi birourile electorale se află la mare distanţă şi listele de plată nu pot fi restituite de către persoana de încredere în casieria consiliului electoral, pe parcursul a trei zile plata recompenselor trebuie să fie efectuată prin intermediul titularilor de avans. În aceste cazuri, suma necesară pentru plata recompenselor se eliberează titularului de avans din casierie conform dispoziţiei de plată şi se reflectă la subcontul 419510 „Creanţe aferente decontărilor cu titularii de avans”.

Darea de seamă a casei prezentată este verificată de către contabilul-şef şi semnată.

b) nota de contabilitate 2 – borderou cumulativ privind circulaţia mijloacelor în conturile curente f.nr.NC-2;

Subcontul 431100 „Conturi curente în sistemul trezorerial în monedă naţională” în care se ţine evidenţa, existenţa şi mişcarea mijloacelor băneşti în monedă naţională, gestionate prin conturile trezoreriale. În debitul acestui cont se reflectă încasarea mijloacelor băneşti, iar în credit – utilizarea acestora. La acest borderou se anexează extrasele din cont şi toate ordinele de plată cu documentele justificative anexate.

c) nota de contabilitate 5 – centralizarea statelor de retribuţii a muncii şi burse f.nr.NC-5 şi nota de contabilitate 5a – borderou centralizator privind reţinerile din salariu f.nr.NC-5a.

Conform art.27 alin.(10) şi art.32 alin.(4) din Codul electoral, pentru perioada degrevării de atribuţiile de la locul de muncă permanent, funcţionarilor aparatului consiliului şi membrilor organelor electorale degrevaţi din unităţile bugetare li se va menţine salariul la locul de muncă permanent şi li se va plăti, din mijloacele financiare alocate pentru alegeri, o recompensă egală cu 25 la sută din salariul mediu pe economie din anul precedent, iar celor degrevaţi din alte unităţi decît cele bugetare sau convocaţi (pensionari, persoane temporar neangajate în cîmpul muncii) li se va achita, din mijloacele financiare alocate pentru alegeri, o recompensă egală cu un salariu mediu pe economie din anul precedent.

Membrilor organelor electorale nedegrevaţi, pentru activitatea în perioada electorală, inclusiv în ziua alegerilor, li se stabileşte, din mijloacele financiare alocate pentru alegeri, o recompensă în mărime de 15 la sută din salariul mediu pe economie din anul precedent.

În subcontul 281600 ”Alte cheltuieli în bază de contracte cu persoane fizice” se reflectă cheltuielile aferente achitării recompenselor membrilor organelor electorale ierarhic inferioare, numiţi prin hotărîrile de constituire, conform prevederilor Codului electoral.

În subcontul 519410 „Datorii faţă de personal pentru remunerarea muncii”, se ţine evidenţa decontărilor cu funcţionarii electorali din consiliile şi birourile electorale. În creditul acestui subcont se reflectă datoriile pentru recompensa calculată funcţionarilor electorali, iar în debit – achitarea lor. Calcularea şi achitarea recompensei se efectuează în baza hotărîrilor de constituire, a hotărîrilor privind degrevarea/convocarea unor membri adoptate de Comisia Electorală Centrală, a hotărîrilor consiliilor electorale de nivelul II şi în conformitate cu prevederile pct.63 din Regulamentul prvind activitatea consiliilor electorale de circumscripţie.

Din suma recompensei calculate se reţin:

- contribuţiile obligatorii de asigurări sociale

(dt 519410 ct 519430);

- primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală

(dt 519410 ct 519440);

- impozitul pe venit

(dt 519410 ct 519420).

La nota de contabilitate trebuie să fie anexate toate documentele în baza cărora a fost efectuată calcularea recompenselor (tabelele de calculare a recompenselor, hotărîrile de constituire a consiliilor electorale de circumscrpţie şi hotărîrile privind degrevarea sau/şi convocarea unor membri ai organelor electorale etc.).

d) nota de contabilitate 6 – borderou cumulativ privind decontările cu furnizorii f.nr.NC-6;

În subcontul 519210 „Datorii faţă de furnizori din sistemul bugetar” şi subcontul 519220 „Datorii faţă de furnizori din afara sistemului bugetar” se reflectă operaţiunile privind datoriile faţă de furnizori din sistemul bugetar – instituţii bugetare şi din afara sistemului bugetar – agenţi economici.

În creditul acestor conturi se reflectă datoriile aferente facturilor primite de la furnizori şi antreprenori, iar în debit – achitarea lor.

e) notă de contabilitate 7 – borderou cumulativ privind creanţele cu clienţii f.nr.NC-7;

Subcontul 419210 „Creanţe ale clienţilor din cadrul sistemul bugetar” şi subcontul 419220 „Creanţe ale clienţilor din afara sistemului bugetar” sînt destinate generalizării informaţiei privind existenţa, formarea şi achitarea creanţelor aferente decontărilor cu clienţii consiliului electoral pentru bunuri livrate, lucrări executate şi servicii prestate. În debitul acestor conturi se reflectă formarea creanţelor, iar în credit – achitarea acestora.

f) nota de contabilitate 8 – borderou cumulativ privind decontările cu titularii de avans f.nr.NC-8;

Subcontul 519510 „Datorii aferente decontărilor cu titularii de avans” este destinat generalizării informaţiei privind decontările cu funcţionarii electorali privind alte operaţiuni decît cele aferente recompenselor, cum ar fi cheltuielile pentru deplasări.

În creditul acestui subcont se reflectă datoriile faţă de funcţionarii electorali (faţă de titularii de avans ş.a.), iar în debit – achitarea lor.

g) nota de contabilitate 9 – borderou cumulativ privind creanţele cu titularii de avans f.nr.NC-9;

La subcontul 419510 „Creanţe aferente decontărilor cu titularii de avans” se ţine evidenţa avansurilor eliberate titularilor de avans pentru achitarea serviciilor care nu pot fi efectuate prin virament, cum ar fi cheltuielile aferente deplasărilor în interiorul ţării pentru transport, totodată se va reflecta suma necesară pentru plata recompenselor eliberată titularului de avans, care urmează să o repartizeze membrilor consiliului electoral de nivelul I sau membrilor din birourile electorale.

În debitul acestui cont se reflectă înregistrarea creanţelor aferente decontărilor cu titularii de avans, iar în credit – achitarea creanţelor.

În cazul eliberării sumei necesare pentru plata recompenselor membrilor din consiliile electorale de niveul I şi din birourile electorale, la decontul de avans se anexează lista de plată, pentru justificarea avansului primit.

h) nota de contabilitate 13 – borderou cumulativ privind consumul de materiale f.nr.NC-13;

Materialele electorale şi rechizitele de birou achiziţionate pentru perioada electorală se casează în baza procesului-verbal de casare a materialelor.

Pentru casarea benzinei auto nu este obligatorie utilizarea foii de parcurs (conform instrucţiunii Departamentului Analize Statistice şi Sociologie al Republicii Moldova la exploatarea autoturismelor particulare de către proprietari în scopuri de serviciu utilizarea foii de parcurs nu este obligatorie), în acest caz se întocmeşte un proces-verbal de casare a benzinei.

i) nota de contabilitate 17 – pentru celelalte operaţiuni şi operaţiunile “Storno” se întocmeşte nota de contabilitate separat f.nr.NC-17, care se numerotează începînd cu numărul următor (17).

11. Corespondenţa subconturilor se înregistrează în nota de contabilitate în funcţie de caracterul operaţiilor privind debitul unui subcont şi creditul altui subcont, sau debitul unui subcont şi creditul mai multor subconturi.

12. Notele de contabilitate se semnează de contabilul-şef şi se înregistrează în „Cartea mare” f.nr.CM-18. Înscrierea în ea se face pe măsură ce se întocmesc notele de contabilitate.

13. Evidenţa analitică se ţine în registre de evidenţă (cărţi, fişe, borderouri cumulative etc.), înscrierile efectuîndu-se, după caz, cu pix, computerizat sau se imprimă pe hîrtie cu mijloace tehnice. În ele se indică denumirea organului electoral şi lunar se fac totalurile, cu indicarea soldurilor.

14. Evidenţa contabilă se ţine pe baza clasificatorului unic al nomenclatoarelor de evidenţă pe toate conturile analitice şi sintetice.

15. Codificarea documentelor primare se face în strictă corespundere cu structura şi caracterele codurilor incluse în clasificatoarele nomenclatoarelor de evidenţă.

 

III. DAREA DE SEAMĂ PRIVIND EXECUTAREA DEVIZULUI

DE CHELTUIELI PENTRU PERIOADA ELECTORALĂ

16. Consiliile electorale prezintă Comisiei Electorale Centrale darea de seamă privind executarea devizului de cheltuieli, cu toate anexele, în cel tîrziu 45 de zile după ziua alegerilor.

17. Consiliile electorale de circumscripţie prezintă următoarele dări de seamă:

a) Inspectoratului fiscal din teritoriu:

- darea de seamă privind suma venitului achitat şi impozitul pe venit reţinut din acesta, formularul IRV 14;

- nota de informare privind salariul şi alte plăţi efectuate de către patron, precum şi plăţile achitate rezidenţilor din alte surse de venit decît salariul şi impozitul pe venit reţinut din aceste plăţi, formularul IALS 14;

- raportul privind calcularea primelor de asigurare obligatorie de asistenţă medicală, formularul MED 08;

b) Casei Teritoriale de Asigurări Sociale

- Forma BASS Declaraţie privind calcularea şi utilizarea contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii;

- Formular REV1 Ancheta persoanei asigurate;

- Formular REV2 Inscripţie – recipisă;

- Formular REV5 Declaraţia persoanei asigurate;

- Formular REV9 Notă informativă privind calcularea, utilizarea şi achitarea cotelor de asigurare socială de stat;

c) Comisiei Electorale Centrale

- Forma FD-041 – Bilanţul contabil;

- Forma FD-042 – Raportul privind veniturile şi cheltuielile;

- Forma FD-043 – Raportul privind fluxul mijloacelor băneşti;

- Forma FD-044 – Raportul financiar privind executarea bugetului;

- Forma FD-046 – Raportul privind circulaţia stocului de materiale circulante şi a rezervelor de stat;

- Nota explicativă;

- Toate copiile Dărilor de seamă prezentate la Inspectoratul fiscal şi la Casa teritorială de asigurări sociale sau recipisele de la declaraţiile prezentate electronic.

Rapoartele financiare se semnează de către preşedintele consiliului electoral de circumscripţie de nivelul II şi de contabilul-şef.

 

IV. OBLIGAŢIILE ŞI DREPTURILE CONTABILULUI-ŞEF CE ŢINE

EVIDENŢA CONTABILĂ ÎN PERIOADA ELECTORALĂ

18. Contabilul-şef este responsabil de evidenţa contabilă în perioada electorală şi are următoarele obligaţii:

a) să reflecte deplin şi neîntîrziat în evidenţa contabilă mijloacele financiare transferate şi cheltuielile efectuate conform devizului aprobat de către Comisia Electorală Centrală;

b) să întocmească la timp documentele primare ce atestă achitarea recompensei membrilor consiliilor şi birourilor electorale conform legislaţiei în vigoare;

c) să întocmească documentele primare privind procurarea sau trecerea la pierderi a rechizitelor de birou, privind cheltuielile de întreţinere a transportului ş.a.;

d) să întocmească la timp toate notele contabile şi dările de seamă pentru a fi prezentate Comisiei Electorale Centrale;

e) să prezinte Comisiei Electorale Centrale (iar în caz de necesitate – şi Curţii de Conturi) explicaţii privind încălcarea prezentei instrucţiuni şi a legislaţiei în vigoare;

f) să întocmească documentele financiare primare conform modelelor elaborate de Direcţia financiar-economică de comun cu Serviciul Audit intern, în conformitate cu art.19 din Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27 aprilie 2007.

19. În perioada electorală contabilul-şef are următoarele drepturi:

a) să participe la repartizarea bunurilor materiale procurate, să verifice, sumar şi numerar, bunurile procurate, inclusiv folosirea lor conform destinaţiei;

b) să verifice documentele ce justifică cheltuielile financiare.

 

V. RĂSPUNDEREA CONTABILULUI-ŞEF ÎN PERIOADA ELECTORALĂ

20. Contabilul-şef angajat în perioada electorală poartă răspundere personală pentru:

a) încălcarea termenelor de prezentare a dărilor de seamă către CEC, Inspectoratul fiscal teritorial şi alte organe;

b) existenţa divergenţelor între dările de seamă şi documentele primare sau falsificarea lor;

c) încălcarea legislaţiei în vigoare cu privire la cheltuielile financiare efectuate şi reflectate în rapoartele financiare şi declaraţiile prezentate în organele respective etc.

21. Pentru încălcările comise contabilul-şef poartă răspundere în conformitate cu legislaţia în vigoare.