H O T Ă R Î R E

cu privire la aprobarea Regulamentului privind externalizarea

activităţilor şi operaţiunilor băncii

nr. 241  din  03.11.2011

Monitorul Oficial nr.227-232/2099 din 23.12.2011

* * *

Abrogat: 20.04.2020

Hotărîrea BNM nr.46 din 26.02.2020

În temeiul art.5 lit.d), art.11 şi 44 din Legea nr.548-XIII din 21 iulie 1995 cu privire la Banca Naţionala a Moldovei (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 1995, nr.56-57, art.624), cu modificările şi completările ulterioare, şi art.28 alin.(2) lit.h), art.28¹ şi 40 din Legea instituţiilor financiare nr.550-XIII din 21 iulie 1995 (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2011, nr.78-81, art.199), cu modificările şi completările ulterioare, Consiliul de administraţie al Băncii Naţionale a Moldovei

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul privind externalizarea activităţilor şi operaţiunilor băncii (se anexează).

2. Banca care a externalizat activităţi şi operaţiuni pînă la data de 17 decembrie 2010:

a) în cazul activităţilor de importanţă materială – se consideră că dispune de permisiunea Băncii Naţionale a Moldovei;

b) va reperfecta în conformitate cu prevederile Regulamentului menţionat la pct.1 contractul de externalizare – în cazul activităţilor/operaţiunilor externalizate şi în cazul activităţilor de importanţă materială îl va prezenta la Banca Naţională a Moldovei în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărîri;

c) va reperfecta în termen de 3 luni politicile şi procedurile interne privind evaluarea, gestionarea şi controlul activităţilor/operaţiunilor externalizate, conform prevederilor Regulamentului menţionat la pct.1.

Anexă

la Hotărîrea Consiliului de administraţie

al Băncii Naţionale a Moldovei

nr.241 din 3 noiembrie 2011

REGULAMENT

privind externalizarea activităţilor şi operaţiunilor băncii

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul privind externalizarea activităţilor şi operaţiunilor băncii (în continuare – Regulament) stabileşte condiţiile de externalizare a activităţilor/operaţiunilor băncii, cerinţele şi procedura de obţinere a permisiunii pentru externalizarea activităţilor de importanţă materială, conţinutul minim al contractului de externalizare, precum şi cerinţele privind gestionarea riscurilor şi controlul activităţilor/operaţiunilor externalizate.

2. În sensul prezentului Regulament se utilizează următoarele noţiuni:

a) activitate de importanţă materială – gen de activitate supus licenţierii sau autorizării, orice altă activitate/operaţiune care reprezintă o asemenea importanţă, încît orice dificultate sau eşec în desfăşurarea/efectuarea acesteia ar putea conduce la incapacitatea băncii de a continua desfăşurarea activităţii financiare şi/sau respectarea prevederilor legilor şi ale altor acte normative;

b) externalizare – angajarea în bază contractuală a unei persoane juridice (în continuare – furnizor) în vederea desfăşurării de către aceasta a unor activităţi/operaţiuni care în mod obişnuit ar fi desfăşurate/efectuate de către bancă. Externalizarea nu cuprinde contractele menţionate la pct.3;

c) externalizare în lanţ – externalizare în cadrul căreia furnizorul subcontractează cu alţi furnizori elemente componente ale serviciilor prestate băncii.

3. Externalizarea nu cuprinde contractele privind achiziţionarea de bunuri şi servicii, dacă acestea nu prevăd transmiterea către furnizor a informaţiilor despre clienţii băncii, ce constituie secret bancar sau alte informaţii confidenţiale referitoare la clienţi şi activităţile acestora.

4. Banca poate externaliza activităţi/operaţiuni dacă aceasta nu afectează continuitatea activităţii, reputaţia, administrarea eficientă a riscurilor, sistemele de control intern ale acesteia.

5. Banca are dreptul de a externaliza activităţile de importanţă materială după obţinerea permisiunii în scris a Băncii Naţionale a Moldovei (în continuare – Banca Naţională) în modul stabilit de prezentul Regulament.

6. Externalizarea se efectuează cu respectarea art.28¹ alin.(2)-(9) din Legea instituţiilor financiare nr.550-XIII din 21 iulie 1995, prevederilor legislaţiei în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal şi prezentului Regulament.

7. Responsabilitatea pentru administrarea corespunzătoare a riscurilor asociate activităţilor/operaţiunilor externalizate îi revine băncii.

8. Banca dezvăluie informaţia cu privire la externalizarea activităţilor/operaţiunilor băncii în conformitate cu Regulamentul cu privire la dezvăluirea de către băncile din Republica Moldova a informaţiei aferente activităţilor lor, aprobat prin Hotărîrea Consiliului de administraţie al Băncii Naţionale a Moldovei nr.52 din 20 martie 2014.

[Pct.8 modificat prin Hot.BNM nr.52 din 20.03.2014, în vigoare 09.10.2014]

9. Banca va raporta Băncii Naţionale informaţia privind activităţile de importanţă materială externalizate, în conformitate cu cerinţele actelor normative ale Băncii Naţionale aferente raportării.

Capitolul II

DOCUMENTELE NECESARE PENTRU OBŢINEREA PERMISIUNII PRIVIND

EXTERNALIZAREA ACTIVITĂŢILOR DE IMPORTANŢĂ MATERIALĂ

10. În cazul externalizării activităţilor de importanţă materială, banca, în termen de 15 zile din data luării deciziei de externalizare de către consiliul băncii, informează în scris Banca Naţională despre decizia de externalizare şi conceptul externalizării.

11. În scopul obţinerii permisiunii privind externalizarea activităţilor de importanţă materială, cu cel puţin 60 de zile înainte de data la care se preconizează încheierea contractului de externalizare, banca depune la Banca Naţională o cerere. Cererea trebuie să fie întocmită în limba de stat şi semnată de preşedintele consiliului băncii.

12. La cererea pentru obţinerea permisiunii privind externalizarea activităţilor de importanţă materială se anexează următoarele documente şi informaţii:

a) hotărîrea consiliului băncii privind externalizarea activităţilor respective;

b) descrierea detaliată a activităţilor/operaţiunilor externalizate şi a considerentelor pentru care aceste activităţi au fost calificate ca fiind de importanţă materială;

c) fundamentarea externalizării activităţilor/operaţiunilor;

d) planul de analiză şi gestiune a riscurilor asociate externalizării, inclusiv măsurile ce urmează a fi implementate de către bancă în scopul asigurării stabilităţii, performanţei şi continuităţii la nivelul activităţilor/operaţiunilor externalizate;

e) impactul estimat asupra situaţiei şi performanţei financiare a băncii;

f) prezentarea informaţiei aferentă furnizorului, care să cuprindă cel puţin: denumirea, sediul, sfera de activitate, piaţa de operare şi poziţia de piaţă a acestuia, jurisdicţia aplicabilă, persoanele care deţin cote de participare în valoare de 5 la sută şi mai mult în capitalul furnizorului, cu indicarea cotei deţinute şi, după caz, indicarea apartenenţei furnizorului la grupul sau banca din care face parte şi precizarea includerii sau nu a acestuia în supravegherea consolidată la nivel de grup;

g) proiectul contractului de externalizare;

h) politicile şi procedurile interne aferente activităţilor/operaţiunilor externalizate care conţin descrierea modului prin care activităţile/operaţiunile externalizate vor fi reintegrate în activitatea băncii;

i) copia licenţei/autorizaţiei valabile a furnizorului (altul decît banca din Republica Moldova), eliberată de autoritatea de licenţiere/autorizare competentă, pentru desfăşurarea activităţii care se intenţionează a fi externalizată, legalizată de către furnizor.

13. În cazul în care documentele sau informaţiile prezentate sînt insuficiente pentru luarea deciziei cu privire la eliberarea permisiunii privind externalizarea activităţilor de importanţă materială sau conţin neclarităţi, Banca Naţională poate solicita documente şi informaţii suplimentare, poate efectua investigaţii suplimentare, inclusiv poate consulta autorităţile publice şi alte persoane competente.

Capitolul III

DECIZIA CU PRIVIRE LA ELIBERAREA PERMISIUNII PRIVIND EXTERNALIZAREA

ACTIVITĂŢILOR DE IMPORTANŢĂ MATERIALĂ

14. În termen de 30 de zile din data primirii setului integral de documente şi informaţii conform pct.12 şi pct.13, Banca Naţională eliberează permisiunea privind externalizarea activităţilor de importanţă materială sau respinge cererea, aducînd în scris la cunoştinţa solicitantului decizia sa, cu indicarea motivului respingerii.

15. În cazul necesităţii efectuării unor investigaţii suplimentare de către Banca Naţională termenul stabilit la pct.14 poate fi prelungit pentru o perioadă de pînă la 15 zile, cu informarea în scris a băncii.

16. În cazul externalizării activităţilor de importanţă materială, Banca Naţională poate impune anumite condiţii luînd în considerare factori, cum ar fi: mărimea băncii, natura şi complexitatea activităţii care se intenţionează a fi externalizată, caracteristicile şi poziţia de piaţă a furnizorului propus, durata contractului, conflictele de interese ce ar putea fi generate de externalizare sau se poate opune motivat activităţii/operaţiunii de externalizare.

17. Permisiunea privind externalizarea activităţilor de importanţă materială nu este transferabilă altei persoane şi este valabilă pe durata perioadei contractului de externalizare încheiat între bancă şi furnizor.

18. Drept motiv de respingere a cererii pentru eliberarea permisiunii privind externalizarea activităţilor de importanţă materială serveşte:

a) neprezentarea setului integral de documente şi informaţii prevăzute la pct.12, 13 şi/sau prezentarea documentelor şi a informaţiilor neveridice;

b) necorespunderea activităţii băncii cu prevederile Legii instituţiilor financiare nr.550-XIII din 21 iulie 1995 şi actele normative adoptate întru executarea acesteia ca urmare a externalizării activităţilor respective;

c) constatarea disproporţionalităţii (insuficienţei) măsurilor de control ale băncii raportate la riscurile asociate externalizării sau constatarea unor riscuri semnificative disproporţionale beneficiilor invocate de către bancă.

Capitolul IV

CONTRACTUL DE EXTERNALIZARE

19. Contractul de externalizare trebuie să definească în mod clar condiţiile, drepturile şi obligaţiile, precum şi responsabilităţile părţilor şi să conţină:

1) definirea activităţii/operaţiunii care urmează a fi externalizată;

2) stabilirea cerinţelor cantitative şi calitative specifice privind desfăşurarea activităţii/efectuarea operaţiunii externalizate, care să permită băncii să evalueze dacă prestarea serviciilor este corespunzătoare;

3) drepturile şi obligaţiile băncii şi ale furnizorului, urmărindu-se şi asigurarea respectării pe durata contractului a legislaţiei în vigoare, cerinţelor şi măsurilor de prudenţă, care reglementează activităţile/operaţiunile externalizate;

4) includerea unei clauze de reziliere a contractului la iniţiativa băncii, dacă se consideră necesar şi proporţional cu activitatea/operaţiunea externalizată, care să permită transferul activităţii/operaţiunii către un alt furnizor agreat de bancă sau reintegrarea acesteia în cadrul băncii, inclusiv includerea unei clauze de reziliere în cazul în care încetarea contractului este prescrisă de Banca Naţională;

5) includerea prevederilor aferente protecţiei informaţiilor ce constituie secret bancar şi alte secrete protejate de lege, procesarea acestor informaţii şi păstrarea acestor secrete de către furnizor, cel puţin în aceeaşi măsură ca şi banca;

6) includerea prevederilor aferente monitorizării şi evaluării permanente de către bancă a modului de executare a contractului de către furnizor, astfel încît aceasta să poată întreprinde prompt măsurile necesare;

7) stabilirea în sarcina furnizorului a obligaţiei:

a) de a pune la dispoziţia băncii orice informaţie privind activitatea de externalizare;

b) de a permite accesul complet al auditului intern din cadrul băncii la informaţiile procesate de către furnizor, respectiv, de a permite, fără restricţii, inspectarea şi auditarea respectivelor informaţii de către auditorul extern al băncii;

c) de a permite accesul direct al Băncii Naţionale la informaţiile băncii procesate de către furnizor, precum şi efectuarea de către angajaţii împuterniciţi ai Băncii Naţionale a controalelor pe teren (inspecţii);

8) stabilirea în sarcina furnizorului a obligaţiei de a solicita acordul prealabil al băncii pentru externalizarea în lanţ, cu excepţia externalizării activităţilor de importanţă materială;

9) durata contractului;

10) descrierea detaliată a drepturilor şi obligaţiilor părţilor, în cazul încetării contractului înainte de termen, în scopul asigurării continuităţii prestării serviciilor;

11) modul de soluţionare a litigiilor;

12) alte prevederi care nu contravin legislaţiei în vigoare, precum şi politicilor şi procedurilor interne ale băncii.

20. La elaborarea contractului de externalizare, banca va lua în consideraţie nivelul de monitorizare, evaluare, inspecţie şi auditare care trebuie să fie proporţional cu dimensiunea şi complexitatea activităţii/operaţiunii externalizate şi cu riscurile asociate acesteia.

21. După externalizarea unei activităţi de importanţă materială, banca notifică despre aceasta Banca Naţională, anexînd copia contractului de externalizare.

22. Banca va notifica Banca Naţională despre:

a) intenţia de schimbare a furnizorului către care a fost externalizată activitatea de importanţă materială, cu motivarea acestei schimbări şi prezentarea documentelor şi informaţiilor prevăzute la pct.12 lit.a), f), g), i);

b) eventuala reintegrare în cadrul băncii a activităţilor de importanţă materială externalizate, cu prezentarea planului detaliat de acţiuni şi a termenelor concrete;

c) orice evoluţii semnificative care ar putea afecta activitatea furnizorului activităţilor de importanţă materială şi/sau capacitatea acestuia de a-şi îndeplini obligaţiile, eventualele măsuri adoptate de bancă în aceste cazuri, inclusiv schimbarea furnizorului, modificări în contractul de externalizare.

Notificarea trebuie să fie întocmită în limba de stat şi semnată de către preşedintele consiliului băncii.

23. Banca Naţională are dreptul să prescrie rezilierea contractului de externalizare în cazurile prevăzute la art.28¹ alin.(10) din Legea instituţiilor financiare nr.550-XIII din 21 iulie 1995, acordînd băncii un termen rezonabil pentru înlăturarea deficienţelor legate de activităţile/operaţiunile externalizate.

Capitolul V

GESTIONAREA RISCURILOR, CONTROLUL ACTIVITĂŢILOR/

OPERAŢIUNILOR EXTERNALIZATE

24. Banca elaborează politici şi proceduri interne privind externalizarea care cuprind toate aspectele acesteia, indiferent dacă externalizarea are loc în cadrul sau în afara grupului din care face parte banca, şi cuprind cel puţin următoarele:

1) descrierea activităţilor/operaţiunilor ce se intenţionează a fi externalizate;

2) fundamentarea oportunităţii externalizării, inclusiv din perspectiva riscurilor asociate;

3) criteriile de alegere a furnizorului;

4) stabilirea termenelor şi condiţiilor de realizare a activităţii/operaţiunii externalizate, inclusiv a cerinţelor privind furnizorul şi calitatea serviciilor prestate de acesta;

5) efectuarea auditului activităţilor/operaţiunilor externalizate;

6) analizarea riscurilor asociate externalizării şi impactului asupra performanţei financiare a băncii, inclusiv cost-beneficiul proiectului de externalizare şi stabilirea metodelor ce urmează a fi utilizate pentru gestionarea riscurilor menţionate. Factorii care pot fi utilizaţi la determinarea caracterului de importanţă materială a activităţilor/operaţiunilor externalizate includ următoarele:

a) impactul financiar, reputaţional şi operaţional asupra performanţei financiare a băncii, în cazul incapacităţii furnizorului de a desfăşura în mod adecvat activitatea;

b) pierderea potenţială a clienţilor băncii din cauza incompetenţei unui furnizor;

c) consecinţele externalizării activităţii asupra capacităţii băncii de a se conforma cu cerinţele de reglementare,

d) costul-beneficiul externalizării;

e) corelaţia activităţii externalizate cu alte activităţi ale băncii;

f) afilierea sau alte relaţii dintre bancă şi furnizor;

g) gradul de dificultate şi timpul necesar pentru a selecta un furnizor alternativ sau pentru a reintegra activităţile/operaţiunile externalizate în activitatea băncii, dacă este necesar;

7) luarea în considerare în mod explicit, la efectuarea analizei de risc înainte de externalizare, a efectelor potenţiale ale externalizării asupra anumitor funcţii importante în cadrul băncii;

8) asigurarea monitorizării şi a evaluării corespunzătoare de către conducerea băncii a performanţei financiare a furnizorului şi a oricăror modificări în structura organizatorică şi în structura proprietarilor acestuia, astfel încît să poată fi luate cu promptitudine orice măsuri necesare;

9) menţiunea cu privire la subdiviziunile interne sau la persoanele responsabile pentru monitorizarea şi administrarea fiecărui contract de externalizare;

10) planurile pentru situaţii excepţionale şi strategii clar definite, în caz de încetare a prestării serviciilor de către furnizor, pentru asigurarea continuităţii activităţii băncii;

11) întocmirea şi prezentarea rapoartelor conducerii băncii privind expunerea la riscuri asociate externalizării.

25. La elaborarea politicilor şi procedurilor interne aferente externalizării, banca va ţine cont de următoarele etape:

a) etapa decizională, constînd în decizia de a externaliza sau de a modifica un contract de externalizare;

b) etapa precontractuală, constînd în verificarea şi evaluarea furnizorului anume din perspectiva capacităţii acestuia de a presta servicii cu respectarea cerinţelor cantitative şi calitative stabilite de către bancă, precum şi elaborarea proiectului de contract şi a specificaţiilor referitoare la serviciile prestate;

c) etapa contractuală, constînd în realizarea, monitorizarea şi administrarea unui contract de externalizare, în cadrul căreia poate fi inclusă şi monitorizarea modificărilor în situaţia furnizorului, cum ar fi modificări importante în structura proprietarilor, în strategiile şi profitabilitatea operaţiunilor furnizorului;

d) etapa postcontractuală, constînd în abordarea situaţiilor de încetare a contractului şi de întrerupere a prestării serviciilor de către furnizor. Banca trebuie să stabilească şi să aplice planuri de continuare a activităţii, în cazul în care prestarea serviciilor de către furnizor nu se mai realizează sau se realizează într-un mod total necorespunzător sau în cazul în care au loc alte modificări ale situaţiei furnizorului.

26. Informaţia cu privire la activităţile/operaţiunile externalizate trebuie să fie înregistrate de bancă în mod centralizat, actualizate permanent şi uşor accesibile conducerii băncii.

27. Auditul intern şi extern al băncii periodic (dar nu mai rar decît o dată pe an) evaluează actualitatea şi caracterul adecvat al politicilor, procedurilor şi practicilor interne de gestionare a riscurilor asociate externalizării.

28. Banca, cel puţin o dată pe an, analizează situaţia financiară şi operaţională a furnizorului, inclusiv performanţa, confidenţialitatea şi securitatea informaţiilor pentru a evalua capacitatea acestuia de a-şi continua îndeplinirea obligaţiilor aferente externalizării.

29. Banca va raporta Băncii Naţionale orice incident care a avut un impact semnificativ, care reprezintă o situaţie sau efect din perspectiva gestionării riscurilor aferente activităţii băncii ce ar putea conduce la întreruperea activităţii/operaţiunii externalizate şi la incapacitatea băncii de a se conforma cu legislaţia în vigoare, asupra activităţilor/operaţiunilor externalizate în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la depistarea acestuia.

Capitolul VI

AUDITUL INDEPENDENT AL ACTIVITĂŢILOR/

OPERAŢIUNILOR EXTERNALIZATE

30. Banca asigură, anual sau la solicitarea Băncii Naţionale, auditul activităţilor/operaţiunilor externalizate de către o societate de audit internaţională agreată de Banca Naţională.

31. Societatea de audit se consideră agreată în mod implicit de către Banca Naţională, dacă întruneşte cel puţin următoarele criterii:

a) reprezintă o societate ce deţine licenţă pentru desfăşurarea activităţii de audit şi are experienţa în domeniul auditului şi consultanţei de cel puţin 3 ani;

b) experienţa societăţii de audit include proiecte de audit similare celui care urmează a fi desfăşurat în legătură cu activităţile/operaţiunile externalizate ale băncii;

c) societatea de audit, precum şi membrii echipei de audit aderă la cele mai bune standarde şi practici în domeniul auditului şi deţin certificate ce atestă acest fapt.

32. În cadrul auditului anual al activităţilor/operaţiunilor externalizate de bancă, auditorul va evalua cel puţin următoarele aspecte:

a) corespunderea politicilor şi procedurilor interne ale furnizorului naturii activităţilor/operaţiunilor externalizate;

b) capacitatea furnizorului (financiară, tehnologică, organizatorică etc.) pentru desfăşurarea calitativă, sigură şi continuă a activităţilor/operaţiunilor externalizate;

c) modul de gestionare a riscurilor şi incidentelor aferente externalizării;

d) respectarea cadrului contractual al externalizării.

33. În cadrul auditului extern al activităţilor/operaţiunilor externalizate iniţiat la solicitarea Băncii Naţionale, auditorul extern va evalua aspectele stabilite de către Banca Naţională.

34. În cazul externalizării activităţilor de importanţă materială, Banca Naţională poate, în cadrul eliberării permisiunii respective, să stabilească cerinţe specifice auditului extern al activităţilor/operaţiunilor externalizate.

35. Auditul independent al activităţilor/operaţiunilor externalizate poate fi desfăşurat din iniţiativa şi pe seama furnizorului, cu condiţia respectării cerinţelor prevăzute la pct.31-34, precum şi a prezentării băncii de către furnizor a raportului care să conţină concluziile relevante ale auditorului independent.