SERVICIUL DE STAT DE ARHIVĂ

 

O R D I N

cu privire la aprobarea Indicatorului documentelor-tip şi al termenelor lor

de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile,

organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova şi a

Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului

 

nr. 57  din  27.07.2016

 

Monitorul Oficial nr.247-255/1278 din 05.08.2016

 

* * *

În temeiul prevederilor art.3, 5 şi 40 din Legea nr.880 din 22.01.1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova (Monitorul Parlamentului, 1992, nr.1, art.20),

ORDON:

Se aprobă:

1. Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova.

2. Instrucţiunea privind aplicarea Indicatorului.

3. Executarea prezentului ordin se pune în sarcina şefilor de direcţii din cadrul aparatului central al Serviciului de Stat de Arhivă.

4. Prezentul ordin intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

 

 

INDICATORUL

documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice,

pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova

 

INSTRUCŢIUNE PRIVIND APLICAREA INDICATORULUI

 

1. Dispoziţii generale

1.1. Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova (în continuare Indicatorul) a fost întocmit în conformitate cu Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova din 22 ianuarie 1992, nr.880-XII, prevederile actelor normative în vigoare, instrucţiunile metodice referitoare la expertiza valorii documentelor şi la completarea arhivelor de stat.

1.2. Indicatorul include principalele tipuri de documente identice ce se întocmesc în activitatea organelor administraţiei publice, a instituţiilor, organizaţiilor şi întreprinderilor, precum şi tipurile de documente elaborate în urma activităţii ştiinţifice, tehnice şi de producţie a instituţiilor, organizaţiilor, întreprinderilor¹.

________________

¹ În continuare sintagma «instituţii, organizaţii, întreprinderi» va fi înlocuită prin noţiunea «organizaţii».

 

Documentele ce reflectă activităţi specifice ale organizaţiilor (caracteristice unui sistem instituţional anumit) vor fi prevăzute în indicatoarele de ramură respective.

1.3. Lista documentelor şi termenele lor de păstrare, incluse în Indicator, au fost coordonate cu ministerele, departamentele, serviciile şi specialiştii din diferite domenii.

1.4. Indicatorul va fi utilizat în calitate de document normativ pentru stabilirea termenelor de păstrare şi pentru selecţionare, păstrare şi nimicire a documentelor-tip comune organelor administraţiei publice, altor organizaţii (inclusiv celor obşteşti). Pentru facilitarea activităţii de selecţionare a documentelor, în Indicator sînt incluse şi unele categorii de documente specifice.

1.5. Indicatorul a fost elaborat în scopul organizării, păstrării şi completării calitative a Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. Acesta urmează a fi utilizat la elaborarea schemelor de clasificare a documentelor, la întocmirea indicatoarelor de ramură a documentelor, nomenclatoarelor dosarelor, la constituirea dosarelor, precum şi în activitatea practică a comisiilor de expertiză şi control (C.E.C.) a instituţiilor şi organizaţiilor.

 

2. Structura Indicatorului şi modul de utilizare

2.1. Indicatorul este alcătuit în baza principiului funcţional-ramural şi include compartimente ce reflectă direcţiile principale de activitate a organizaţiilor.

2.2. Indicatorul este constituit din două părţi. Prima parte include documente ce se întocmesc în activitatea administrativă a organizaţiilor, iar partea a doua cuprinde documentele constituite în activitatea tehnico-ştiinţifică şi de producţie a organizaţiilor.

2.2.1. Prima parte a Indicatorului cuprinde 12 compartimente:

Compartimentul 1 include documentele ce reflectă funcţiile organizatorice şi de dispoziţie ale administrării, funcţiile de control, precum şi asigurarea juridică a activităţii administrative, organizarea asigurării documentare a activităţii administrative şi organizarea păstrării departamentale a documentelor.

Compartimentele 2-4 conţin documente ce dezvăluie în mod consecutiv prognozarea, planificarea, formarea preţurilor şi a tarifelor, finanţarea, creditarea, evidenţa şi dările de seamă ale organizaţiilor.

Compartimentul 5 include documente privind angajarea şi utilizarea resurselor de muncă, organizarea, productivitatea, disciplina, normarea muncii, tarificarea, retribuirea şi protecţia muncii.

Compartimentul 6 conţine documente privind învăţămîntul şi instruirea resurselor umane: organizarea activităţii instituţiilor preşcolare, de învăţămînt, pregătirea cadrelor, perfecţionarea lor, încadrarea, transferarea, promovarea şi evidenţa angajaţilor, atestarea lor, precum şi decorarea, conferirea titlurilor ştiinţifice şi onorifice; acordarea gradelor ştiinţifice.

Compartimentul 7 include documente ce reflectă evoluţia social-culturală, asigurarea socială, asistenţa medicală şi curativ-sanatorială, probleme locative, activitatea bibliotecilor, dezvoltarea culturii fizice şi sportului, precum şi organizarea alimentaţiei publice.

Compartimentul 8 conţine documente privind activitatea ştiinţifică, informativă şi editorială a organizaţiilor.

Compartimentul 9 include documente privind organizarea şi realizarea colaborării internaţionale în domeniile economic, ştiinţific şi cultural.

Compartimentul 10 conţine documente privind marketingul, aprovizionarea, desfacerea şi organizarea păstrării bunurilor materiale.

Compartimentul 11 include documente referitoare la deservirea administrativ-gospodărească, gestionarea clădirilor administrative, politicile în domeniul transportului, organizarea comunicaţiilor electronice, paza şi protecţia civilă.

Compartimentul 12 conţine documente ce reflectă activitatea organizaţiilor obşteşti.

Documentele privind planificarea şi dările de seamă ale organizaţiilor (inclusiv a celor obşteşti) sînt incluse în articolele compartimentelor 2 şi 4 ale Indicatorului. În celelalte compartimente sînt menţionate numai documentele privind planificarea şi rapoartele cu caracter specific al conţinutului sau al termenelor de păstrare. Documentele întocmite în urma exercitării funcţiilor de către organizaţiile sindicale, de comun acord cu administraţia organizaţiilor, au fost incluse în compartimentele 5 şi 7 ale Indicatorului. Unele documente privind colaborarea economică, tehnică, ştiinţifică şi culturală cu ţările străine au fost incluse în compartimentele 1, 6, 8, 10 (partea I) şi în compartimentul 3 (partea II).

2.2.2. Partea a doua a Indicatorului cuprinde 7 compartimente:

Compartimentul 1 include tipurile principale de documente elaborate în organizaţii în urma activităţii de cercetare ştiinţifică, proiectare şi experimentare a produselor şi componentelor acestora.

Compartimentul 2 conţine documente referitoare la invenţii şi lucrări de raţionalizare, brevetarea şi licenţierea lor;

Compartimentul 3 include documente privind proiectarea, construcţia, reconstrucţia şi repararea obiectelor.

Compartimentul 4 conţine documente ce reflectă problemele principale ale organizării procesului de producţie, ale implementării tehnologiilor noi, ale proiectării produselor şi componentelor lor pentru producţia în serie, ale tehnologiei şi dotării tehnologice a procesului de producţie, ale aprovizionării cu surse energetice şi ale exploatării şi reparaţiei utilajului.

Compartimentul 5 include documente privind calitatea producţiei, controlul tehnic şi standardizarea.

Compartimentul 6 conţine documente referitoare la controlul privind starea mediului ambiant şi măsurile de protecţie.

Compartimentul 7 include principalele tipuri de documente întocmite în urma proiectării şi funcţionarii sistemelor informaţionale şi automatizate.

Problemele mediului ambiant sînt reflectate şi în documentele de proiectare, incluse în compartimentul 3 al Indicatorului.

În compartimentul 3 (subcapitolul 3.4. «Proiectarea obiectelor de construcţie») termenele de păstrare a documentelor sînt determinate în corespundere cu etapele de proiectare şi cu particularităţile de selecţionare a documentelor tehnico-ştiinţifice de proiectare-tip individuală şi experimentală.

Compartimentul 7 conţine documente-tip utilizate atît pe suport de hîrtie, cît şi pe suport electronic.

2.3. În compartimentele şi subcapitolele Indicatorului documentele sînt prezentate în conformitate cu problemele enunţate. Articolele în Indicator au o numerotare consecutivă (rubrica 1). Articolele Indicatorului nu conţin denumiri concrete de documente (rubrica 2), ci prezintă titluri generalizate ale fiecărui tip de document. În cazul includerii în acelaşi articol a mai multe tipuri de documente referitoare la aceeaşi problemă şi cu acelaşi termen de păstrare, s-a folosit termenul «Documente» şi între paranteze sînt indicate denumirile tuturor tipurilor de documente, incluse în articolul respectiv.

2.4. În Indicator sînt prevăzute diferenţiat termenele de păstrare a documentelor pentru două categorii de organizaţii.

2.4.1. În prima categorie au fost incluse organizaţiile care întocmesc documente de importanţă politică, economică, ştiinţifică, socială, culturală sau istorică, care sînt parte componentă a Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. Termenele de păstrare a documentelor acestor organizaţii sînt incluse în rubrica 3 a Indicatorului.

2.4.2. În a doua categorie au fost incluse organizaţiile subordonate celor menţionate în pct.2.4.1 şi organizaţiile cu caracter auxiliar şi de deservire, documentele cărora nu sînt parte componentă a Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. Termenele de păstrare a documentelor acestei categorii sînt incluse în rubrica 4 a Indicatorului.

2.5. Pentru stabilirea termenelor de păstrare a documentelor se va găsi mai întîi articolul necesar în Indicator, apoi va fi examinat fiecare dosar filă cu filă. Nu se va admite selecţionarea dosarelor pentru păstrare sau nimicire numai în baza titlului din inventar sau de pe copertă.

2.6. Pentru păstrare în arhive vor fi transmise numai documentele originale. Copiile documentelor respective se admit doar în lipsa originalului.

2.7. Indicatorul limitează la maximum preluarea de către arhive a dubletelor de documente.

Documentele normative (statute, regulamente, instrucţiuni etc.) se recomandă să fie preluate la păstrare, de regulă, din fondul organului de conducere care le-a elaborat şi aprobat. Documentele privind planificarea vor fi depozitate în componenţa fondului organizaţiei-autor al documentului.

În scopul asigurării păstrării documentelor cu valoare deosebită şi a utilizării acestora, se permite preluarea unui număr anumit de dublete ale acestora în cazul cînd ele sînt preluate pentru păstrare în diferite arhive de stat. Astfel, în fondurile organizaţiilor sînt acceptate exemplare multiplicate ale hotărîrilor Guvernului Republicii Moldova, ale deciziilor consiliilor colegiale ale organelor centrale de administraţie publică, care se referă la activitatea unor organizaţii concrete.

În unele cazuri se va permite rezolvarea problemelor privind dubletele cu acordul Serviciului de Stat de Arhivă.

2.8. În procesul efectuării expertizei valorii documentelor tehnico-ştiinţifice se va ţine cont de faptul că păstrarea originalelor documentelor va fi asigurată de către organizaţiile care le-au elaborat (la autor), precum şi de către organizaţiile beneficiare.

Setul complet de documente tehnico-ştiinţifice (originale şi copii) privind proiectul obiectului construcţiei capitale (cu excepţia proiectelor de construcţie a căilor ferate şi a şoselelor magistrale), de regulă, se depozitează la proiectantul general. Setul complet de documente tehnico-ştiinţifice privind proiectarea căilor ferate şi a şoselelor se depozitează la direcţiile de administraţie a drumurilor.

Documentele tehnico-ştiinţifice originale ale unor părţi de proiect, executate de către subantreprenori, pe bază de contract, se transmit proiectantului general cu acordul lui, în scopul completării proiectului pentru transmiterea ulterioară a acestuia în arhivele statului. Documentele de brevet sînt preluate la păstrare de stat în original. Documentele cu caracter tehnico-ştiinţific de importanţă istorică, pe suport electronic, sînt preluate la păstrare de stat în cazurile cînd informaţia nu este repetată şi pe suport de hîrtie.

2.9. Termenul de păstrare permanentă a documentelor tehnico-ştiinţifice menţionate în prezentul Indicator (Compartimentul 3 al părţii a II-a, rubrica 3) se referă la proiectele cu valoare deosebită. Aceste documente sînt incluse şi în indicatoarele concrete ale proiectelor, documentele tehnico-ştiinţifice ale cărora urmează a fi preluate la păstrare de stat. Termenele de păstrare a documentelor tehnico-ştiinţifice referitoare la celelalte proiecte sînt stabilite în rubrica 4 a prezentului Indicator.

2.10. Menţiunea «C.E.C.» din Indicator, aplicată pentru tipurile concrete ale documentelor, prevede că o parte din acestea ar avea importanţă ştiinţifică sau istorică şi urmează a fi transmise la păstrare în arhivele statului în modul stabilit.

2.11. Calcularea termenului de păstrare a documentelor se face începînd cu 1 ianuarie al anului ce urmează după anul definitivării documentelor în lucrările de secretariat. De exemplu, calcularea termenului de păstrare a dosarelor definitivate în lucrările de secretariat în anul 2015 începe de la 1 ianuarie 2016.

Termenele de păstrare a documentelor tehnico-ştiinţifice se calculează începînd cu 1 ianuarie al anului ce urmează după anul încheierii elaborării temei sau a proiectului.

Pentru documentele al căror termen de păstrare este 75 a.-«V» C.E.C. calcularea termenului de păstrare trebuie efectuată ţinînd cont de vîrsta persoanei simbolizată prin «V» la momentul încheierii dosarului. Durata păstrării dosarului după definitivarea lui în lucrările de secretariat trebuie să echivaleze cu diferenţa de 75 a.-«V», unde«V» este vîrsta persoanei la momentul încheierii dosarului.

Menţiunea «Conform necesităţilor» prevede că documentele au o însemnătate practică limitată. Termenul lor de păstrare se stabileşte de către organizaţii.

2.12. Documentele ce n-au fost incluse în compartimentele respective ale prezentului Indicator, dar care au termenul de păstrare «permanent» sau menţiunea «C.E.C.» («C.E.») într-un Indicator de ramură, se preiau la păstrare de stat sau se nimicesc după expirarea necesităţii lor practice în funcţie de rezultatele studierii lor concrete. Decizia privind preluarea sau nimicirea documentelor cu menţiunea «C.E.C.» («C.E.») se ia de către C.E.C. ale instituţiilor arhivistice ale Republicii Moldova.

2.13. Nu se admite reducerea termenelor de păstrare stabilite de prezentul Indicator în indicatoarele de ramură. Mărirea termenelor de păstrare stabilite de prezentul Indicator se poate efectua în indicatoarele de ramură în cazurile cînd această necesitate este dictată de particularităţi specifice ale activităţii organizaţiilor din domeniul respectiv.

Suprimarea menţiunii «C.E.C.» în indicatoarele de ramură se admite numai în cazul concretizării tipurilor de documente şi a termenelor lor de păstrare, incluse cu titlu generalizat în articolele prezentului Indicator.

2.14. Rubrica «Note», utilizată în Indicator, este rezervată pentru comentarea şi concretizarea termenelor de păstrare a documentelor. Menţiunea «Nu se transmit la păstrare de stat. Se păstrează în organizaţii.» concretizează locul păstrării documentelor cu caracter informativ. Alte observaţii specifice indică criteriile evidenţierii unor categorii anumite de documente sau categoriile concrete de documente, termenele de păstrare ale cărora diferă de cele indicate în rubricile 3 şi 4. Astfel, nota «În cazul apariţiei litigiilor şi divergenţelor, intentării proceselor judiciare se păstrează pînă la pronunţarea hotărîrii definitive şi irevocabile» concretizează termenele de păstrare a documentelor respective. Notele «După expirarea termenului contractului», «După aprobare», «Pînă la substituirea cu altele noi», «După scoaterea articolului din procesul tehnologic», «După darea în exploatare a obiectului» etc., prevăd că calcularea termenului din rubricile 3 şi 4 se efectuează din momentul fixat în «Note». În note sînt prevăzute termene de păstrare a unor categorii de documente specifice, ţinîndu-se cont de conţinutul, autorul, timpul şi locul elaborării documentelor.

 

3. Efectuarea selecţionării documentelor pentru păstrare şi nimicire,

întocmirea actelor necesare

3.1. În scopul organizării şi efectuării lucrărilor de stabilire a termenelor de păstrare şi de selecţionare a documentelor pentru păstrare şi nimicire în organizaţii, se constituie comisii permanente de expertiză sub preşedinţia unei persoane din administraţia organizaţiei şi din componenţa cărora fac parte specialiştii cei mai calificaţi din subdiviziunile structurale, fiind monitorizaţi de către instituţiile arhivistice respective (după caz, cu participarea unui reprezentant al instituţiei arhivistice respective).

3.2. Comisiile de expertiză determină, de comun acord cu arhiva şi serviciul lucrărilor de secretariat al organizaţiei, ordinea selecţionării documentelor pentru păstrare şi nimicire, organizează expertiza valorii documentelor şi exercită controlul asupra efectuării ei, acordînd o deosebită atenţie documentelor ce urmează a fi transmise în arhive, precum şi a celor cu menţiunea «C.E.C.».

3.3. După efectuarea expertizei valorii documentelor, se întocmesc inventarele dosarelor cu termen permanent, cu termen lung de păstrare şi procesele-verbale de selecţionare a documentelor propuse pentru nimicire.

3.4. Constituirea dosarelor şi întocmirea inventarelor dosarelor cu termen permanent şi cu termen lung de păstrare se efectuează în conformitate cu cerinţele Instrucţiunilor-tip în vigoare.

3.5. Organizaţiile-surse de completare ale Fondului Arhivistic al Republicii Moldova întocmesc inventarele dosarelor (compartimentele anuale ale inventarelor) cu termen permanent de păstrare în 4 exemplare, iar pentru dosarele cu privire la personal – în 3 exemplare şi un proces-verbal de selecţionare a dosarelor propuse pentru nimicire – în 2 exemplare. La inventarele dosarelor se întocmeşte aparatul ştiinţific şi informativ necesar (istoricul fondului, prefaţa, foaia de titlu etc.).

3.6. Inventarele dosarelor cu termen permanent şi termen lung de păstrare, aparatul ştiinţific şi informativ al lor, precum şi procesul-verbal de selecţionare a documentelor pentru nimicire vor fi prezentate instituţiilor arhivistice respective pentru aprobare sau coordonare.

3.7. Dosarele cu termen permanent de păstrare vor fi incluse în componenţa Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi vor fi transmise, conform inventarelor aprobate, arhivelor respective în termenele stabilite de Regulamentul Fondului arhivistic de stat şi de Regulamentul Fondului arhivistic obştesc.

3.7¹. Organizaţiile care nu sunt surse de completare a Fondului Arhivistic al Republicii Moldova nu au obligativitatea de a coordona cu arhivele de stat nomenclatoarele, inventarele cu privire la personal şi procesele-verbale de nimicire a documentelor termenul de păstrare al cărora a expirat, acestea urmează să fie aprobate de către conducătorul instituţiei, în modul corespunzător, iar după caz, şi de conducătorul instituţiei ierarhic superioare, cu condiţia respectării termenelor de păstrare prevăzute în Indicatorul documentelor-tip”.

[Pct.3.7¹ introdus prin Ordinul directorului general al Serviciului de Stat de Arhivă. nr.77 din 08.12.2017, în vigoare 29.12.2017]

 

3.8. Distrugerea fără autorizaţia de rigoare a documentelor din Fondul Arhivistic ce se păstrează în arhivele de stat, în alte depozite, în arhivele persoanei juridice, este ilegală şi atrage după sine sancţiuni, prevăzute de articolul 329 al Codului contravenţional al Republicii Moldova.

3.9. Documentele incluse în procesul-verbal de selecţionare a documentelor pentru nimicire, după coordonarea cu instituţiile arhivistice respective şi după aprobarea de către conducătorul instituţiei, se transmit organizaţiilor de prelucrare a maculaturii. Predarea documentelor se efectuează prin facturi de predare-primire.

3.10. Controlul privind aplicarea corectă a prezentului Indicator este exercitat de către Agenţia Naţională a Arhivelor al Republicii Moldova şi de către arhivele statului.

[Pct.3.10 modificat prin Ordinul directorului general al Serviciului de Stat de Arhivă. nr.38a din 27.06.2018, în vigoare 27.07.2018]

 

[Tabelul completat prin Ordinul directorului general al Serviciului de Stat de Arhivă. nr.38a din 27.06.2018, în vigoare 27.07.2018]